Hochzeitslocation gefunden? Jetzt das Catering dazu.

01Catering für die Hochzeitslocation: Erst den Ort verstehen

Beim Catering für die Hochzeitslocation entscheidet der Raum über vieles, was später auf dem Teller landet. Ein Gutshaus mit Profiküche erlaubt ein Menü mit fünf Gängen, das direkt vor Ort angerichtet wird. In einer Scheune ohne Wasseranschluss muss das Team eine komplette mobile Küche mitbringen, und manches Gericht wird schon in der Küche des Caterers fertig gegart. Bevor du über Lachs oder Lamm nachdenkst, lohnt deshalb ein genauer Blick auf diese Grundlagen:

• Küche: ob es eine Küche, eine Teeküche oder nur einen leeren Nebenraum gibt, und was darin steht.
• Mietumfang: welche Tische, Stühle, Geschirr und Kühlgeräte im Preis der Location enthalten sind.
• Vertragsbedingungen: welche Regeln für Caterer, Getränke und Endzeiten im Mietvertrag stehen.
• Lage: wie weit die Zufahrt für Lieferwagen reicht und wie lang der Weg vom Parkplatz zum Saal ist.

Diese Punkte klärst du am besten, bevor du den Mietvertrag unterschreibst. Lass dir die Bedingungen für das Catering schriftlich geben und reiche sie mit deiner Anfrage weiter, dann kalkuliert der Caterer gleich mit den richtigen Voraussetzungen. Alles Weitere zu Servierart, Menüfolge und Ablauf des Festes findest du beim Hochzeitscatering; diese Seite konzentriert sich auf den Ort und seine Folgen für das Essen.

02Dringend: Caterer für die Hochzeit abgesprungen?

Zur Silberhochzeit wollen Sabine und Thomas ihr Eheversprechen erneuern, in derselben Scheune, in der sie vor 25 Jahren gefeiert haben. Die Kinder haben alles organisiert, 90 Gäste haben zugesagt, und zwei Wochen vorher gibt der Caterer seinen Betrieb auf. Solche Absagen kommen vor, und unsere Partnerunternehmen fangen sie auf: eine dringende Anfrage ist für sie kein Problem, auch bei einer Location ohne eigene Küche. Kann ein Betrieb an dem Tag, nimmt er direkt mit dir Kontakt auf. Das brauchen wir von dir:

• Wann und wo: der Tag der Feier, die Uhrzeit fürs Essen und wo die Scheune liegt, mit einem Satz zu Küche, Zelt oder Stromkasten
• Wie viele: die Zahl der Gäste beim Essen, auch wenn am Abend noch Freunde dazukommen
• Was geplant war: das bisherige Angebot oder die Menükarte, inklusive Empfang und Mitternachtssnack

03Küche, Strom, Wasser: Die Technik-Checkliste für den Caterer

Ein Hochzeitsessen für 80 oder 120 Gäste braucht Platz zum Anrichten, Kühlung für Dessert und Getränke, Wärme für den Hauptgang und eine Spüle für das Geschirr. Fehlt etwas davon, bringt der Caterer Ersatz mit, was Aufbauzeit und Kosten beeinflusst. Ein Anruf beim Vermieter sollte diese Punkte klären:

• Stromanschluss: wie viele Stromkreise es gibt, ob ein Starkstromanschluss vorhanden ist und wo der Sicherungskasten sitzt.
• Wasser: Zulauf und Abfluss in der Nähe des Vorbereitungsraums, nicht nur auf den Gästetoiletten.
• Kühlung: Kühlschränke oder Kühlraum vor Ort, sonst ein gemieteter Kühlanhänger.
• Anrichtefläche: Tische hinter den Kulissen, auf denen Teller für alle Gäste vorbereitet werden.
• Abfall: wer Speisereste, Glas und Verpackungen entsorgt und wo die Tonnen stehen.

Bei Freiluftlocations kommt das Wetter dazu. Ein Zelt auf der Wiese braucht Boden, Licht und Heizstrahler, und der Caterer braucht einen geschützten Bereich, in dem Regen und Wind keine Rolle spielen. Kochstationen mitten unter den Gästen, wie sie beim Live Cooking üblich sind, funktionieren dort nur mit verlässlichem Strom. Für die Feier auf einer Wiese oder im großen Garten gibt es zusätzliche Ideen beim Catering für die Gartenparty.

04Kosten: Was Ort und Servierform am Ende ausmachen

Teller für Teller zahlst du in der Scheune nicht mehr als im Schlosshotel, denn was pro Kopf kalkuliert wird, hängt an Buffet oder Menü; der Unterschied steckt in den Zusatzposten. In einer leeren Halle oder Scheune kommen häufig Mietküche, Geschirr, Mobiliar und zusätzliche Servicekräfte dazu, in einem Gutshaus mit Ausstattung fällt davon weniger an. Nur fürs Essen, ohne Wein und Personal, kannst du mit diesen Spannen je Gast planen:

• Ein Menü für 80 Gäste im Gutshaus kostet für die Speisen 4.000 bis 7.200 €.
• Ein warmes Buffet für 100 Gäste in der Industriehalle liegt bei 2.500 bis 4.500 €, plus Technik.
• Ein Grillabend für 70 Gäste in der Scheune bewegt sich bei 1.750 bis 3.500 €.
• Häppchen für 60 Leute, solange im Gutspark die Gruppenfotos entstehen, kosten 900 bis 2.100 €.

Wie viele Servicekräfte bei einem Menü am Tisch nötig sind und was sie kosten, beschreibt die Seite zu den Kosten für Servicepersonal. Ein eigenes Werkzeug für die Gesamtsumme bietet der Rechner für Hochzeitscatering. Bitte jeden Caterer um eine vollständige Aufstellung; erst wenn Mietküche, Porzellan, Kellner, Kilometer und nächtlicher Abbau überall auftauchen, sind zwei Angebote vergleichbar.

05Besondere Orte und Zeitplan: Scheune, Schiff oder Strand

Leuchtturm, Weinberg, Fabriketage: Ausgefallene Orte verlangen Planung bis ins Detail. In der Scheune ist viel Platz, aber oft keine Küche; auf einem Schiff sind Fläche und Strom knapp, Hinweise dazu gibt die Seite Catering auf dem Schiff; am Wasser bestimmen Wind und Sand die Planung, mehr dazu beim Catering am Strand. Lass den Caterer den Ort vorher ansehen. Für den Zeitplan gelten grobe Leitplanken:

• Sommerhochzeiten an beliebten Samstagen solltest du neun bis zwölf Monate vorher beim Caterer reservieren.
• Die Besichtigung der Location mit dem Caterer passt etwa sechs Monate vor dem Fest.
• Probeessen und Menüauswahl folgen häufig drei bis vier Monate vorher.
• Die endgültige Gästezahl und Sitzordnung gibst du meist zwei Wochen vor der Hochzeit weiter.

Auch beim Standesamt gibt es eine Frist. Nach § 13 Personenstandsgesetz gilt: Liegt die Mitteilung des Standesamts mehr als sechs Monate zurück, ohne dass geheiratet wurde, muss die Eheschließung neu angemeldet werden. Verschiebt sich die Feier, hängt also nicht nur das Catering am Datum. Schöne Hochzeitsorte und Ideen für Städte findest du etwa beim Hochzeitscatering in München oder beim Hochzeitscatering in Hamburg.

06Catering für die Location anfragen: So gehst du vor

Du musst nicht jeden Caterer einzeln durch die Scheune führen, bevor du überhaupt weißt, ob er an deinem Datum Zeit hat. Ein Formular mit Fotos und Eckdaten ersetzt die erste Besichtigungsrunde. Es landet bei passende Hochzeitscaterer aus deiner Region, und nur wer an deinem Hochzeitssamstag noch frei ist, schickt dir einen Vorschlag. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. 1Location dokumentieren: Fotos von Küche, Steckdosen, Zufahrt und Saal, dazu die Bedingungen aus dem Mietvertrag.
2. 2Rahmen festlegen: wie viele Gäste ab welcher Uhrzeit essen, und ob es Kuchen am Nachmittag oder einen späten Imbiss gibt.
3. 3Servierform wählen: Menü, Buffet, Flying Food oder Kochstationen, passend zur Technik vor Ort.
4. 4Besichtigung vereinbaren: mit den zwei oder drei Caterern, deren Angebote dich überzeugen.
5. 5Buchen und festhalten: Wer wann anliefert, wer abräumt und wann der Saal leer sein muss, kommt in den Vertrag.

Eine Gebühr fällt für das Formular nicht an, und eine Pflicht zur Buchung entsteht dadurch ebenso wenig. Für den Empfang nach der Trauung lohnt ein Blick auf den Sektempfang, und wer am Abend eine Bar möchte, findet Ideen bei der mobilen Cocktailbar. Plane den Mitternachtssnack früher ein, wenn die Location eine Sperrstunde hat.

07Vor der Unterschrift: Checkliste und Allergene

Eine Location ohne eigene Gastronomie bedeutet mehr Fragen, die vorher beantwortet sein wollen. Mit dieser Liste bekommst du Angebote, die wirklich zu deinem Ort passen und sparst dir Nachträge:

• Küche oder Vorbereitungsraum mit Ausstattung
• Stromkreise, Starkstrom und Wasseranschluss
• Zufahrt, Ladezone und Weg in den Saal
• Geschirr, Mobiliar und Kühlgeräte vorhanden oder zu mieten
• Regeln der Location zu Caterern, Getränken und Endzeit
• Gästezahl, Kinder und Dienstleister mit Verpflegung
• Allergien, vegetarische und vegane Gäste
• Budget pro Person inklusive Nebenkosten

Ausführliche Planungshilfen vom ersten Kassensturz bis zum Ablaufplan stehen im Ratgeber Hochzeitscatering planen. Wenn du die Location noch suchst, zeigt die Übersicht Catering an besonderen Orten, welche Arten von Räumen sich für Feiern eignen. Kläre mit dem Caterer auch den Abbau in der Nacht, damit die Location am nächsten Morgen besenrein übergeben werden kann.