Servicepersonal für dein Event buchen.

01Welches Servicepersonal brauchst du?

Nicht jede Feier braucht dasselbe Team. Bei einem Buffet reichen oft wenige Servicekräfte, die nachlegen, abräumen und Getränke ausschenken. Bei einem gesetzten Menü steigt der Bedarf, weil jeder Gang gleichzeitig an allen Tischen ankommen soll; das passt zum Menü Catering. Für den Ausschank von Getränken lohnt sich ein eigener Barkeeper, der Cocktails mixt und Wein ausgibt.

Dazu kommen Küchenhilfen für Aufbau, Vorbereitung und Abwasch und bei größeren Veranstaltungen eine Teamleitung, die Abläufe koordiniert und Ansprechpartner vor Ort ist. Je genauer du die Aufgaben benennst, desto besser kann der Caterer Personal und Stundenzahl kalkulieren.

• Kellner und Servicekräfte: Buffetbetreuung, Servieren, Abräumen, Getränke
• Barkeeper: Ausschank, Cocktails und Bar-Aufbau
• Küchenhilfe und Spüler: Vorbereitung, Aufbau, Abwasch und Reinigung
• Teamleitung: Koordination, Zeitplan und Ansprechpartner am Eventtag

02Servicepersonal buchen in 5 Schritten

So planst du das Team ohne Überraschungen:

1. 1Format und Gästezahl festlegen, denn sie bestimmen, wie viele Kräfte du brauchst.
2. 2Aufgaben benennen: Service am Tisch, Buffetbetreuung, Bar, Küche oder Abwasch.
3. 3Zeitplan erstellen: Wann beginnt der Aufbau, wann ist Essen, wann endet der Service, wann ist Abbau?
4. 4Angebote einholen und nach Stundensatz, Mindestdauer, Anfahrt und Zuschlägen vergleichen.
5. 5Briefing und Ablauf vor dem Termin abstimmen, inklusive Kleidung, Ansprechpartner und Zugang zur Location.

03Was kostet Servicepersonal pro Stunde?

Servicekräfte werden meist nach Stunden abgerechnet. Kellner kosten in der Regel 25–45 € pro Stunde, Barkeeper 35–60 €, Küchenhilfen 25–40 € und eine Teamleitung 40–70 €. Meist gilt eine Mindestdauer von 4 Stunden. Zuschläge für Nacht, Wochenende oder Feiertage sind üblich, sie stehen im Angebot. Wie sich Personal in die Gesamtkosten einfügt, erklärt die Übersicht Catering Kosten.

04Wie viele Servicekräfte brauchst du?

Als Faustregel gilt: Beim Buffet etwa eine Kraft pro 25 Gäste, beim Menü eine pro 10 bis 12 Gäste. Diese Werte hängen vom Aufbau ab. Viele Tische, lange Wege oder ein Aufbau auf mehreren Etagen erhöhen den Bedarf. Bei einem kleinen Buffet mit überschaubaren Wegen reichen manchmal weniger Kräfte.

Rechne dazu den Aufbau ein. Stühle stellen, Tische decken und Buffet aufbauen kosten Zeit, ebenso das Abräumen und Spülen am Ende. Frag den Caterer, ob Aufbau und Abbau in den Stundensätzen enthalten sind oder separat berechnet werden.

• Buffet: etwa eine Servicekraft pro 25 Gäste
• Gesetztes Menü: etwa eine Servicekraft pro 10 bis 12 Gäste
• Bar: mindestens ein Barkeeper, bei langen Schlangen ein zweiter
• Küche: nach Menüumfang, Spüldienst und Aufräumen einplanen

05Mindestdauer, Zuschläge und Anfahrt

Meist gilt eine Mindestdauer von 4 Stunden pro Einsatz. Das gilt auch, wenn die Veranstaltung kürzer dauert, weil Personal An- und Abfahrt einplanen muss. Zuschläge gibt es häufig für Nacht, Wochenenden oder Feiertage, die Höhe steht im Angebot. Anfahrtskosten können pauschal oder pro Kilometer berechnet werden.

Bitte um ein Angebot mit Personalplan und Arbeitszeiten, damit du nachvollziehen kannst, wer wann im Einsatz ist. Prüfe außerdem, ob Pausen eingerechnet sind und wie bei Verlängerung abgerechnet wird, falls die Feier länger dauert.

06Personal bei Hochzeit, Firmenfeier und Privatfeier

Der Anlass beeinflusst, wie viel Service nötig ist. Bei einer Hochzeit erwarten Gäste meist aufmerksamen Service, Getränkenachschub und einen reibungslosen Ablauf; ein Teamleiter koordiniert dann Küche, Service und Zeitplan. Auf einer Firmenfeier zählen Pünktlichkeit und diskretes Auftreten.

Bei privaten Feiern zu Hause oder in kleineren Räumen genügt oft ein kleines Team. Wer den Aufwand senken will, wählt ein Buffet statt eines Menüs und nutzt einen Getränkeservice, der nicht nur ausschenkt, sondern auch für Gläser und Nachschub sorgt.

07Briefing, Kleidung und Auftreten

Gutes Personal ist nicht nur schnell, sondern auch passend zum Anlass. Bei einer Hochzeit sind schwarz-weiße Kleidung und ruhiges Auftreten üblich, bei einem Sommerfest darf es lockerer sein. Sprich Kleidungswünsche vorab an, ebenso die Frage, ob die Servicekräfte mit Namensschild oder Schürze auftreten.

Ein kurzes Briefing vor Beginn verhindert Missverständnisse. Es sollte klären, wer Ansprechpartner ist, wo Getränke, Geschirr und Müll stehen und wann Pausen eingeplant sind. Bei einem Flying Buffet oder einem Buffet hilft es, den Ablauf von Reden, Essen und Programmpunkten schriftlich mitzugeben.

• Ansprechpartner des Veranstalters und des Caterers mit Telefonnummer
• Ort der Küche, des Lagers und der Müllentsorgung
• Zeitplan mit Reden, Gängen und Programmpunkten
• Besonderheiten: Allergien, VIP-Tische, Kinder, Sitzordnung

08Typischer Ablauf eines Personaleinsatzes

Wenn du eine Veranstaltung mit Personal planst, rechne mit diesen Phasen. Sie bestimmen, wie viele Stunden du buchst und was die Mindestdauer bedeutet.

09Personal für Firmenfeier, Betriebsfest und Empfang

Bei geschäftlichen Veranstaltungen zählt Verlässlichkeit. Eine Firmenfeier oder ein Betriebsfest braucht Servicekräfte, die pünktlich sind, diskret arbeiten und den Zeitplan der Veranstaltung kennen. Bei größeren Gruppen entlastet ein Bierwagen das Serviceteam, weil der Ausschank getrennt läuft.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du schnell vergleichbare Angebote:

• Datum, Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauzeiten
• Gästezahl und Format: Buffet, Menü oder Stehempfang
• Aufgaben: Service, Bar, Küche, Teamleitung
• Gewünschte Anzahl Servicekräfte und Qualifikation
• Kleidung und Auftreten
• Mindestdauer, Zuschläge und Anfahrt
• Ansprechpartner und Zugang am Veranstaltungsort

11Typische Fehler bei der Personalplanung

• Zu wenig Personal einplanen und den Service dann nur mit Mühe stemmen.
• Aufbau- und Abbauzeiten vergessen und nur die reine Eventzeit rechnen.
• Die Mindestdauer übersehen und mit einer zu kurzen Stundenzahl kalkulieren.
• Aufgaben nicht klar benennen, sodass Kellner auch Bar und Abwasch übernehmen sollen.
• Zuschläge nicht abfragen, obwohl Nacht und Feiertag den Preis verändern.
• Kein Briefing vorab, sodass Ablauf und Zuständigkeiten am Eventtag unklar sind.

12Dringend: Personal oder Caterer abgesprungen?

Fällt Personal kurzfristig aus oder springt der Caterer ab, ist schnelles Handeln gefragt. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Mehr Service rund ums Event

Personal ist oft nur ein Teil des Pakets. Für die Getränke findest du Hinweise bei Getränke Catering Kosten, für Bar und Cocktails unter Cocktailbar Kosten und für den Gesamtüberblick bei den Catering Kosten im Überblick. Beim Vergleich mehrerer Angebote hilft der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen.

Mit einer Anfrage erhältst du bis zu drei Angebote von Caterern aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich.