Catering für jeden Anlass

01Catering für jeden Anlass: Erst das Fest, dann die Speisekarte

Ein Caterer, der eine Taufe vorbereitet, denkt an Hochstühle, Kaffeetafel und einen Gottesdienst, der vielleicht länger dauert als geplant. Bei der Betriebsfeier geht es um Rechnungen an die Firma, um Gäste, die zu unterschiedlichen Zeiten kommen, und manchmal um steuerliche Grenzen. Beim Catering für jeden Anlass entscheidet deshalb zuerst der Charakter der Feier, erst danach die Frage nach Buffet oder Menü. Gerade wer zum ersten Mal ein größeres Fest organisiert, unterschätzt, wie viel ein Caterer aus einem einzigen Wort wie Konfirmation oder Sommerfest herausliest: Er weiß dann ungefähr, wann gegessen wird, wie viele Kinder am Tisch sitzen und ob eher Kaffee oder Bier gefragt ist. Drei Dinge prägt der Anlass fast immer:

• Die Uhrzeit: Familienfeste nach dem Gottesdienst beginnen mittags, Firmenfeiern oft nach Feierabend, Partys am späten Abend.
• Die Stimmung: Eine Trauerfeier verlangt Zurückhaltung, ein Polterabend eher Würstchen und Fass als Silberbesteck.
• Die Gäste: Kleinkinder, Senioren, Kollegen oder Vereinsmitglieder haben ganz unterschiedliche Erwartungen ans Essen.

Auf diesem Portal sind die Anlässe deshalb nach Familie, Betrieb und Verein gegliedert. Jede Unterseite erklärt, welches Essen dort üblich ist, mit welchem Budget du rechnen kannst und welche Fragen du dem Caterer stellen solltest. Wer schon weiß, wie gegessen werden soll, aber noch nicht, welcher Betrieb dazu passt, findet die Servierformen von Fingerfood bis Menü bei den Catering-Arten. Am Anfang steht nicht die Speisekarte, sondern dein Fest; die Servierform ist das Werkzeug dazu.

02Dringend: Caterer für dein Fest abgesprungen?

Das Standesamt ist für Freitag gebucht, der Saal im Landgasthof für den Samstag, die Tischkarten sind geschrieben, und zehn Tage vorher meldet sich der Caterer krank ab. Ob Hochzeit, Konfirmation oder Firmenjubiläum: Ein Ausfall kurz vor dem Termin trifft immer einen Tag, der nicht verschoben werden soll, weil Gäste angereist sind, Räume bezahlt und Reden geschrieben. Unsere Partnerunternehmen sind darauf eingestellt, für ausgefallene Kollegen einzuspringen, und das ist für sie kein Problem. Findet sich ein Betrieb mit freier Kapazität, ruft er dich oder schreibt dir direkt und geht mit dir durch, was bis zum Fest noch umsetzbar ist. Schick uns dafür:

• Wann und wo: Festtag, Essenszeit und die Location, vom Gemeindesaal bis zur Scheune.
• Wie viele: die zugesagten Gäste, Kinder gern getrennt.
• Was geplant war: das alte Angebot oder ein Stichwortzettel mit Vorspeise, Hauptgang und Dessert.

03Private Feiern: vom Polterabend bis zur Trauerfeier

Die Familie feiert über das ganze Jahr verteilt, und jede Feier hat ihren eigenen Rhythmus. Die Hochzeit ist meist der größte Anlass, mit Sektempfang, Hauptessen, Torte und Mitternachtssnack an einem Tag. Geburtstage sind flexibler, von der Grillparty im Garten bis zum gesetzten Essen im Gasthof; für die Party zur Volljährigkeit gibt es eigene Tipps zum 18. Geburtstag, für das halbe Jahrhundert die Seite zum 50. Geburtstag. Worin sich Taufe, Kommunion und Co. beim Essen voneinander abheben:

• Taufe: meist Mittagessen nach dem Gottesdienst, viele kleine Kinder, danach Kaffee und Kuchen.
• Kommunion und Konfirmation: in vielen Gemeinden im Frühjahr, oft mehrere Familien am selben Sonntag, daher früh buchen.
• Jugendweihe: vor allem in Ostdeutschland verbreitet, häufig mit einer Feier für Familie und Freunde am Nachmittag.
• Polterabend und Verlobung: locker, laut, eher Fingerfood und Grill als feines Menü.
• Trauerfeier: Kaffee, Kuchen und belegte Brötchen nach der Beisetzung, ruhig serviert.

Bei kirchlichen Festen hilft ein Caterer, der den Ablauf kennt: Der Gottesdienst endet nicht immer pünktlich, und die Suppe muss trotzdem heiß auf dem Tisch stehen. Details zum Ablauf findest du bei Taufen und Kommunion und Konfirmation. Für den Abschied gibt es eigene Hinweise zur Trauerfeier, wo es vor allem auf Diskretion und eine ruhige Organisation ankommt. Für Feiern im Frühjahr lohnt sich frühes Anfragen, weil sich dort oft mehrere Feiern auf dieselben Wochenenden verteilen.

04Firmen, Vereine und Saisonfeste

Bei betrieblichen Feiern kommt eine zweite Ebene dazu: Budgetfreigaben, Rechnungsanschrift, manchmal ein Betriebsrat, der mitreden möchte. Für die jährliche Firmenfeier brauchst du einen Caterer, der große Gruppen ohne Wartezeit versorgt und eine saubere Rechnung stellt. Fürs Budget zählt außerdem eine steuerliche Grenze aus § 19 EStG: Bleibt der Arbeitgeber bei höchstens 110 € je teilnehmender Person inklusive Umsatzsteuer, müssen die Beschäftigten darauf keine Lohnsteuer zahlen, vorausgesetzt, die Einladung richtet sich an die ganze Belegschaft oder einen ganzen Betriebsteil, und zwar bei höchstens zwei solchen Festen pro Jahr. Typische betriebliche und gesellige Anlässe sind:

• Sommerfest: Grill, Salate und Getränke im Freien, gern mit Familien der Mitarbeitenden.
• Weihnachtsfeier: im Dezember die Feier mit dem knappsten Kalender, mehr dazu bei der Weihnachtsfeier.
• Firmenjubiläum: Empfang mit Reden, Häppchen und oft Kunden oder Geschäftspartnern als Gästen.
• Vereinsfeier: Jahreshauptversammlung, Meisterschaft oder Ehrungen, häufig im eigenen Vereinsheim.

Für Feiern mit Kunden und Partnern hilft der Ratgeber zum Firmenjubiläum, und Ehrenamtliche finden Tipps zur Vereinsfeier. Wer im Unternehmen nicht feiern, sondern bewirten will, etwa bei Meeting, Messe oder Mitarbeiterfrühstück, ist beim Business-Catering richtig, wo es um Tagesverpflegung statt um ein Fest geht.

05Preise nach Anlass: Richtwerte und vier Rechenbeispiele

Eine Preisliste pro Anlass gibt es nicht, weil eine Taufe mit kaltem Buffet und eine Taufe mit Drei-Gänge-Menü weit auseinanderliegen. Entscheidend sind die Servierform, die Gästezahl und die Frage, wie viel Personal vor Ort gebraucht wird. Eine Trauerfeier mit Kaffee und Kuchen liegt deshalb oft unter dem Betrag pro Kopf, den eine Firma für ihr Sommerfest mit Grillmeister ausgibt. Für Essen ohne Getränke und Service gelten pro Kopf diese Bandbreiten, egal ob Kaffeetafel oder Gala:

• Sitzen nach der Taufe 25 Verwandte im Gemeindehaus am kalten Buffet, sind 375 bis 700 € fällig.
• Das Sommerfest eines Betriebs mit 120 Beschäftigten und Grillbuffet liegt bei 3.000 bis 6.000 €.
• Ein Hochzeitsmenü für 80 Gäste summiert sich auf 4.000 bis 7.200 € nur für die Küche.
• Ein Jubiläumsempfang mit Fingerfood für 150 Kunden und Mitarbeitende kommt auf 2.250 bis 5.250 €.

Ob Pfarrsaal oder Festzelt: Ausschank, Servicekräfte, Teller und Gläser, Anfahrt und Endreinigung stehen in fast jedem Angebot als eigene Zeilen. Wer tiefer rechnen will, findet für drei besonders häufige Feiern ausführliche Kalkulationen, nämlich die Kosten fürs Hochzeitscatering, die Kosten einer Firmenfeier und die Kosten der Weihnachtsfeier.

06Catering für jeden Anlass anfragen: fünf Schritte

Egal ob Taufe, Jubiläum oder Vereinsabend: Die Anfrage folgt immer demselben Prinzip. Du musst dafür weder ein fertiges Menü noch eine genaue Gästeliste haben; eine ehrliche Schätzung und ein paar Stichworte zu deinen Wünschen reichen für den ersten Schritt. Je klarer du Anlass, Gäste und Ort beschreibst, desto passender fallen die Angebote aus und desto weniger Rückfragen gibt es. Diese Reihenfolge funktioniert für fast jede Feier:

1. 1Anlass benennen: Was wird gefeiert, wie formell soll es sein, und wer ist Gastgeber?
2. 2Rahmen notieren: Datum, Uhrzeit, Dauer und eine Gästezahl, gern als Spanne.
3. 3Ort beschreiben: Saal, Wohnung, Garten oder Vereinsheim, mit Küche, Strom und Zufahrt.
4. 4Wünsche sammeln: Servierform, Lieblingsgerichte, Getränke, Ernährungswünsche der Gäste.
5. 5Angebote prüfen: Leistungen nebeneinanderlegen, nachfragen, dann schriftlich zusagen.

Ist die Anfrage abgeschickt, geht sie an passende Caterer aus deiner Region; wer Zeit und Lust auf dein Fest hat, antwortet dir persönlich, ob per Telefon oder Mail. Für Paare lohnt vorab der Ratgeber Hochzeitscatering planen, für Personalverantwortliche der Beitrag zum Budget der Weihnachtsfeier. Wer gerade erst sammelt, findet auch in Stadtseiten wie Catering in Berlin Hinweise, welche Locations und Anlässe vor Ort gefragt sind.

07Allergene, Ernährungswünsche und die Grund-Checkliste

Ob 20 oder 200 Gäste: Ein paar Angaben braucht jeder Caterer, bevor er ein belastbares Angebot schreiben kann. Fehlt zum Beispiel die Info, ob im Saal eine Küche vorhanden ist, muss er vorsichtshalber mobile Technik einplanen, und das Angebot wird teurer als nötig. Sammle sie, bevor du die Anfrage abschickst, dann musst du nichts nachreichen. Diese Liste gilt für private wie für betriebliche Feiern:

• Anlass der Feier und gewünschte Tonlage, von leger bis Gala
• Datum, Uhrzeit und voraussichtliche Dauer
• Gästezahl, Kinder und Senioren extra
• Adresse der Feier samt Herd, Steckdosen und Parkmöglichkeit
• Servierform und Getränkewünsche
• Nussallergie, Laktose und Co., dazu die Zahl vegetarischer, veganer oder halal Teller
• Wie viel du je Gast ausgeben willst und wer bedienen soll

Allergien solltest du schon mit der Einladung abfragen, denn der Caterer muss auch bei offen angebotenen Speisen über die vierzehn Hauptallergene informieren. Welche Stoffe dazu zählen und wie die Information erfolgen darf, steht beim Bundesernährungsministerium; einen leicht verständlichen Überblick über Pflichtangaben gibt die Verbraucherzentrale. Kleine Schilder mit Gericht und Allergenen am Buffet helfen allen, damit Gäste nicht raten müssen. Wer Saisonfeste plant, vom Frühlingsfest bis zur Silvesterparty, findet eigene Hinweise bei Catering nach Saison.