Getränkeservice und Ausschank für deine Feier.

01Getränkeservice: Vom Kistenlieferdienst bis zur Theke mit Team

Unter dem Wort Getränkeservice versteht jeder Betrieb etwas anderes, und genau daraus entstehen später die meisten Missverständnisse. Für die einen endet der Auftrag, wenn Kisten und Fässer vor der Tür stehen. Andere stellen Theke, Kühlung, Gläser und Personal und kümmern sich vom ersten Glas Sekt bis zum letzten Wasser um alles, was getrunken wird. Bevor du Angebote vergleichst, lohnt es sich daher, die gewünschte Stufe festzulegen:

• Stufe 1, Lieferung: Flaschen, Fässer und Leihkühlschrank kommen am Vortag, das Leergut wird nach der Feier wieder eingesammelt.
• Stufe 2, Ausstattung: zusätzlich Stehtische, Theke, Eiswürfel und gespülte Mehrweggläser in passender Zahl.
• Stufe 3, Ausschank: Profis am Zapfhahn sorgen für volle Gläser, sammeln Leergut ein und wischen zwischendurch den Tresen.
• Stufe 4, Bar-Format: ein eigener Stand mit Konzept, etwa ein Bierwagen mit Zapfhähnen oder ein gemieteter Barkeeper für Longdrinks.

Die richtige Stufe ergibt sich vor allem aus dem Ablauf des Tages, kaum aus dem Geldbeutel. Bei einem Nachmittag mit vierzig Nachbarn reicht oft die Lieferung, weil sich jeder selbst bedient. Ab etwa achtzig Gästen oder bei Festen, auf denen du selbst Reden hältst, tanzt und Gäste begrüßt, solltest du den Ausschank abgeben, sonst stehst du den halben Abend am Kühlschrank. Wer zwischen mehreren Formaten schwankt, findet bei Getränke und Bars alle Varianten nebeneinander, von der Weinprobe bis zum Heißgetränk.

02Dringend: Getränkeservice kurz vor der Feier abgesprungen?

Achtundvierzig Stunden bevor dein Vater im Pfarrsaal seinen Siebzigsten feiert, ruft der Händler an, der Zapfanlage, Kühltheke und zwei Leute für den Ausschank zugesagt hatte: Personalausfall, er kann nicht kommen. Einhundertzwanzig Gäste haben zugesagt, und ohne Fassbier und kalten Sprudel wird aus der Feier ein langer Abend mit warmen Flaschen. Gerade solche Notfälle sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem, denn Betriebe mit freien Zapfanlagen in deiner Nähe sehen die Anfrage und nehmen von sich aus Kontakt mit dir auf. Drei Stichpunkte genügen, um loszulegen:

• Wann und wo: Datum, ab wann das erste Fass laufen soll, und die genaue Adresse samt Zufahrt
• Wie viele: Zahl der Gäste, gern auch geschätzt, und wie viele davon Kinder sind
• Was geplant war: das bisherige Angebot oder eine kurze Notiz wie Fassbier, Weißwein, Softdrinks mit Ausschank

03Wie viel wird getrunken? Liter pro Gast und Stunde

Die Getränkemenge ist die Zahl, an der sich alles andere ausrichtet, von der Größe des Kühlanhängers bis zur Anzahl der Gläser. Der Getränke-Mengenrechner unterscheidet Abendfeier, Hitzetag und Tagung; seine Durchschnittswerte taugen gut als Startpunkt. Gerechnet wird je Gast und Stunde, aufgeteilt nach Getränkegruppen:

Drei Rechnungen zeigen, wie schnell die Liter wachsen. Eine Hochzeit mit 90 Gästen über sieben Stunden kommt im Abendprofil auf 0,59 × 90 × 7 = rund 372 Liter, davon 126 Liter Bier, also knapp 13 Kisten mit Halbliterflaschen, und 63 Liter Wein und Sekt, das sind 84 Flaschen. Beim Firmensommerfest mit 150 Leuten, vier Stunden und über dreißig Grad ergeben sich 0,73 × 150 × 4 = 438 Liter, allein 120 davon Wasser. Eine ganztägige Klausur mit 40 Teilnehmern über sechs Stunden braucht dagegen nur knapp 94 Liter, aber fast 29 Liter Kaffee und Tee.

Die Profile liefern Durchschnittswerte, keine fertige Bestellung. Ein Polterabend mit jungen Gästen verschiebt das Verhältnis Richtung Bier und Longdrinks, ein Empfang am Vormittag Richtung Saft und Kaffee. Damit Essen und Trinken zusammenpassen, kannst du parallel im Mengenrechner fürs Buffet die Portionen schätzen; der Beitrag Wie viel Essen pro Person erklärt, warum lange Abende mehr Nachschub verlangen als kurze.

04Technik am Aufstellort: Kühlung, Strom, Wasser und Platz

Ein kalter Ausschank braucht Infrastruktur, die in Partyräumen, Scheunen oder auf der Wiese nicht selbstverständlich ist. Zapfanlagen mit Durchlaufkühler, Kühlschränke und Eismaschinen laufen über Strom, und mehrere davon an einer einzigen Haushaltssteckdose führen schnell zu einer herausgesprungenen Sicherung. Frag deshalb vorab, welche Anschlüsse der Anbieter erwartet und wie weit der nächste Sicherungskasten vom Tresen entfernt ist. Diese Ausstattung kommt typischerweise ins Spiel:

• Zapfanlage oder Bierwagen mit Kühlung und CO₂-Flasche
• Kühlschränke, Kühlanhänger oder Kühltruhen für Flaschen
• Eiswürfel in Säcken, bei Cocktails deutlich mehr als bei Bier
• Theke oder Tresen mit Ablage für Leergläser
• Gläser je Getränkeart, dazu eine Reserve für Bruch
• Gläserspüle oder Spülmobil mit Wasseranschluss und Abfluss
• Ausreichend Platz für Leergut, Pfandkisten und Müll

Wasser ist der zweite Engpass. Wer Mehrweggläser vor Ort spülen lässt, braucht einen Zulauf und einen Abfluss in Reichweite, sonst müssen Kisten mit schmutzigen Gläsern zum Spülen abtransportiert und deutlich mehr Gläser mitgebracht werden. In einer Scheune als Festort oder bei einer Gartenparty ist das selten eingeplant. Auch der Weg zählt: Volle Fässer sind schwer, und eine Treppe ohne Aufzug kostet beim Aufbau Zeit, die der Anbieter einplanen muss.

05Ausschankrecht und Jugendschutz: Was am Tresen gilt

Sobald Alkohol an Minderjährige gehen könnte, gelten klare Grenzen. Die erste Altersgrenze aus § 9 Jugendschutzgesetz heißt 16: Wer jünger ist, bekommt in Gaststätten, Verkaufsstellen und überall sonst in der Öffentlichkeit weder Bier noch Wein noch Sekt, und das schließt Mischungen wie Radler oder Sektcocktails ein. Hochprozentiges, also auch jeder Longdrink mit Wodka oder Rum, bleibt bis zum achtzehnten Geburtstag tabu. Eine Ausnahme kennt das Gesetz nur für Jugendliche, die mit einer personensorgeberechtigten Person unterwegs sind, und auch dann nur für Bier, Wein und Sekt. In der Praxis betrifft das vor allem diese Feste:

• Abiball und Schulfeste: gemischte Jahrgänge, Geschwister und Gäste unter 16 kommen zusammen, Hinweise dazu gibt es beim Catering für den Abiball.
• Vereins- und Dorffeste: offene Veranstaltungen, bei denen niemand eine Gästeliste führt.
• Jugendweihe, Konfirmation, 18. Geburtstag: das Alter vieler Gäste liegt genau an der Grenze.

Anders liegt der Fall, wenn jeder vorbeikommen kann und Getränke gegen Geld über den Tresen gehen. Das Bundesgesetz sieht in § 12 Gaststättengesetz vor, dass ein Ausschank aus besonderem Anlass vorübergehend gestattet werden kann, auch mit Auflagen. Weil mehrere Bundesländer eigene Regeln erlassen haben, fragst du am besten früh beim Ordnungs- oder Gewerbeamt deiner Gemeinde nach, wer den Antrag stellt. Bei einer privaten Feier mit geladenen Gästen ohne Verkauf stellt sich diese Frage meist nicht; das gilt aber nur als Faustregel, im Zweifel entscheidet die Behörde.

06Alkoholfrei gut versorgt: Mocktails, Kaffee und Allergene im Glas

Auf fast jeder Feier sind Fahrer, Schwangere, Kinder und Menschen, die aus Überzeugung nichts trinken. Für sie reichen Leitungswasser und eine Flasche Cola nicht. Das Bundesgaststättengesetz verlangt in § 6 sogar, dass dort, wo Alkohol ausgeschenkt werden darf, auf Wunsch alkoholfreie Getränke zu haben sind und mindestens eines nicht teurer ist als das billigste alkoholische, gemessen am Literpreis. Auch privat lohnt der Gedanke: Eine eigene alkoholfreie Karte macht niemanden zum Sonderfall. Bewährt haben sich:

• Gemixte Drinks ohne Alkohol: eine Mocktail-Bar mit Gurke, Ingwer, Minze und frischen Säften.
• Alkoholfreies Bier und Radler: am Zapfhahn oder als Flasche gekühlt neben dem normalen Fass.
• Heißgetränke: Cappuccino und Tee von einer mobilen Kaffeebar, ideal nach dem Essen.
• Prickelnder Start: alkoholfreier Sekt oder Holunderschorle beim Sektempfang.

Auch im Glas stecken Allergene. Bier wird aus Gerste gebraut, viele Weine enthalten Sulfite, und im Milchkaffee steckt Milch; das Bundesernährungsministerium zählt glutenhaltiges Getreide, Milch sowie Schwefeldioxid und Sulfite ab 10 mg pro Liter zu den kennzeichnungspflichtigen Stoffen. Bei offen ausgeschenkten Getränken darf die Information schriftlich, elektronisch oder mündlich erfolgen. Für die Kennzeichnung im Allgemeinen lohnt ein Blick zur Verbraucherzentrale, die alle Pflichtangaben auf Etiketten auflistet. Bitte den Anbieter um eine kleine Tafel am Tresen, dann muss niemand die Barkraft ausfragen.

07Getränkeservice anfragen: fünf Schritte und Checkliste

Ein gutes Angebot entsteht aus klaren Vorgaben. Bevor die Anfrage rausgeht, solltest du Ablauf, Sortiment und Abrechnung zumindest grob im Kopf haben. Die Reihenfolge unten hat sich bewährt, weil jede Entscheidung die nächste erleichtert und Rückfragen der Betriebe kürzer ausfallen:

1. 1Zeitfenster festlegen: erste und letzte Ausschankstunde notieren, denn die Dauer treibt Menge und Personal.
2. 2Gäste aufteilen: Volljährige, Teenager und Kinder einzeln aufführen und schätzen, wer mit dem Auto kommt.
3. 3Sortiment wählen: Basis mit Wasser, Schorlen, Bier und Wein, Extras wie Longdrinks, Kaffee oder ein Stand mit Glühwein im Winter.
4. 4Abrechnung entscheiden: feste Pauschale je Gast oder Bezahlung nach tatsächlichem Verbrauch, eventuell gemischt.
5. 5Angebote prüfen: Gläser, Kühlung, Personalstunden, Anfahrt und Leergut Posten für Posten nebeneinanderlegen.

Was der Ausschank am Ende kostet, rechnest du am einfachsten mit dem Getränke-Rechner für deine Gästezahl und Dauer durch. Personal macht oft einen größeren Teil aus, als viele erwarten; wie Stunden kalkuliert werden, zeigt die Seite Servicepersonal: Kosten. Für eine Hochzeitsfeier oder eine Betriebsfeier lohnt es sich, Getränke und Essen in einer Anfrage zu bündeln. Mit einer Rückmeldung kannst du in unter 30 Minuten rechnen. Für die Nachricht an die Betriebe hilft diese Liste:

• Festdatum, erstes und letztes Glas
• Gästezahl, davon Minderjährige
• Sortiment und alkoholfreie Wünsche
• Pauschale oder Verbrauch
• Personal, Theke, Gläser, Kühlung, Eis
• Steckdosen, Wasserhahn und Weg für den Transporter
• Leergut, Rücknahme, Auf- und Abbauzeit