- Hochzeitscatering kostet meist 40–90 € pro Person, Premium-Menüs auch mehr.
- Für Sommertermine 6 bis 9 Monate vorher anfragen.
- Mindestens drei Angebote vergleichen – nach denselben Posten.
Was kostet ein Hochzeitscatering?
Die Kosten hängen vor allem von der Servierart ab. Ein Buffet ist in der Regel günstiger als ein gesetztes Menü, weil weniger Personal gebraucht wird. Dazu kommen Getränke, Service und Equipment.
Wann solltest du buchen?
Gute Caterer sind für Samstage zwischen Mai und September oft ein Jahr im Voraus ausgebucht. Plane für die Anfrage mindestens sechs Monate ein, für Termine in der Hauptsaison eher neun.
Buffet, Menü oder Flying Food?
Ein Buffet lässt Gäste frei wählen und passt zu lockeren Feiern. Ein gesetztes Menü wirkt festlicher und gibt dem Abend einen klaren Ablauf. Flying Food eignet sich für Stehempfänge und kleinere Locations.
Frag nach einem Probeessen. Viele Caterer bieten es bei Hochzeiten ab etwa 50 Gästen an, oft gegen eine Gebühr, die bei Buchung verrechnet wird.
Hochzeitscatering in sechs Schritten planen
Wenn ihr zum ersten Mal ein großes Fest organisiert, hilft eine feste Reihenfolge. So geht ihr vor, ohne euch in Details zu verlieren. Wer außerdem einen Überblick über alle Formate sucht, findet ihn bei Hochzeitscatering im Überblick.
- Gästezahl grob festlegen: Trauzeugen, Familie, Freunde, Kinder. Eine ehrliche Spanne (zum Beispiel 70 bis 90) reicht für die ersten Anfragen.
- Budget pro Person definieren: Rechnet Speisen, Getränke und Service getrennt, damit ihr später sauber vergleichen könnt.
- Location und Termin klären: Küche, Strom, Wasser, Sperrstunde und die Frage, ob ein Hauscaterer vorgeschrieben ist.
- Servierart wählen: Buffet, Menü, Flying Food oder eine Kombination aus Sektempfang, Hauptessen und Mitternachtssnack.
- Anfrage stellen und Angebote vergleichen: Nennt Datum, Gästezahl, Ablauf und Ernährungswünsche, dann bekommt ihr Angebote, die zueinander passen.
- Probeessen und Feinplanung: Menüfolge, Zeitplan, Personal und die verbindliche Gästezahl legt ihr gemeinsam mit dem Caterer fest.
Der Hochzeitstag im Zeitplan: Wann wird was serviert?
Der Zeitplan hängt von Trauung, Fotoshooting und Programm ab. Die Übersicht zeigt einen typischen Nachmittag und Abend; euer Caterer passt ihn an eure Feier an. Wichtig ist, dass Essenszeiten und Reden zusammenpassen, damit nichts kalt wird.
Plant für ein Buffet mit vielen Gästen ein bis zwei Stunden ein, bis alle versorgt sind. Beim Menü verlängert jede Rede zwischen den Gängen den Abend; sprecht das vorher mit dem Service ab.
Getränke und Sektempfang richtig einplanen
Bei Hochzeiten machen Getränke einen großen Teil der Rechnung aus, und hier entstehen die meisten Überraschungen. Entscheidet früh, ob ihr eine Pauschale pro Person oder die Abrechnung nach Verbrauch wollt. Eine Pauschale ist planbar, nach Verbrauch ist sie bei trinkfreudigen Gästen oft teurer, bei Gästen mit wenig Alkohol aber günstiger.
Für den Empfang lohnt sich ein eigener Posten: Ein Sektempfang mit Fingerfood überbrückt die Zeit nach der Trauung und schafft einen ersten Programmpunkt. Wer am Abend mehr Atmosphäre will, kann zusätzlich eine mobile Cocktailbar oder einen Getränkeservice dazubuchen. Welche Summen dafür realistisch sind, zeigt die Seite Getränke Catering Kosten.
- Alkoholfreie Alternativen für Kinder, Schwangere und Fahrer immer mitplanen
- Wasser steht kostenlos und gut sichtbar bereit, nicht nur auf Nachfrage
- Kaffee- und Teestation für den späten Abend einplanen
- Gläser für Sekt, Wein, Longdrinks und Wasser: Gläseranzahl im Angebot prüfen
Location, Küche und Strom: Das klärt ihr vorab
Das Catering funktioniert nur so gut wie die Räume, in denen es stattfindet. Fragt bei der Location nach Küche, Kühlmöglichkeiten, Starkstrom, Wasseranschluss, Zugangswegen und der Frage, wie lange ihr aufbauen dürft. Bei freien Locations wie einer Scheune oder anderen besonderen Orten kommt der Caterer oft mit mobiler Küche und eigener Technik; das ist machbar, braucht aber Platz und Aufbauzeit.
Bei einer klassischen Hochzeitslocation mit Catering mit Hauscaterer prüft ihr, ob externe Anbieter erlaubt sind und ob dafür Gebühren anfallen. Wenn die Location noch nicht feststeht, hilft ein Blick auf die Seite zur Saison und Terminwahl.
- Gibt es einen Kühlraum oder müssen Kühlgeräte mitgeliefert werden?
- Wie weit ist der Weg vom Lieferwagen zum Buffet, und gibt es einen Aufzug?
- Bis wann muss die Location leer sein, und wer räumt Geschirr und Müll ab?
- Gibt es eine Sperrstunde oder Lautstärkeregeln, die den Mitternachtssnack betreffen?
Kinder, vegetarische Gäste und Allergien
Auf fast jeder Hochzeit sitzen Gäste, die nicht alles essen oder dürfen. Sammelt die Wünsche über die Einladung oder die Antwortkarte und gebt die Zahlen gesammelt an den Caterer weiter. Ein einzelnes Alibi-Gericht reicht selten: Fragt nach einem vollwertigen Angebot, etwa über vegetarisches Catering oder veganes Catering.
Bei Allergien zählt Sorgfalt. Gute Caterer kennzeichnen Allergene auf dem Buffet und beantworten Rückfragen sicher; die Hintergründe zur Pflicht findet ihr beim Bundesministerium für Ernährung. Für Kinder lohnt ein eigenes kleines Angebot mit Nudeln, Kartoffeln oder Hähnchen. Als Faustregel zahlen viele Caterer für Kinder reduzierte Preise, das ist aber Verhandlungssache und steht im Angebot.
Kosten senken, ohne am Fest zu sparen
Wenn das Budget knapp wird, ist die Servierart der größte Hebel. Ein Buffet ist meist günstiger als ein Menü, weil weniger Personal nötig ist; wie sich das pro Gast auswirkt, zeigt die Übersicht Buffet Kosten. Bei größeren Feiern lohnt auch ein Blick auf Catering für 100 Personen, denn ab einer bestimmten Menge kalkulieren Caterer anders. Die Details nur für eure Feier rechnet euch der Hochzeitscatering Kosten vor.
Weitere Hebel, die das Fest nicht schlechter machen:
- Termin: Freitage, Sonntage oder Termine außerhalb der Hauptsaison sind oft günstiger als ein Samstag im Hochsommer
- Menge: Orientiert euch an realistischen Portionen, die der Ratgeber Wie viel Essen pro Person zeigt
- Dessert: Eine Torte plus kleines Dessertbuffet reicht oft, statt zusätzlich einen Nachtisch-Gang zu zahlen
- Personal: Prüft den Personalbedarf anhand der Gästezahl, mehr dazu unter Servicepersonal
Checkliste: Das solltest du klären
0 von 6 erledigtHäufige Fragen
Wie viele Servicekräfte brauche ich?
Beim Buffet rechnet man etwa eine Kraft pro 25 Gäste, beim gesetzten Menü eine pro 10 bis 12 Gäste.
Ist Geschirr im Preis enthalten?
Das ist unterschiedlich. Frag gezielt nach Geschirr, Besteck, Gläsern und Reinigung – sonst kommen 3 bis 10 € pro Person dazu.
Kann ich das Catering auch kurzfristig anfragen?
Ja. Für Termine außerhalb der Hauptsaison finden wir oft auch wenige Wochen vorher noch passende Caterer.
Was kostet Hochzeitscatering für 100 Gäste?
Mit einem warmen Buffet (35–60 €) und einer Getränkepauschale (20–40 €) liegt ihr bei 55–100 € pro Person, also bei etwa 5.500–10.000 € für 100 Gäste. Personal und Geschirr kommen je nach Angebot dazu.
Bis wann müssen wir die endgültige Gästezahl melden?
Das legt jeder Caterer im Angebot fest, häufig einige Wochen vor dem Fest. Fragt nach der Frist und danach, wie weit die Zahl danach noch nach unten oder oben geändert werden darf.
Müssen Fotograf, DJ und andere Dienstleister mitessen?
Viele Dienstleister freuen sich über eine Mahlzeit, die sie während ihres Einsatzes essen können. Viele Caterer bieten dafür ein reduziertes Dienstleister-Menü an. Fragt im Angebot danach.
Wie läuft ein Probeessen ab?
Ihr probiert eine Auswahl der Gerichte in kleiner Runde, besprecht Würzung, Portionsgröße und Menüfolge und legt dann gemeinsam fest, was am Hochzeitstag serviert wird. Ob es kostet und ob die Gebühr verrechnet wird, steht im Angebot.
