Catering zur richtigen Zeit

01Saison-Catering: Warum das Datum über Menü und Termin entscheidet

Ein Caterer arbeitet das ganze Jahr, aber nicht jeden Monat gleich viel. Im Februar geht es in vielen Küchen eher ruhig zu, im Juni und im Dezember dagegen auf Hochtouren. Beim Saison-Catering treffen zwei Effekte aufeinander: Die Zutaten wechseln mit den Jahreszeiten, und an bestimmten Wochen wollen sehr viele Gastgeber gleichzeitig feiern. Wer beides kennt, plant entspannter und bekommt mehr Auswahl. Ein Blick auf die vier Quartale zeigt, was dich erwartet:

• Frühling: Osterbrunch, Konfirmation und Kommunion, erste Gartenfeste; Spargel, Rhabarber und Kräuter kommen auf die Platten.
• Sommer: Sommerfest, Grillabend, Hoffest und Fußball unter freiem Himmel, Hochsaison für Grill und Bierwagen.
• Herbst: Oktoberfest-Partys, Erntedank und Jubiläen; Kürbis, Pilze und Wild prägen die Küche.
• Winter: Weihnachtsfeiern, Weihnachtsbuffet und Silvester, dazu Glühwein und deftige Eintöpfe.

Laut Saisonkalender des Bundeszentrums für Ernährung sind fast alle Obst- und Gemüsesorten in bestimmten Monaten besonders reichlich verfügbar, und in Zeiten großen Angebots sind die Preise verhältnismäßig günstig. Für dein Buffet bedeutet das: Ein Menü mit Zutaten der Saison schmeckt nicht nur frischer, es lässt sich oft auch günstiger kalkulieren als Erdbeeren im Dezember. Feste, die an keine Jahreszeit gebunden sind, vom Abiball bis zur Taufe, sammelt die Seite Catering für Anlässe.

02Dringend: Caterer fürs Saisonfest abgesprungen?

„Unser Grillmeister ist krank, das Schulfest ist am Freitag“, so beginnt die Nachricht eines Elternbeirats, der den Sommerabschluss der Grundschule mit 300 Gästen organisiert. In der Hochsaison zwischen Mai und September oder in den Adventswochen fällt so ein Ausfall besonders ins Gewicht, weil viele Küchen ausgebucht sind. Trotz voller Kalender ist so ein Einspringen für unsere Partnerunternehmen kein Problem, ob Sommerabschluss oder Nikolausfeier. Eine Küche, die an eurem Festtag noch Hände und Fahrzeug frei hat, greift selbst zum Hörer, sobald sie Festort, Größe und bisherige Speisenfolge kennt:

• Wann und wo: Datum des Festes, Beginn der Essensausgabe und Adresse, ob Turnhalle, Betriebshof oder Sportplatz
• Wie viele: grob geschätzte Besucher, Schülerinnen und Schüler mitgezählt
• Was geplant war: das bisherige Angebot oder ein Stichwort wie Würstchen, Salatbuffet und Waffelstand

03Frühling und Sommer: Brunch, Gartenfest und Grillabend

Ab März wird es abends heller, und mit dem Licht wandern die Feste in Gärten, Höfe und auf Wiesen. Den Auftakt macht für viele Familien das Oster-Catering, oft als Brunch mit Eiern, Lachs, Brot und frischen Kräutern. Ab Mai beginnt dann die Zeit der Sommerfeste in Firmen, Vereinen und Nachbarschaften, und die Wochenenden zwischen Juni und August sind besonders schnell vergeben. Typische Formate der warmen Monate:

• Sommerfest: Buffet oder Grill für Belegschaft, Verein oder Schule, oft mit Getränkestand und Kinderprogramm.
• Grillabend: Grillmeister mit Steaks, Würstchen, Gemüse und Salaten, ideal für Garten oder Firmenhof.
• Hoffest: Foodtruck, Getränkewagen und Kuchenbuffet für Nachbarn, Kunden und Dorfgemeinschaft.
• Public Viewing: Snacks und Bier für Turnierabende, wenn eine Europa- oder Weltmeisterschaft läuft.
• Strandparty: leichte Küche und kühle Getränke für Feste am See oder an der Küste.

Ideen und Preise für das Fest mit Kolleginnen und Kollegen findest du beim Sommerfest-Catering, für den reinen Grillabend auf der Seite BBQ und Grill. Wer Kunden und Nachbarn einlädt, schaut beim Hoffest vorbei, und für Fußballabende gibt es eigene Tipps zum Public Viewing. Plane im Hochsommer Schatten und Kühlung für das Buffet ein, sonst stehen Salate und Desserts in der Mittagssonne.

04Herbst und Winter: Oktoberfest, Weihnachtsfeier und Silvester

Mit dem ersten kühlen Abend wechselt die Küche zu Braten, Kürbissuppe und Ofengemüse. Ende September und im Oktober sind Oktoberfest-Partys gefragt, bei denen Brezeln, Weißwurst, Obatzda und Leberkäse nicht fehlen dürfen. Ab November rückt dann die stärkste Phase des Jahres heran, denn viele Unternehmen wollen vor Weihnachten noch zusammenkommen. Die wichtigsten Termine der dunklen Jahreszeit:

• Weihnachtsfeier: Firmen, Vereine und Teams feiern meist zwischen Ende November und Mitte Dezember.
• Weihnachtsbuffet: Gans, Rotkohl, Klöße oder vegetarische Alternativen, auch zum Abholen für die Familie.
• Glühweinstand: für Nachmittage im Hof oder vor dem Firmengebäude, mit Punsch für Kinder und Fahrer.
• Silvester: Fingerfood, Raclette oder Buffet zum Jahreswechsel, Lieferung meist am Nachmittag des 31.

Für die Weihnachtsfeier lohnt es sich, schon im Spätsommer zu planen, die Rechenwege dazu erklärt der Ratgeber Budget für die Weihnachtsfeier. Wer zu Hause groß feiern will, bestellt ein Weihnachtsbuffet mit Abholung am Vormittag. Den Abend draußen begleitet ein Glühweinstand, und für den Jahreswechsel gibt es Tipps beim Silvester-Catering. Klär an Heiligabend und Silvester früh, ob Personal verfügbar ist, weil an diesen Tagen viele Betriebe nur liefern und nicht bedienen.

05Was kostet Saison-Catering? Richtwerte und Beispiele

Die Jahreszeit verändert vor allem die Verfügbarkeit, beim Preis zählen eher Servierart, Personal und Aufwand vor Ort. Ein Grillabend mit Grillmeister kostet mehr als ein geliefertes Buffet, ein serviertes Weihnachtsmenü mehr als Raclette zum Selbermachen. Diese Spannen pro Person gelten für die Speisen, Getränke und Personal kommen hinzu:

• Ein Osterbrunch als kaltes Buffet für 30 Verwandte summiert sich auf 450 bis 840 €, gerechnet mit 15 bis 28 € pro Kopf.
• Hundert Mitarbeitende beim Grillfest im Juli bedeuten bei 25 bis 50 € pro Teller 2.500 bis 5.000 € allein für das Essen.
• Lädt eine Abteilung mit 60 Köpfen im Dezember zu Gänsekeule und Rotkohl vom warmen Buffet, stehen 1.500 bis 2.700 € auf der Rechnung.
• Silvester-Fingerfood für 20 Freunde im Wohnzimmer kostet 300 bis 700 €, also 15 bis 35 € je Gast.

Bei Sommerfest und Weihnachtsfeier redet das Finanzamt mit. Der § 19 des Einkommensteuergesetzes legt einen Freibetrag von 110 € je Veranstaltung und Person fest; er gilt für höchstens zwei solcher Feste jährlich und nur, wenn die ganze Belegschaft oder ein ganzer Betriebsteil eingeladen ist. In den Betrag zählen alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, also auch Getränke, Raum und Musik. Die Seiten Firmenfeier: Kosten und Weihnachtsfeier: Kosten helfen beim Durchrechnen, für den Grill die Übersicht der BBQ-Kosten.

06Saison-Catering anfragen: In fünf Schritten zum Angebot

Je beliebter dein Termin, desto wichtiger ist eine vollständige Anfrage, denn in der Hochsaison sortieren Caterer unklare Anfragen schnell aus. Dein Formular landet bei Partnerküchen in deiner Gegend; ist eine davon an dem Datum noch nicht verplant, schickt sie dir ihr Angebot. Als Faustregel für den Vorlauf gilt, gemessen ab dem Tag, an dem du anfragst:

• Osterbrunch und Frühlingsfeier: drei bis vier Wochen, rund um Konfirmation und Kommunion etwas mehr.
• Für den Hochsommer mit Ferienbeginn und Firmenfesten: zwei bis drei Monate, bei mehreren hundert Gästen noch früher.
• Oktoberfest-Party im Betrieb: sechs bis acht Wochen, Zelte und Bänke gleich mit anfragen.
• Für die Adventswochenenden: bis Ende September, denn wer erst im November sucht, nimmt, was übrig bleibt.

1. 1Termin setzen: ein Hauptdatum und eine Alternative wählen und Schulferien sowie Brückentage im Bundesland prüfen.
2. 2Gäste zählen: Belegschaft, Familie oder Verein, Kinder und Begleitpersonen extra.
3. 3Saisonthema wählen: Grill, Buffet, Menü oder Brunch, und welche Gerichte der Jahreszeit erwünscht sind.
4. 4Ort beschreiben: drinnen oder draußen, mit Strom, Wasser, Zufahrt und Regen- oder Kälteschutz.
5. 5Entscheiden: Angebote vergleichen, Wetterplan festhalten und die Zahl der Gäste kurz vorher melden.

Wie solche Feste anderswo aussehen, zeigen Beispiele wie die Weihnachtsfeier in Frankfurt, das Grill-Catering in Hamburg und die Firmenfeier in Stuttgart. Für ein Fest am Wasser lohnt der Blick auf das Strand-Catering. Nenne im Freitextfeld dein Budget pro Kopf, das spart in der Hochsaison eine Runde Rückfragen.

07Checkliste und Allergene: Saisonfeste sicher planen

Ob Grillabend im Juli oder Gänsebraten im Dezember: Viele Fragen kehren jedes Jahr wieder. Wer sie vor der Anfrage beantwortet, erhält Angebote mit vergleichbarem Aufbau und kann die Zusage schneller geben, bevor der Termin weg ist. Diese Punkte gehören zu jedem Saisonfest:

• Datum, Uhrzeit und ein Ausweichtermin
• Gästezahl mit Kindern und Begleitpersonen
• Drinnen oder draußen, mit Plan B für Regen oder Kälte
• Servierart und saisonale Wunschgerichte
• Getränke von Bowle bis Glühwein, alkoholfrei inklusive
• Allergien, vegetarische und vegane Gäste
• Aufbau, Personal, Geschirr und Müllentsorgung

Was ein Grillmeister kostet und wie viel Fleisch pro Gast reicht, erklärt der Ratgeber BBQ-Catering: Kosten. Feierst du lieber in kleinem Kreis zu Hause oder im Garten, findest du Ideen beim Gartenparty-Catering und beim Brunch-Catering. Überträgst du diese Liste vollständig ins Formular, sparst du dir Rückfragen, und die Zusage kommt nicht erst, wenn der Wunschtermin längst vergeben ist.