Catering für Meetings.

01Meeting-Catering: Was braucht welche Besprechung?

Die richtige Verpflegung hängt von der Dauer und dem Charakter des Termins ab. Eine kurze Abstimmung von einer Stunde kommt mit Wasser und Kaffee aus. Ab etwa zwei Stunden lohnen sich Snacks, Obst oder Gebäck, ab vier Stunden ein Mittagessen, damit die Konzentration nicht nachlässt. Bei Workshops und Strategie-Treffen, die den ganzen Tag dauern, plant man Pausen am Vormittag und Nachmittag zusätzlich ein.

Für kurze Termine sind Sandwich- und Snackplatten praktisch, weil sie sich ohne Besteck essen lassen und nicht den Raum belegen. Für längere Sitzungen mit externen Gästen passt ein kleines Mittagsbuffet oder ein kaltes Buffet, das sich vorbereiten und bei Bedarf nachfüllen lässt. Wer Verpflegung regelmäßig braucht, findet bei Catering fürs Büro Hinweise zu Lunchboxen und festen Lieferterminen.

• Bis 2 Stunden: Wasser, Kaffee, ein kleines Gebäck
• Ab 2 Stunden: Snackplatten, Obst, Brezeln oder Fingerfood
• Ab 4 Stunden: Mittagessen kalt oder warm, dazu Getränke
• Ganztägig: zwei Pausen plus Mittagessen, am besten als Pauschale

02Meeting-Catering in 5 Schritten

So kommst du ohne Hin und Her zu einer Lieferung, die zum Termin passt:

1. 1Datum, Uhrzeit, Raum und Teilnehmerzahl festhalten.
2. 2Dauer des Meetings und Pausenzeiten bestimmen.
3. 3Format wählen: Kaffeepause, Snackplatten oder Mittagessen.
4. 4Anfrage stellen und die Angebote nach Preis pro Person und Leistungen vergleichen.
5. 5Liefertermin, Ansprechpartner und Abholung von Geschirr abstimmen.

03Was kostet Meeting-Catering pro Person?

Meist liegt der Preis bei 12–25 € pro Person für Snacks, Getränke und Mittag. Mit Service und Geschirr liegt er höher. Wer nur Kaffee und Gebäck bestellt, kommt deutlich günstiger davon als bei einem Mittagessen. Für weitere Preisbestandteile hilft die Übersicht Catering Kosten.

04Kaffee, Getränke und Pausen sinnvoll planen

Getränke werden bei Meetings gern unterschätzt. Als Faustregel gilt: lieber mehr Wasser als zu wenig Kaffee und genügend alkoholfreie Alternativen. Bei Terminen mit vielen Teilnehmern wird die Kaffeeausgabe schnell zum Nadelöhr. Eine mobile Kaffeebar oder ein Getränkeservice löst das, ohne dass jemand aus dem Team abgestellt werden muss.

Wie du die Kaffeepause in das Programm einbettest, beschreibt die Seite Kaffeepause und Coffee Break. Pausen von 15 bis 20 Minuten reichen meist, wenn Getränke und Snacks bereitstehen, bevor die Teilnehmer den Raum verlassen.

05Konferenz-Catering: Wenn aus dem Meeting eine Konferenz wird

Sobald mehrere Räume, externe Referenten oder mehr als etwa 30 Teilnehmer im Spiel sind, wird aus der Besprechung eine kleine Konferenz. Dann zählt nicht mehr nur die Menge, sondern auch die Logistik: Wo steht die Verpflegung, wie verteilen sich die Teilnehmer, und wer beaufsichtigt Getränke und Nachlieferung? Ein zentraler Verpflegungsbereich außerhalb der Räume verhindert, dass Sitzungen durch Geschirrklappern gestört werden.

Frage den Caterer, ob er für Konferenzen Pauschalen anbietet und ob er bei mehreren Pausen mit eigenem Personal vor Ort ist. Je größer die Gruppe, desto wichtiger wird ein fester Ablaufplan, den du dem Caterer mit Uhrzeiten für Beginn, Pausen und Ende mitgibst.

06Lieferung, Raum und Abräumen

Kläre mit dem Caterer, wann genau die Lieferung ankommt. Ideal ist ein Fenster von etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn, damit noch Zeit zum Aufbauen bleibt. Gib Raum, Etage und Namen des Ansprechpartners an. Gibt es einen Aufzug, ein Zeitfenster für Lieferanten oder eine Anmeldung am Empfang?

Auch das Abräumen sollte vorher geklärt sein. Viele Caterer bieten Geschirr, Aufbau und Abholung an, andere liefern Einweg-Behälter, die du selbst entsorgst. Plane die Verpflegung so, dass nach der Pause nichts im Raum bleibt. Für größere Konferenzen kann zusätzliches Servicepersonal sinnvoll sein; Richtwerte stehen unter Servicepersonal.

07Ernährungsformen und Allergene im Meeting

In jeder Gruppe gibt es Teilnehmer, die vegetarisch oder vegan essen, Halal bevorzugen oder Allergien haben. Frage vor der Bestellung ab und gib die Zahlen an den Caterer weiter. Allergene sind auch bei loser Ware anzugeben, wie das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale darlegen.

Bei Besprechungen mit externen Gästen ist ein vielseitiges Angebot ein Zeichen von Sorgfalt. Ideen für fleischlose Speisen liefert das vegetarische Catering, und für Teilnehmer, die ihre Ernährung religiös bestimmen, gibt es Halal Catering.

08Mengen: Wie viel solltest du bestellen?

Bei Snackplatten rechnest du pro Person mit ein bis zwei belegten Brötchen oder einer vergleichbaren Menge, ergänzt um Obst oder Gemüse. Beim Mittagessen planst du eine volle Portion pro Teilnehmer. Wie viel Essen pro Kopf sinnvoll ist, zeigt der Ratgeber Wie viel Essen pro Person? Mengen fürs Buffet.

09Workshops, Jour fixe und Kundentermine

Nicht jedes Meeting ist gleich. Ein wöchentlicher Jour fixe braucht eine einfache, wiederkehrende Lösung, am besten mit festem Wochentag und Fixpreis. Ein Workshop mit Moderation profitiert von Snacks, die man nebenbei essen kann, und von Getränken im Raum. Bei Kundenterminen zählt der Eindruck: Hochwertige Platten, saubere Präsentation und Geschirr statt Einweg wirken professioneller.

Gib dem Caterer den Anlass bekannt, damit er die Präsentation anpasst. Für Termine mit einem Gesprächsrahmen von mehr als zwei Stunden lohnt sich außerdem ein Mix aus herzhaften und süßen Speisen, damit niemand nach einer Stunde wieder hungrig ist.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Diese Angaben beschleunigen die Angebote:

• Teilnehmerzahl und Dauer
• Uhrzeit der Lieferung und Pausenzeiten
• Format: Kaffee, Snacks oder Mittagessen
• Getränke und Kaffee
• Ernährungsformen und Allergien
• Raum, Etage und Zugang für den Fahrer
• Geschirr, Abräumen und Abholung
• Budget pro Person

11Typische Fehler bei der Meeting-Verpflegung

Die folgenden Fehler passieren immer wieder:

• Die Menge an Kaffee und Wasser zu knapp kalkulieren
• Essen zu früh oder zu spät liefern lassen
• Den Raum und den Weg für die Lieferung nicht nennen
• Ernährungsformen erst beim Termin erfahren
• Keine Absprache zur Abholung von Behältern und Geschirr
• Zu schwere Speisen am Vormittag, die müde machen

12Dringend: Caterer für das Meeting abgesprungen?

Wenn die Lieferung für eine Besprechung oder Konferenz ausfällt, bleibt oft nur wenig Zeit. Auch kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie sind darauf eingestellt, bei Ausfällen einzuspringen, und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Business-Anlässe

Für mehrtägige Programme und Seminare gibt es das Tagungs-Catering, für Kundentermine mit Empfang das Kundenevent und Empfang. Einen Überblick über alle Leistungen findest du unter Business Catering.

Über die Anfrage unten bekommst du bis zu drei Angebote zum Vergleichen, kostenlos und ohne Verpflichtung.