Business-Catering – zuverlässig geliefert.

01Business Catering im Überblick: Welche Leistungen gibt es?

Unter Business Catering fassen Caterer alle Leistungen für Unternehmen zusammen. Das Spektrum reicht von der einmaligen Lieferung für ein Meeting bis zur Komplettorganisation einer Veranstaltung mit Service, Geschirr und Getränken. Wichtig ist, dass du früh festlegst, ob es um eine regelmäßige Versorgung oder um ein einzelnes Event geht, denn danach richten sich Preise und Konditionen.

Für den Alltag gibt es Catering fürs Büro mit Lunchboxen, Platten und Buffets sowie das Mitarbeiterfrühstück. Besprechungen versorgt das Meeting-Catering, mehrtägige Programme das Tagungs-Catering. Für Feste und Empfänge stehen die Betriebsfeier, das Teamevent und der Kundenempfang bereit.

• Tägliche oder wöchentliche Versorgung: Lunchboxen, Platten, Frühstück
• Termine im Haus: Meeting, Workshop, Kaffeepause, Tagung
• Außentermine: Messe, Eröffnung, Richtfest
• Feiern: Betriebsfeier, Jubiläum, Sommerfest, Weihnachtsfeier

02Business Catering in 5 Schritten

So kommst du als Einkäufer oder Assistenz schnell zu vergleichbaren Angeboten:

1. 1Anlass und Rhythmus klären: einmalig, wöchentlich oder projektbezogen.
2. 2Teilnehmerzahl, Termin, Lieferadresse und Ansprechpartner festhalten.
3. 3Budget pro Person und gewünschtes Format festlegen.
4. 4Anfrage absenden und die Angebote Position für Position gegenüberstellen.
5. 5Bestellprozess, Liefertermine und Rechnung mit dem Caterer abstimmen.

03Was kostet Business Catering pro Person?

Die Preise hängen stark vom Format ab. Meist liegt ein Büro-Lunch bei 10–25 € pro Person, Events und Feiern bei 25–70 €. Viele Anbieter rechnen mit einem Mindestumsatz, der bei kleinen Gruppen den Preis bestimmen kann. Frage deshalb nicht nur nach dem Preis pro Kopf, sondern auch nach Mindestbestellwert, Lieferpauschale und Servicekosten. Mehr Hintergründe liefert die Übersicht Catering Kosten.

04Regelmäßige Bestellungen: Rahmenvertrag und Fixpreis

Wer jede Woche Lunch fürs Team oder regelmäßig Verpflegung für Termine braucht, spart Aufwand mit festen Absprachen. Viele Caterer bieten Pauschalen für wiederkehrende Bestellungen an. Gib in der Anfrage an, wie oft du bestellen möchtest, an welchen Wochentagen und mit welcher Personenzahl. Ein fester Wochentag und ein Fixpreis pro Person machen die Kalkulation einfacher.

Prüfe außerdem, wie Änderungen laufen: Bis wann lassen sich Personenzahlen anpassen, und was gilt bei Krankheit oder Feiertagen? Bei Büro-Lieferungen ist ein fester Ansprechpartner auf beiden Seiten hilfreich, ebenso eine Kontaktmöglichkeit für den Fahrer am Liefertag.

05Diese Fragen solltest du jedem Caterer stellen

Angebote sehen auf den ersten Blick ähnlich aus und unterscheiden sich im Kleingedruckten. Eine kurze Liste hilft, die Unterschiede sichtbar zu machen, bevor du dich festlegst. Notiere die Antworten für jeden Anbieter, dann fällt der Vergleich leichter.

• Ab welchem Bestellwert liefert ihr, und was kostet die Anfahrt?
• Bis wann kann ich die Personenzahl noch ändern?
• Wie kennzeichnet ihr Allergene, und gibt es vegetarische und vegane Gerichte?
• Wer baut auf, wer holt Geschirr und Behälter wieder ab?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner, auch am Liefertag?
• Wie läuft die Abrechnung: Einzelrechnung oder Sammelrechnung?

06Tagungen, Messen und Kaffeepausen

Bei Veranstaltungen mit Programm zählt der Ablauf: Wann beginnt die Pause, und wie schnell kommen alle an Kaffee und Essen? Eine Kaffeepause oder ein Coffee Break lässt sich mit einer mobilen Kaffeebar stilvoll lösen. Auf Messen sorgt das Messe-Catering für Verpflegung am Stand, die schnell und sauber funktioniert.

Eröffnungen und Richtfeste haben ihre eigene Dynamik: Es kommen oft mehr Gäste als angemeldet, und das Wetter spielt mit. Seiten wie Catering zur Eröffnung und Richtfest Catering erklären, worauf Caterer dabei achten.

07Feiern im Unternehmen: Betriebsfeier, Firmenevent und Weihnachtsfeier

Bei Feiern geht es um Stimmung und Wertschätzung. Das Format hängt von der Gruppengröße ab: Buffet und Foodstationen für größere Teams, Menü für Führungskräfte und Ehrengäste. Ideen für den Jahreskreis finden sich bei Firmenfeier Catering, Weihnachtsfeier Catering und Firmenjubiläum Catering.

Steuerlich wichtig: Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr, und die Teilnahme muss grundsätzlich allen Beschäftigten oder einem Betriebsteil offenstehen (siehe § 19 EStG). Details im Einzelfall klärst du mit der Steuerberatung.

08Jahreszeiten und Termine im Unternehmenskalender

Im Unternehmenskalender gibt es Stoßzeiten, in denen Caterer besonders stark gefragt sind: die Wochen vor Weihnachten, Sommerfeste im Juni und Juli sowie Messe- und Tagungstermine im Frühjahr und Herbst. Wer in diesen Zeiträumen feiert, sollte deutlich früher anfragen als für einen ruhigen Termin im Januar oder Februar.

Im Sommer funktionieren leichte, kalte Speisen und Grillformate gut, im Winter sind warme Buffets und Suppen beliebt. Für Termine unter freiem Himmel braucht es einen Wetterplan. Sprich mit dem Caterer darüber, was bei Regen passiert und ob ein Zelt oder ein Ausweichraum eingeplant ist.

Viele Unternehmen möchten außerdem Müll vermeiden. Frage nach Mehrwegbehältern, regionalen und saisonalen Zutaten und danach, was mit übrig gebliebenem Essen geschieht. Eine genaue Personenzahl hilft ebenfalls: Je realistischer die Planung, desto weniger bleibt übrig.

09Rechnung, Allergene und Ernährungsformen

Firmenkunden erhalten in der Regel eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Frage trotzdem nach Zahlungsziel, Rechnungsadresse und der Angabe von Bestellnummern, wenn dein Haus das verlangt. So vermeidest du Rückfragen in der Buchhaltung.

In Teams gibt es fast immer unterschiedliche Ernährungsformen. Bitte um vegetarische, vegane und, falls nötig, Halal-Alternativen und um eine Allergenkennzeichnung. Wie sie bei loser Ware aussehen muss, erklären das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Halte diese Eckdaten bereit, damit der Caterer ohne Rückfrage kalkulieren kann:

• Anzahl der Personen und Termin, einmalig oder regelmäßig
• Lieferadresse, Lieferfenster und Zugang für den Fahrer
• Budget pro Person
• Format: Lunchbox, Platte, Buffet oder Menü
• Service vor Ort, Geschirr und Abholung
• Ernährungsformen und Allergien im Team
• Rechnungsadresse und Ansprechpartner
• Getränke und Kaffee

11Typische Fehler beim Business Catering

Diese Punkte kosten Unternehmen unnötig Zeit und Geld:

• Mindestumsatz und Lieferpauschale erst nach der Bestellung erfahren
• Kurzfristig bestellen, obwohl der Termin gesetzt ist
• Ernährungsformen im Team nicht abfragen
• Keine Ansprechperson für die Anlieferung benennen
• Bei regelmäßigen Bestellungen jedes Mal neu verhandeln, statt einen Fixpreis zu vereinbaren
• Kosten für Personal und Geschirr nicht mit einplanen. Eine Orientierung gibt Servicepersonal

12Dringend: Caterer für Business-Termine abgesprungen?

Fällt der gebuchte Caterer kurz vor einem Termin aus, zum Beispiel vor einer Tagung oder einem Kundenevent, zählt jede Stunde. Auch kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Leistungen für Unternehmen

Neben dem klassischen Catering sind Foodtrucks für Sommerfeste und Messen eine Option, mehr dazu unter Foodtruck Catering Kosten. Wenn du ein Frühstück für das Team planst, hilft Frühstück und Brunch Catering. Alle Anlässe auf einen Blick findest du unter Catering Anlässe.

Mit einer einzigen Anfrage holst du dir bis zu drei Jubiläums-Angebote von Caterern aus deiner Region ein. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts.