Was kostet dein Event? Preise & Rechner.

01Catering Kosten verstehen: Was in den Preis einfließt

Wer nach Catering-Preisen sucht, bekommt schnell ein Dutzend verschiedener Zahlen. Das liegt nicht an schlechter Kalkulation, sondern daran, dass die Anbieter Unterschiedliches meinen. Mal sind nur die Speisen gemeint, mal Speisen mit Personal, mal Komplettpakete mit Geschirr und Lieferung. Wer Angebote vergleichen will, muss deshalb zuerst die Posten sortieren: Speisen, Getränke, Service, Equipment, Anfahrt.

Die Rechner auf diesem Portal trennen diese Posten bewusst. Du wählst die Art des Caterings, die Gästezahl und Extras und bekommst eine Spanne, die du als Planungsgrundlage verwenden kannst. Als Richtwerte pro Person gelten laut den Rechnern: Catering 15–90 €, Kaffee 3–25 €, Foodtruck 10–25 €, Cocktailbar 10–45 € und Getränke 5–35 €.

02Welcher Rechner passt zu welcher Frage?

Für die Hauptfrage nach Speisen ist der Catering-Kostenrechner der erste Anlaufpunkt: Er rechnet Fingerfood, Buffet, BBQ und Menü. Wer einen Foodtruck mieten möchte, nutzt den Foodtruck-Rechner, weil dort Mindestumsatz und Standgebühr eine große Rolle spielen. Für den Kaffee am Vormittag gibt es den Kaffee-Rechner, für Getränkepauschalen den Getränke-Rechner und für eine mobile Bar den Cocktailbar-Rechner.

Daneben gibt es Rechner, die nicht den Preis, sondern die Menge klären: Der Mengenrechner zeigt, wie viel Essen pro Gast sinnvoll ist, der Getränkemengen-Rechner ergänzt das bei Getränken, und der Servicepersonal-Rechner hilft bei der Frage, wie viel Personal du brauchst.

• Preisfrage zu Speisen: Catering-Rechner
• Preisfrage zu mobilen Bars: Cocktail- und Kaffee-Rechner
• Mengenfrage zu Essen und Getränken: Mengen- und Getränkemengen-Rechner
• Personalfrage: Servicepersonal-Rechner

03Kosten nach Anlass und Gästezahl

Wer schon weiß, wofür er plant, spart Zeit auf den Themenseiten. Für die Feier im großen Rahmen gibt es die Kosten für Hochzeitscatering, für das Firmenfest die Firmenfeier-Kosten und für die Weihnachtsfeier die Weihnachtsfeier-Kosten. Für kleinere Gruppen bietet der Rechner für 50 Personen einen schnellen Überblick, bei größeren Veranstaltungen lohnt sich der Blick auf das Catering für 100 Personen.

Auch für Details gibt es eigene Seiten: Fingerfood-Preise stehen im Rechner Fingerfood Kosten, die Grillvariante unter BBQ-Kosten. Wer nur eine kleine Feier plant, findet bei Catering für 20 Personen Orientierung.

04In 5 Schritten zum realistischen Budget

1. 1Gästezahl festlegen, auch eine grobe Spanne hilft.
2. 2Servierart wählen und den passenden Richtwert pro Person notieren.
3. 3Extras dazurechnen: Personal, Geschirr, Getränke, Lieferung.
4. 4Mindestumsätze prüfen, vor allem bei Foodtruck und Cocktailbar.
5. 5Anfrage stellen und die Rechnerwerte mit echten Angeboten abgleichen.

05Beispielrechnung: eine Feier mit Essen, Getränken und Kaffee

Ein Beispiel zeigt, wie sich die Posten summieren. Angenommen, du feierst mit 60 Gästen. Du buchst ein warmes Buffet, eine Getränkepauschale mit Bier, Wein und Softdrinks sowie Kaffee mit Kuchen am Nachmittag. Die Werte stammen aus den jeweiligen Rechnern und gelten ohne Mengenrabatt.

06Extras, die im Angebot gern vergessen werden

Viele Überraschungen entstehen nicht beim Essen, sondern bei den Nebenposten. Servicepersonal, Geschirr, Gläser, Tischwäsche, Lieferung und Auf- und Abbau sind typische Aufschlagposten. Beim Catering liegen die Richtwerte laut Rechner bei +5–12 € pro Person für Personal, +3–8 € für Geschirr und Besteck und +60–150 € für Lieferung und Aufbau. Manche Anbieter rechnen Mindestumsätze: Beim Foodtruck liegt er im Rechner bei etwa 800 €, bei der Cocktailbar bei etwa 600 € und beim Kaffee bei etwa 250 €.

Frag deshalb immer, was im Preis enthalten ist, und lass dir die Posten einzeln ausweisen. Worauf du beim Vergleich achten solltest, steht im Ratgeber Catering-Angebote vergleichen.

07Checkliste: Das gehört in deine Kosten-Anfrage

• Anlass, Datum und Uhrzeit
• Gästezahl, gegebenenfalls mit Spanne
• Servierart und gewünschte Küche
• Getränke: Pauschale oder Verbrauch, Bar ja oder nein
• Personal: Anzahl der Servicekräfte und Einsatzzeit
• Geschirr, Gläser, Tischwäsche: Miete oder eigene
• Lieferung, Auf- und Abbau, Ort und Zufahrt
• Budgetrahmen pro Person

08Typische Fehler bei der Kostenplanung

• Nur den Preis pro Person vergleichen und Service oder Geschirr übersehen.
• Ohne Puffer planen: Gästezahlen steigen häufig noch.
• Mindestumsatz einer Bar oder eines Foodtrucks nicht mit der Gästezahl abgleichen.
• Getränke unterschätzen: Sie machen oft einen großen Teil der Gesamtkosten aus.
• Richtwerte mit einem Angebot verwechseln: Der Rechner ersetzt kein verbindliches Angebot.

09Warum Angebote unterschiedlich ausfallen

Zwei Angebote für dieselbe Feier können deutlich auseinanderliegen, ohne dass einer der Anbieter unseriös wäre. Gründe sind unterschiedliche Qualität der Zutaten, ein anderer Personalschlüssel, enthaltenes Geschirr oder ein Mindestumsatz. Auch die Kalkulationsweise ist verschieden: Manche Caterer rechnen alles in den Preis pro Person ein, andere weisen Servicepersonal und Lieferung gesondert aus. Vergleichbar werden Angebote nur, wenn du die Posten nebeneinanderlegst.

Lass dir deshalb ein Angebot nach Positionen erstellen und bitte beide Anbieter, dieselben Annahmen zu verwenden: gleiche Gästezahl, gleiche Dauer, gleiche Leistungen. Dann zeigt sich, wo der Unterschied wirklich liegt, und du kannst gezielt verhandeln.

10Mengenrabatt und Preisstaffeln

Bei größeren Gruppen sinkt der Preis pro Person oft, weil sich Aufbau, Anfahrt und Vorbereitung auf mehr Gäste verteilen. Die Rechner berücksichtigen deshalb einen Mengenrabatt ab 50 Gästen. Ob und wie stark er im Angebot ausfällt, entscheidet jeder Caterer selbst, und er gilt meist nur für die Speisen. Frage ausdrücklich danach, wenn du ab einer bestimmten Gästezahl planst.

11So sparst du, ohne an der Qualität zu sparen

Es gibt sinnvolle Wege, das Budget zu schonen. Ein kaltes Buffet ist günstiger als ein warmes, ein Buffet günstiger als ein Menü, und eine Selbstabholung spart Lieferkosten. Wer Getränke selbst besorgt, spart Aufschläge, muss aber Kühlung und Gläser organisieren. Auch ein flexibler Termin unter der Woche oder am Sonntag senkt oft den Preis, weil die Nachfrage geringer ist.

Spare nicht an Menge und Service. Zu wenig Essen und zu wenig Personal fallen auf, wenn die Gäste warten oder hungrig bleiben. Besser ist es, an der Auswahl zu feilen: lieber weniger Gerichte in guter Qualität als viele durchschnittliche.

12Dringend: Termin steht, Caterer abgesprungen?

Fällt dein Caterer kurzfristig aus, brauchst du schnell ein Angebot, das zum bisherigen Budget passt. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Vom Richtwert zum Angebot

Rechner liefern eine Spanne, Angebote liefern Preise. Wenn du wissen möchtest, wie viel Essen pro Person üblich ist, lies den Artikel Mengen fürs Buffet. Für den Gesamtüberblick der Anlässe hilft die Seite Catering-Anlässe, für die Auswahl der Speiseform die Übersicht der Catering-Arten. Mit der Anfrage erhältst du bis zu drei Angebote geprüfter Caterer aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich.