Catering-Angebote vergleichen: 7 Punkte, die du prüfen solltest

• Vergleiche Angebote immer nach denselben Posten, nicht nur nach dem Endpreis.
• Prüfe Geschirr, Personal, Lieferung und Abbau – sie machen oft den Unterschied.
• Achte auf Stornobedingungen und Zahlungsplan.

1. Leistungsumfang

Was genau ist im Preis enthalten: Speisen, Getränke, Personal, Geschirr, Besteck, Gläser, Dekoration? Bitte alle Anbieter um eine Aufstellung nach denselben Posten.

2. Personal und Service

Frag nach der Anzahl der Servicekräfte, deren Einsatzzeit und ob Auf- und Abbau eingerechnet sind. Als Faustregel gilt beim Buffet eine Kraft pro 25 Gäste.

3. Lieferung, Equipment und Nebenkosten

Anfahrt, Auf- und Abbau, Strom- oder Kühlanforderungen und Entsorgung können extra berechnet werden. Prüfe, ob die Anfahrt pauschal oder nach Kilometern abgerechnet wird.

4. Bewertungen, Stornobedingungen und Zahlung

Lies Bewertungen kritisch, achte auf Reaktionszeit und Verbindlichkeit. Kläre Stornofristen, Anzahlung und wie sich die Gästezahl bis kurz vor dem Termin ändern darf.

5. Qualität der Speisen und Probeessen

Der Titel verspricht sieben Punkte, hier kommen die letzten drei. Punkt fünf ist die Küche selbst: Zwei Angebote mit gleichem Preis können sehr verschieden schmecken. Frag nach Beispielmenüs, Herkunft der Zutaten, selbst gekochten und zugekauften Komponenten und danach, ob ein Probeessen möglich ist. Ein ehrlicher Caterer sagt dir auch, welche Gerichte sich für große Gruppen eignen und welche nicht.

Lass dir außerdem zeigen, wie Allergene und Ernährungsformen gekennzeichnet werden. Wer vegetarische und vegane Gäste hat, sollte konkrete Gerichte statt nur ein Versprechen im Angebot sehen. Hintergrund zur Kennzeichnung liefert die Verbraucherzentrale.

• Beispielmenü oder Buffetliste mit konkreten Gerichten verlangen
• Probeessen bei größeren Feiern anfragen und Kosten klären
• Vegetarische, vegane und allergikerfreundliche Gerichte benennen lassen

6. Flexibilität: Gästezahl, Änderungen und Ausfälle

Kein Fest läuft genau wie geplant. Deshalb ist Punkt sechs, wie flexibel der Anbieter bei Änderungen ist. Bis wann kann die Gästezahl nach oben oder unten geändert werden, und ab wann wird die ursprünglich gebuchte Zahl berechnet? Gibt es Mindestmengen oder einen Mindestumsatz? Kann das Menü kurzfristig getauscht werden, wenn Zutaten fehlen?

Kläre auch, was passiert, wenn der Caterer selbst ausfällt. Seriöse Anbieter nennen einen Ersatzplan oder zumindest feste Ansprechpartner. Wenn doch einmal kurzfristig Ersatz nötig wird, sind über das Portal auch Partner erreichbar, die dringende Anfragen kennen.

7. Ablauf, Kommunikation und Ansprechpartner

Punkt sieben wird oft vergessen: Wie professionell läuft die Zusammenarbeit? Antwortet der Anbieter zügig und konkret? Gibt es einen festen Ansprechpartner vor Ort? Wurde der Ablauf mit Auf- und Abbauzeiten, Lieferfenster und Servicestart besprochen? Wer sich beim Angebot Mühe gibt und Rückfragen stellt, plant meist auch die Veranstaltung gründlich.

Nutze das Angebot als Test: Passt es zu dem, was du erzählt hast? Stehen Datum, Ort, Gästezahl und Anlass darin richtig? Fehlen diese Angaben, ist das ein Warnsignal.

So vergleichst du Angebote in vier Schritten

Damit aus mehreren Dokumenten eine Entscheidung wird, hilft ein einfaches Vorgehen. Das Prinzip: Alles auf dieselbe Basis bringen und dann erst bewerten.

1. Eine Vergleichstabelle anlegen: Zeilen sind Posten (Speisen, Getränke, Personal, Geschirr, Anfahrt, Abbau), Spalten sind Anbieter.
2. Fehlende Posten nachfragen und Preise auf dieselbe Gästezahl und Mehrwertsteuer-Basis umrechnen.
3. Nach Preis pro Person und Gesamtpreis sortieren, danach Qualität, Flexibilität und Bewertungen gewichten.
4. Den Favoriten nach Probeessen oder Telefonat auswählen und Konditionen schriftlich bestätigen.

Beispiel: Warum das günstigste Angebot nicht immer günstig ist

Angenommen, Angebot A kostet 40 Euro pro Person ohne Geschirr, Angebot B 46 Euro pro Person inklusive Geschirr, Besteck und Gläser. Wenn Geschirr dazugebucht werden muss und dafür 3 bis 10 Euro pro Person anfallen, liegt A am Ende bei 43 bis 50 Euro und kann damit teurer sein als B. Bei 60 Gästen sind das 2.580 bis 3.000 Euro für A gegen 2.760 Euro für B.

Ähnliche Rechnungen ergeben sich bei Service und Anfahrt. Wie sich solche Posten zusammensetzen, erklären die Seiten Catering Kosten, Servicepersonal und Getränke Catering Kosten. Für einzelne Anlässe findest du Beispielrechnungen bei Hochzeitscatering Kosten, Firmenfeier Catering Kosten und Catering für 100 Personen.

Wo du passende Anbieter findest

Wenn du Angebote vergleichen willst, brauchst du Anbieter, die zu Region und Anlass passen. Über die Übersicht Catering Städte A–Z und die Seite Catering Bundesländer findest du Caterer vor Ort, bei Catering Firmen kannst du Profile ansehen. Welche Catering-Arten es überhaupt gibt, zeigt Catering Arten. Wie viel Essen du einplanen solltest, damit alle Angebote gleich kalkuliert sind, steht im Ratgeber Wie viel Essen pro Person, und für Hochzeiten lohnt ein Blick in Hochzeitscatering planen.

Checkliste: Das solltest du klären

Häufige Fragen