Catering für die Weihnachtsfeier.

01Catering für die Weihnachtsfeier: Was trägt euren Abend?

Ein Betrieb mit zwölf Leuten feiert anders als ein Werk mit dreihundert Beschäftigten. Bevor du über Gänsebraten nachdenkst, kläre deshalb wo gefeiert wird und wie lange: im eigenen Büro nach Feierabend, in der Kantine, im Restaurant-Nebenraum oder in einer gemieteten Halle. Daraus ergibt sich fast von selbst, welche Variante trägt, denn eine Kantine mit Ausgabetheke verträgt ein Buffet, ein Großraumbüro eher Stehtische und Häppchen. Diese Formate werden für Firmen-Weihnachtsfeiern am häufigsten gebucht:

• Glühwein und Häppchen: kurz und gesellig im Hof oder Foyer, gut für Belegschaften im Schichtbetrieb.
• Weihnachtliches Buffet: Braten, Rotkohl, Fisch und fleischlose Gerichte zur Selbstbedienung, ab etwa 30 Personen praktisch.
• Menü am Tisch: drei oder vier Gänge für kleinere Teams, die gern lange zusammensitzen.
• Food-Stationen: mehrere Inseln mit Suppe, Pasta, Braten und Dessert, damit die Gäste herumgehen.
• Raclette oder Fondue: für Teams bis etwa zwanzig Personen, bei denen gemeinsames Brutzeln das Programm ist.

Wer sich nicht entscheiden kann, kombiniert: ein Empfang mit Glühwein und danach ein warmes Buffet ist der Klassiker für größere Belegschaften. Welche Gerichte auf ein solches Buffet gehören und wie sie stundenlang warm bleiben, steht beim Weihnachtsbuffet. Für kleine Abteilungen mit festem Sitzplan passt das Menü-Catering, und wer einen Koch als Programmpunkt einplant, wird beim Live-Cooking fündig.

02Dringend: Caterer für die Weihnachtsfeier abgesprungen?

Das Vertriebsteam ist am Mittwochabend von der letzten Messe des Jahres zurück, am Freitag soll die Weihnachtsfeier im Showroom steigen. Am Donnerstagmorgen meldet sich der Caterer: Lieferwagen kaputt, Termin geplatzt. Gerade im Dezember passiert so etwas öfter, als man denkt. Für genau diese Adventspannen sind unsere Partnerunternehmen da, denn selbst ein Teamabend übermorgen ist für sie kein Problem, sobald irgendwo in der Region ein Herd frei wird. Wer dringend schreibt, liest die Antwort in unter 30 Minuten und sollte dafür drei Angaben liefern:

• Wann und wo: Feiertag, Startzeit und die Adresse von Showroom, Kantine oder Festsaal
• Wie viele: angemeldete Mitarbeitende inklusive Partnerinnen und Partner
• Was geplant war: die Bestellung beim alten Caterer, etwa Glühweinempfang mit warmem Buffet

Sag in der Anfrage ehrlich, was verhandelbar ist: das Dessert, die Zahl der Hauptgerichte, eine Servicekraft weniger. Wer hier Spielraum lässt, findet schneller eine Küche, die übernimmt. Wenn ihr die Feier ohnehin lockerer gestalten wollt, sind Häppchen vom Fingerfood-Catering eine gute Lösung. Hauptsache, das Team bekommt nach einem langen Messejahr seinen Abend. Leg zur Not schon fest, wer im Haus Geschirr, Tische und Glühweinbecher organisiert, falls die Ersatzküche nur liefern, aber kein Personal schicken kann.

03Was kostet das Catering für die Weihnachtsfeier?

Die Kosten pro Kopf hängen vor allem am Format, weniger an der Branche. Wichtig ist, Speisen, Getränke und Personal getrennt zu betrachten, weil gerade Glühwein, Wein und Bier bei einer Firmenfeier ins Gewicht fallen. Ohne Getränke, Raum und Service liegen die Speisen in diesen Bereichen:

• Steht für 35 Leute aus Lager und Verwaltung ein warmes Buffet bereit, sind 875 bis 1.575 € einzuplanen.
• Häppchen und Glühwein für 120 Beschäftigte im Foyer ergeben für das Essen 1.800 bis 4.200 €.
• Ein Menü für eine Abteilung mit 18 Personen liegt bei 900 bis 1.620 €.
• Ein kaltes Buffet für 70 Leute im Schichtwechsel kommt auf 1.050 bis 1.960 €.

Für Arbeitgeber spielt die steuerliche Grenze eine Rolle. Nach § 19 EStG bleiben Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung bis 110 € je teilnehmender Person lohnsteuerfrei, wenn alle Betriebsangehörigen eingeladen sind, und zwar für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. In die Summe zählen alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, also auch Raum, Musik und Getränke, und der Anteil für mitgebrachte Begleitpersonen wird dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Was das konkret für euer Budget heißt, klärst du am besten mit der Steuerberatung.

04Ablauf und Programm: Reden, Essen, Wichteln

Eine Weihnachtsfeier im Betrieb hat meist einen festen Rahmen: Begrüßung durch die Geschäftsführung, Essen, vielleicht Ehrungen oder ein Jahresrückblick, danach gemütlicher Teil. Damit das Essen nicht kalt wird, während die Rede noch läuft, sollte der Caterer den Ablauf kennen. Ein Abend für 80 Personen in einer Location könnte so getaktet sein:

1. 117:00 Uhr: Anlieferung, Aufbau von Buffet, Stehtischen und Glühweinkessel.
2. 218:30 Uhr: Ankunft der Belegschaft, Glühwein, Punsch und kleine Happen.
3. 319:00 Uhr: Begrüßung und kurzer Rückblick, höchstens eine Viertelstunde.
4. 419:20 Uhr: Eröffnung des warmen Buffets in zwei Reihen, damit keine lange Schlange entsteht.
5. 521:00 Uhr: Dessert, Kaffee und Wichteln oder Tombola, danach Musik.

Im Büro sind die Bedingungen oft anders als in einer Location. Prüfe Steckdosen, Platz für Tische und den Weg vom Parkplatz, bevor der Caterer die Wärmebehälter in den dritten Stock trägt. Für Betriebe mit Schichtdienst kann eine Feier zur Mittagszeit sinnvoll sein, damit auch die Frühschicht teilnimmt. Eine Feier am frühen Nachmittag braucht zudem weniger Alkohol und endet, bevor der Berufsverkehr einsetzt. Wer statt im Winter lieber im Sommer feiert, findet beim Firmenfeier-Catering Formate fürs ganze Jahr.

05Termine im Advent und Vorlauf: Wann buchen?

Die Adventswochen sind die dichteste Zeit des Caterer-Jahres. Freitage und Samstage gehen zuerst weg, danach die Donnerstage. Viele Betriebe weichen deshalb auf einen Wochentag aus oder verlegen die Feier in den Januar als Neujahrsempfang. Wer im Betrieb die Feier organisiert, kann sich grob an diesem Kalender orientieren:

• Große Belegschaft mit Location: im Frühsommer Raum und Küche sichern, spätestens im September.
• Team von 20 bis 60 Personen: bis Ende September anfragen, damit noch Wochenendtermine frei sind.
• Kleine Abteilung im Büro: ein Monat bis sechs Wochen Vorlauf, montags bis mittwochs klappt es häufig noch schneller.
• Feier im Januar: meist entspannt, weil nach den Feiertagen viele Termine wieder frei werden.

Lokale Besonderheiten wie Weihnachtsmärkte, gesperrte Innenstädte oder Termine von Großveranstaltungen beeinflussen Anlieferung und Parkplätze. Darum lohnt sich der Blick auf die Seiten für einzelne Städte, etwa die Weihnachtsfeier in Frankfurt, die Weihnachtsfeier in Dortmund oder die Weihnachtsfeier in Bremen. Dort sind Partner aus der jeweiligen Region gelistet. Gerade in Innenstädten mit Weihnachtsmarkt lohnt die Frage, ob der Lieferwagen nachmittags überhaupt bis vor die Tür fahren darf oder ob ein Ladehof genutzt werden muss.

06Weihnachtsfeier anfragen: Fünf Schritte zum Angebot

Wer die Feier organisiert, hat meist nebenbei noch einen normalen Job. Eine einzige Anfrage, die gleich mehrere Küchen in deiner Region erreicht, spart Telefonate. Hat eine Küche am gewünschten Abend Luft, kommt ihr Vorschlag direkt in dein Postfach. Der Weg dorthin:

1. 1Rahmen klären: Budget pro Kopf mit der Geschäftsführung abstimmen und an die 110-Euro-Grenze denken.
2. 2Termin sichern: Wunschdatum plus zwei Alternativen, Beginn und ungefähre Dauer.
3. 3Teilnehmer zählen: Anmeldungen sammeln, Begleitpersonen und Ernährungswünsche gleich mit abfragen.
4. 4Anfrage senden: Location, Küche vor Ort, Buffet oder Menü, Glühwein und Personalwunsch angeben.
5. 5Auswählen: Angebote nach denselben Posten vergleichen, Speisenfolge festlegen, Zahl final melden.

Für die Firma entstehen dabei weder Gebühren noch Verpflichtungen. Typische Posten auf einer Firmenrechnung, von der Raummiete bis zur Servicestunde, erläutert die Seite zu den Kosten einer Firmenfeier. Für Getränke in größeren Mengen hilft die Übersicht der Getränkemengen pro Gast, und in Großstädten findest du Partner zum Beispiel beim Catering in Düsseldorf.

07Checkliste und Allergene für die Weihnachtsfeier

Zwischen Jahresabschluss, Urlaubsplanung und letzten Projekten rutscht schnell etwas durch. Diese Punkte gehören vor der Bestellung auf den Tisch:

• Lieferzufahrt, Aufzug und Ansprechpartner am Empfang
• Teilnehmerzahl mit Begleitpersonen
• Budget je Person und Abgleich mit der 110-Euro-Grenze
• Getränkeauswahl samt alkoholfreiem Punsch für Fahrer
• Essenswünsche aus der Anmeldeumfrage
• Zeitplan für Begrüßung, Ehrungen und Tombola
• Aufbau, Abbau, Müll und Rückgabe der Leihgeräte

Für Kolleginnen und Kollegen, die rein pflanzlich essen, lohnt ein eigenes Hauptgericht statt nur Beilagen, Ideen dafür liefert das vegane Catering. Sind alle Punkte geklärt, kann die Küche verlässlich planen und einkaufen. Die finale Teilnehmerzahl meldest du in der Regel wenige Tage vor der Feier, und spätere Absagen von Mitarbeitenden solltest du im Angebot berücksichtigen, etwa mit einer kleinen Toleranz bei der Abrechnung.