01Was bestimmt die Catering Kosten?

Der Rechner oben liefert dir eine Spanne in wenigen Klicks. Damit du die Zahl einordnen kannst, lohnt ein Blick auf die Stellschrauben dahinter. Fünf Faktoren machen fast den ganzen Unterschied: wie das Essen serviert wird, wie viele Gäste kommen, wie viel Service du brauchst, was getrunken wird und wie aufwendig Anfahrt und Aufbau sind.

Beim Servieren liegt zwischen einem kalten Buffet und einem gesetzten Menü schnell der Faktor drei, weil das Menü mehr Personal, mehr Küchenzeit und mehr Geschirr bindet. Bei der Gästezahl gilt das Gegenteil: Je mehr Gäste, desto günstiger wird die einzelne Portion, weil Aufbau, Anfahrt und Planung sich verteilen. Der Rechner berücksichtigt das mit einem Mengenabschlag von 5 Prozent ab 50 und 10 Prozent ab 100 Gästen.

• Speisenart: Fingerfood, Buffet, BBQ oder Menü bestimmen die Basis von 15 bis 90 € pro Person
• Gästezahl: kleine Runden zahlen pro Kopf mehr als große Feiern
• Service: Kellner, Küchenhilfen und Abräumen sind eigene Posten
• Getränke und Geschirr: oft nicht im Speisenpreis enthalten
• Ort und Logistik: Lieferung, Auf- und Abbau, Etagen und Zufahrt

02Catering Kosten berechnen in 5 Schritten

So kommst du von der Idee zu einer belastbaren Zahl, bevor du Angebote anforderst:

1. 1Gästezahl festlegen und eine Schätzung für Zu- und Absagen einplanen, denn jede Zahl wirkt direkt auf den Preis.
2. 2Speisenart wählen und im Rechner einstellen, zum Beispiel Warmes Buffet statt Menü, wenn das Budget begrenzt ist.
3. 3Extras ankreuzen, die du wirklich brauchst: Servicepersonal, Getränkepauschale, Geschirr und Besteck sowie Lieferung mit Aufbau.
4. 4Die Spanne durch die Gästezahl teilen und prüfen, ob der Betrag pro Person zu deinem Budget passt.
5. 5Mit den Rechnerwerten eine Anfrage stellen und die Angebote Posten für Posten vergleichen, nicht nur die Endsumme.

03Richtwerte pro Person im Überblick

Die Werte stammen aus dem Rechner und gelten inklusive Mehrwertsteuer. Sie sind Orientierung, keine Festpreise: Region, Saison und Menüumfang verschieben jede Zahl nach oben oder unten.

04Beispielrechnungen für 30, 60 und 100 Gäste

Dieselbe Speisenart wird pro Kopf günstiger, je größer die Runde ist. Die Beispiele zeigen ein Warmes Buffet, einmal nur die Speisen und einmal mit allen Extras aus dem Rechner. Die Werte sind nachgerechnet: Speisen mal Gästezahl mal Mengenabschlag, dann die Extras addiert.

05Welche Servierart passt zu welchem Budget?

Wer sparen muss, startet beim Kaltes Buffet Catering oder beim Fingerfood Catering, weil dort wenig Personal nötig ist. Für den klassischen Abend mit warmen Gerichten ist das Buffet Catering der Mittelweg. Soll es festlicher sein, lohnt der Blick auf das Menü Catering, das mehr Service bindet und deshalb mehr kostet.

Draußen im Sommer ist BBQ und Grill Catering eine Option, bei der ein Grillmeister den Service übernimmt; was das im Detail kostet, erklärt der Ratgeber BBQ-Catering: Was ein Grillmeister kostet. Die Entscheidung zwischen Häppchen und Buffet erleichtert der Beitrag Fingerfood oder Buffet? Die richtige Servierart.

06Posten, die im Angebot oft fehlen

Der Speisenpreis allein sagt wenig. Zwei Angebote mit 35 € pro Person können 10 € auseinanderliegen, wenn das eine Geschirr, Personal und Abbau enthält und das andere nicht. Fordere deshalb immer eine Aufstellung nach denselben Posten an.

• Servicepersonal mit Anzahl, Einsatzzeit und Stundensatz; Richtwerte dazu stehen unter Servicepersonal
• Getränke als Pauschale oder nach Verbrauch; Orientierung geben die Getränke Catering Kosten
• Geschirr, Besteck, Gläser und Tischwäsche, samt Reinigung
• Lieferung, Auf- und Abbau, bei Etagen oder langen Wegen mit Zuschlag
• Mindestumsatz, Servicegebühr und Stornobedingungen
• Zuschläge für Sonn- und Feiertage oder späte Enden

07Kosten nach Anlass und Gästezahl vertiefen

Wenn du schon weißt, wofür du planst, helfen die spezialisierten Rechner: Hochzeitscatering Kosten und Firmenfeier Catering Kosten, für Weihnachtsfeier und Betriebsfest gibt es die Weihnachtsfeier Catering Kosten, für private Runden die Seite Geburtstags Catering Kosten. Ist deine Gästezahl gesetzt, findest du konkrete Werte für Catering für 20 Personen, Catering für 50 Personen und Catering für 100 Personen.

Für den Überblick über alle Rechner dient die Seite Catering Kosten im Überblick, und für die Mengenplanung davor der Mengenrechner Catering.

08Wo du sparen kannst, ohne dass es auffällt

• Wochentag oder Tageszeit flexibel wählen: Mittag oder Freitagabend lässt sich oft günstiger anbieten als der Samstagabend
• Weniger Sorten, dafür gut gemacht: drei Hauptgerichte statt fünf senken Einkauf und Küchenaufwand
• Buffet statt Menü: spart Servicekräfte, und die Gäste bedienen sich selbst
• Getränke nach Verbrauch abrechnen lassen, wenn du schlecht einschätzen kannst, wie viel getrunken wird
• Gästezahl früh und verbindlich melden, damit der Caterer nicht mit Reserve kalkulieren muss
• Mehrere Angebote einholen: Der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen: 7 Punkte, die du prüfen solltest zeigt, worauf es beim Vergleich ankommt

09Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du Angebote, die sich wirklich vergleichen lassen:

• Datum, Uhrzeit und Dauer der Feier
• Gästezahl, davon Kinder sowie vegetarisch oder vegan
• Gewünschte Speisenart und Anlass
• Ort mit Küchenmöglichkeit, Strom, Wasser und Etage
• Getränkewunsch: Pauschale, Verbrauch oder keine Getränke
• Serviceumfang vom Aufbau bis zum Abräumen
• Budgetrahmen pro Person, damit das Angebot passt
• Allergien und Unverträglichkeiten, deren Kennzeichnung Pflicht ist; Hinweise liefert das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat

10Typische Fehler bei der Budgetplanung

• Nur den Speisenpreis vergleichen und Service, Geschirr und Lieferung vergessen
• Die Gästezahl zu hoch ansetzen und dann für Gäste zahlen, die nicht kommen
• Kein Budget für Getränke einplanen, obwohl sie bei längeren Feiern einen großen Block ausmachen
• Zuschläge und Mindestumsätze erst nach der Zusage entdecken
• Den Preis pro Person mit dem Gesamtpreis verwechseln und Angebote falsch vergleichen

11Dringend: Termin steht, Caterer abgesprungen?

Wenn der gebuchte Caterer kurz vor dem Termin ausfällt, zählt jeder Tag. Auch kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie sind darauf eingestellt, bei Ausfällen einzuspringen, und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

12Preise vor Ort und weitere Rechner

Die Preise unterscheiden sich von Region zu Region. In Großstädten wie Catering Berlin, Catering Hamburg oder Catering München liegen sie häufig am oberen Rand der Spannen, in kleineren Städten darunter. Welche Caterer in deiner Nähe arbeiten, zeigt die Übersicht Catering Städte A–Z, regional sortiert nach Catering Bundesländer.

Mit deiner Anfrage erhältst du bis zu drei Angebote geprüfter Caterer aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich. Für Getränke und Bar gibt es zusätzlich die Cocktailbar Kosten.