Sektempfang für Hochzeit und Firma.

01Catering für den Sektempfang: Wofür er gedacht ist

Wer Catering für den Sektempfang bucht, kauft weniger ein Getränk als einen Übergang. Zwischen Ankunft und Hauptprogramm entsteht eine Lücke, in der die Gäste stehen, sich begrüßen und etwas in der Hand halten wollen. Ein gefülltes Glas gibt dieser Phase einen Rahmen: niemand steht verloren im Raum, die Stimmung lockert sich, und das Paar, das Geburtstagskind oder die Geschäftsführung gewinnt Zeit für Fotos, Begrüßungen oder den letzten Blick auf die Rede. Gängig ist eine Dauer von einer halben bis einer ganzen Stunde; länger wird es meist nur, wenn danach kein Essen folgt. Typische Gelegenheiten sind:

• Hochzeit: direkt nach Standesamt oder Kirche, während das Fotoshooting läuft; Ideen für den restlichen Tag sammelt die Seite zum Hochzeitscatering.
• Verlobung und Jubiläum: ein kurzer Toast, bevor Reden oder Buffet beginnen.
• Eröffnung und Kundenabend: Begrüßungsglas am Eingang, Gespräche im Stehen, danach Programm.
• Taufe: nach dem Gottesdienst vor der Kirche oder im Gemeindesaal, mit Saft und Wasser für die Kinder.
• Silvester: das eine Glas um Mitternacht, gekühlt und vorbereitet, während draußen das Feuerwerk beginnt.

Was ins Glas kommt, entscheidet über Charakter und Aufwand. Deutscher Sekt, Prosecco, Crémant, Cava oder Champagner unterscheiden sich in Herkunft und Herstellung, beim Ausschank aber kaum: Alle brauchen durchgehende Kühlung, saubere Gläser und jemanden, der rechtzeitig nachschenkt. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, was Gäste ohne Alkohol bekommen. Ein Empfang, bei dem Schwangere, Autofahrer und Kinder nur Leitungswasser in die Hand gedrückt bekommen, wirkt schnell lieblos. Eine gleichwertige Variante im selben Glas gehört deshalb von Anfang an in die Planung. Was es neben dem Sekt noch an mobilen Theken gibt, von Wein bis Kaffee, listet unsere Rubrik Getränke und Bars auf.

02Dringend: Anbieter für den Sektempfang abgesprungen?

Sonntagmittag, die Taufe der kleinen Tochter ist für 11 Uhr angesetzt, danach sollen 45 Gäste vor dem Gemeindehaus mit einem Glas anstoßen, bevor es zum Mittagessen geht. Drei Tage vorher kommt der Anruf vom gebuchten Getränkeservice, das Kühlfahrzeug ist ausgefallen, die Gläser wären nicht rechtzeitig da. Ob Gläser, Kühlung oder Sekt, das alles kurz vor dem Taufsonntag neu zu organisieren ist für unsere Partnerunternehmen kein Problem, solange ihr Kalender den Termin noch hergibt. Damit sie in kurzer Zeit zusagen können, schreib ihnen:

• Wann und wo: Uhrzeit nach dem Gottesdienst, Adresse von Kirche oder Gemeindehaus und wo genau ausgeschenkt werden darf
• Wie viele: die Taufpaten, Großeltern und übrigen Erwachsenen zusammengezählt, die Kinder mit Saft extra
• Was geplant war: Getränke, Häppchen, Gläser und Personal laut dem bisherigen Angebot

03Mengen: Wie viel Sekt, Wasser und Gläser du brauchst

Drei Stellschrauben bestimmen den Bedarf, nämlich Gästezahl, Dauer und ob irgendwann alle gemeinsam das Glas zum Toast heben. Als Faustwert planen viele Gastgeber zwei bis drei Gläser je Gast für einen Empfang von etwa einer halben Stunde. Ein Glas fasst beim Empfang meist rund 0,1 Liter, eine Standardflasche enthält 0,75 Liter; daraus ergeben sich gut sieben Gläser pro Flasche, wenn du ein wenig Schaum und Tropfverlust abziehst. Nicht jeder Gast trinkt Alkohol, die Rechnung unten setzt trotzdem alle an, damit die Reserve stimmt:

Mit den Gläsern selbst verhält es sich anders als mit dem Inhalt. Wer ein Glas abstellt und weiterzieht, greift beim nächsten Tablett zu einem frischen. Rechne deshalb mit rund anderthalb Gläsern pro Gast, bei langen Empfängen im Garten eher mehr. Wasser zählt ebenfalls zum Empfang und nicht erst zum Essen: Stell es von Beginn an in Karaffen oder Flaschen auf die Stehtische, besonders an warmen Tagen. Wie sich der Bedarf über einen ganzen Abend entwickelt, berechnet der Rechner zu den Getränkemengen, und welche Posten im Getränkeangebot auftauchen, zeigt die Übersicht der Getränkekosten.

04Ausstattung, Kühlung, Strom und Wasser vor Ort

Sekt verzeiht Wärme schlecht. Eine Flasche, die eine Stunde in der Sonne auf dem Tisch steht, schäumt beim Öffnen über und schmeckt flach. Ein gutes Ausschankkonzept regelt deshalb zuerst die Kühlung: Kühlschrank oder Kühlanhänger für den Vorrat, Eiswannen oder Weinkühler für die Flaschen, die gerade in Gebrauch sind. Ideal ist ein Getränk, das kalt, aber nicht eiskalt im Glas ankommt, sonst gehen Duft und Frucht verloren. Mit Anbieter und Location lohnt vorab ein Abgleich dieser Punkte:

• Steckdose für Kühlgeräte in der Nähe des Ausschanks, getrennt von Musikanlage oder Kaffeemaschine
• Zugang zu Wasser zum Spülen oder genug Gläser, damit nicht gespült werden muss
• Schatten, Zelt oder Vordach für Tisch und Vorrat
• Stehtische mit Hussen und Ablageflächen für leere Gläser
• Tabletts und Personal für das Anreichen am Eingang
• Anlieferweg und Parkplatz für Kühlfahrzeug und Kisten
• Entsorgung von Leergut, Korken und Eis

Beim Personal reicht für kleine Runden oft eine einzelne Servicekraft, die Gläser vorfüllt und auf einem Tablett an die Gäste bringt. Bei größeren Empfängen teilen sich zwei Kräfte die Aufgaben, die eine füllt am Tisch nach, die andere geht durch die Menge. Was Servicekräfte pro Stunde kosten und wie viele für deine Gästezahl üblich sind, steht bei den Kosten für Servicepersonal. Soll nach dem Empfang am Abend weiter ausgeschenkt werden, ist ein durchgehender Getränkeservice oft einfacher als zwei getrennte Anbieter. Wünschst du gemixte Aperitifs statt reinem Sekt, ergänzt ein Barkeeper den Empfang um eine kleine Karte.

05Alkoholfrei anstoßen und Jugendschutz beachten

Ein Empfang lebt davon, dass alle das Glas heben. Deshalb sollte die alkoholfreie Variante genauso festlich aussehen und nicht in einem Wasserglas daherkommen. Gut funktionieren alkoholfreier Sekt oder Secco, Traubensecco, Holunder- oder Rhabarberschorle mit Kohlensäure und ein Spritz ohne Alkohol mit Bitter-Aperitif. Wichtig ist eine klare Kennzeichnung auf dem Tablett, etwa durch eine Fruchtscheibe oder ein kleines Schild, damit Schwangere und Fahrer nicht raten müssen.

• Alkoholfreier Sekt: am nächsten am Original, für das gemeinsame Anstoßen.
• Secco aus Traube oder Apfel: fruchtiger, beliebt bei Familienfesten.
• Spritz ohne Alkohol: optisch kaum vom Klassiker zu unterscheiden.
• Hausgemachte Limonade: mit Kräutern oder Beeren, auch für Kinder geeignet.

Sind Minderjährige unter den Gästen, kommt das Jugendschutzgesetz ins Spiel. Schaumwein, Wein und Bier, auch mit Saft oder Limo gestreckt, bleiben laut § 9 JuSchG für Unter-16-Jährige tabu, sobald in einer Gaststätte, einer Verkaufsstelle oder sonst öffentlich ausgeschenkt wird. Ist ein Jugendlicher mit einer personensorgeberechtigten Person unterwegs, also meist mit Mutter oder Vater, gilt diese Grenze nicht. Andere alkoholische Getränke sind Kindern und Jugendlichen dagegen ganz verwehrt; ein Spritz mit Bitterlikör oder ein Sekt mit Likör fällt nach dem Wortlaut in diese zweite Gruppe. Sag dem Service, wenn viele Jugendliche erwartet werden, damit am Tablett nachgefragt wird. Weitere Ideen ohne Alkohol bietet die Mocktail-Bar.

06Häppchen, Kosten und Anfrage in 5 Schritten

Sekt auf leeren Magen steigt schnell zu Kopf, deshalb gehört zum Empfang fast immer etwas zu essen. Beliebt sind Häppchen, die sich mit einer Hand essen lassen, weil die andere das Glas hält: Crostini, Gemüsesticks mit Dip, kleine Blätterteigtaschen, Käsewürfel oder Lachsröllchen. Eine Auswahl dafür findest du beim Fingerfood-Catering; wie viele Stücke je Gast sinnvoll sind, ermittelt der Rechner zur Fingerfood-Menge. Fürs Essen kannst du dich an dieser Spanne pro Kopf orientieren:

• Kommen 25 Taufgäste nach dem Gottesdienst zu Häppchen zusammen, kosten die Speisen 25 mal 15 bis 35 €, also 375 bis 875 €.
• Beim sommerlichen Eröffnungsempfang einer Firma mit 70 Personen und reinem Fingerfood ergeben 70 mal 15 bis 35 € zusammen 1.050 bis 2.450 €.
• Folgt auf den Hochzeitsempfang mit Häppchen für 90 Personen noch ein warmes Buffet, addieren sich 15 bis 35 € und 25 bis 45 € je Gast zu 40 bis 80 €, mal 90 sind das 3.600 bis 7.200 €.

Getränke, Gläser, Kühlung und Personal stehen im Angebot meist als eigene Posten, deshalb nennt diese Seite für sie keine Pauschale. Damit die Vorschläge vergleichbar werden, beschreib den Empfang in dieser Reihenfolge:

1. 1Rahmen nennen: worum es geht, an welchem Tag, ab wann und für wie lange angestoßen wird.
2. 2Gäste aufteilen: nach Alter sortiert zählen, also Volljährige, 14- bis 17-Jährige und Jüngere.
3. 3Getränke festlegen: Sekt, Prosecco oder Champagner und mindestens eine Variante ohne Alkohol.
4. 4Ort beschreiben: Saal, Kirchplatz oder Garten, dazu Steckdose, Wasserhahn, Schattenplatz und Zufahrt.
5. 5Extras klären: Häppchen, Stehtische, Gläser, Personal, dann Angebote nebeneinanderlegen.

07Checkliste und Allergene beim Sektempfang

Kurz vor dem Absenden lohnt ein letzter Blick auf die Eckdaten. Diese Punkte gelten unabhängig davon, ob der Empfang 20 oder 200 Gäste hat, und helfen auch dann, wenn Trauzeugen oder Kollegen einen Teil der Organisation übernehmen:

• Anlass, Tag, Startzeit und Länge des Empfangs
• Gästezahl, Minderjährige gesondert gezählt
• Getränk und Gläser pro Gast
• Alkoholfreie Alternative im gleichen Glas
• Kühlung, Strom und Wasser am Ausschank
• Häppchen mit Menge und Ernährungsformen
• Personal, Stehtische und Leihgläser
• Budget sowie Abrechnung: Verbrauch oder Festpreis

Auch am Sekttablett gilt die Allergeninformation, obwohl dort kein Etikett zu sehen ist. Laut Bundesernährungsministerium gehören Schwefeldioxid und Sulfite ab 10 mg je Liter zu den 14 Stoffen, die bei Lebensmitteln anzugeben sind, auch bei unverpackter Ware. Wein und Sekt enthalten häufig Sulfite, für empfindliche Gäste ist das eine relevante Angabe. Bei den Häppchen kommen typischerweise Gluten, Milch, Ei, Fisch oder Nüsse hinzu. Wie solche Pflichtangaben aussehen können, fasst die Verbraucherzentrale zusammen; ein kleines Kärtchen neben dem Tablett oder ein Hinweis der Servicekraft genügt oft. Wer viele vegane Gäste erwartet, findet Anregungen beim veganen Catering.