Getränke & Bars buchen

01Getränke-Catering im Überblick: Ausschank, Bar oder beides

Bevor es um Gin-Sorten oder Kaffeebohnen geht, lohnt ein Schritt zurück. Jedes Getränkeangebot auf einer Veranstaltung beantwortet zwei Fragen: Wer schenkt ein, und was wird frisch zubereitet? Im einfachsten Fall stellt ein Dienstleister Kisten, Kühlung und Gläser hin, und die Gäste bedienen sich. Am anderen Ende steht eine Theke, an der ein Team jeden Drink einzeln mixt. Dazwischen liegen viele Abstufungen, die sich gut miteinander kombinieren lassen. Die wichtigsten Bausteine, auf die du in Angeboten triffst, sind diese:

• Grundversorgung: Wasser, Softdrinks, Bier und Wein, geliefert und gekühlt, wahlweise mit Personal am Tresen. Alles dazu findest du beim Getränkeservice.
• Hände für deinen Tresen: Getränke oder Theke sind schon da, es fehlen nur Leute, die ausschenken, nachfüllen und abräumen. Wie du solche Fachkräfte findest, steht unter Barkeeper für Feiern.
• Auftakt mit Prickelndem: Ein kurzer Sektempfang bündelt die Ankunft und gibt dem Beginn einen festen Rahmen.
• Zapfhahn auf Rädern: Wo viele Leute draußen feiern, ist ein Bierwagen mit Zapfanlage oft die robusteste Lösung.

In der Praxis mischen die meisten Gastgeber zwei oder drei dieser Bausteine. Eine Tagung startet mit Kaffee, wechselt mittags zu Wasser und Saft und endet am Abend mit Bier und Wein. Eine Hochzeit beginnt mit einem Glas zur Begrüßung, setzt sich mit Wein zum Essen fort und öffnet nachts eine Bar. Entscheidend ist der Tagesablauf, nicht die Liste der Getränke. Wer seinen Zeitplan kennt, sieht schnell, an welchen Stellen eine bediente Theke Sinn ergibt und wo Selbstbedienung genügt. In dieser Reihenfolge ist auch die Übersicht gegliedert: zuerst die Formate, danach Liter und Anschlüsse, anschließend Rechtsfragen und zum Schluss die Anfrage.

02Dringend: Caterer für Getränke und Bar abgesprungen?

Dienstag, 16 Uhr: Morgen früh eröffnet dein Unternehmen den Messestand, für den Abend ist ein Empfang mit 120 Kunden im Foyer der Halle angesetzt, und der Bar-Dienstleister meldet sich krank ab, samt Team und Kühlanhänger. Gerade bei Messen hängt viel am ersten Eindruck, und ein leerer Tresen fällt jedem Besucher auf. Einen Einsatz schon am Folgetag zu übernehmen, ist für unsere Partnerunternehmen kein Problem, und Betriebe mit freiem Team samt Kühltechnik nehmen direkt Kontakt mit dir auf. Drei Stichpunkte genügen, damit am nächsten Morgen ein Ersatzangebot im Postfach liegt:

• Wann und wo: Messetag, Uhrzeit des Empfangs, Halle oder Foyer und die Lieferzufahrt für Aussteller
• Wie viele: die erwarteten Gäste, getrennt nach Standbesuch am Tag und Empfang am Abend
• Was geplant war: das bisherige Angebot oder die Getränkeliste vom Kaffee bis zum Longdrink

03Spezialbars: Welche Theke zu welchem Anlass passt

Neben dem klassischen Ausschank gibt es Bars, die ein bestimmtes Getränk in den Mittelpunkt rücken. Sie sind mehr Programmpunkt als Versorgung und ziehen Gäste an, die sonst am Rand stehen würden. Welche davon passt, hängt weniger vom Budget ab als von der Uhrzeit, der Jahreszeit und dem Publikum. Ein Firmenabend im Spätherbst verlangt nach etwas anderem als ein Gartenfest im Juni. Die folgende Gegenüberstellung hilft bei der ersten Einordnung:

Für den späten Abend mit Musik ist die mobile Cocktailbar der Klassiker, weil sie zur Bühne wird und Wartezeit zur Unterhaltung macht. Gemächlicher geht es an einer Gin-Bar mit Tonic-Auswahl zu, an der Gäste vergleichen und probieren. Wer ein Menü serviert, fährt mit einer mobilen Weinbar oft besser, weil sich Weine auf die Gänge abstimmen lassen. Im Dezember wärmt ein Glühweinstand die Belegschaft vor der Halle oder im Innenhof. Zwei Bars gleichzeitig sind übrigens kein Luxus, wenn sich die Zielgruppen klar trennen, etwa Kaffee für die einen und Cocktails für die anderen.

04Mengen, Kühlung und Technik: So planst du die Ausstattung

Die Litermenge ist das, worüber zuerst gesprochen wird, und gleichzeitig der Punkt, an dem Schätzungen am weitesten auseinandergehen. Der Getränke-Mengenrechner arbeitet mit Werten je Person und Stunde: rund 0,59 Liter an einem Abend, etwa 0,73 Liter bei Hitze und um die 0,39 Liter bei einer Tagung, verteilt auf Wasser, Softdrinks, Bier, Wein und Kaffee. Mit diesen Werten lassen sich drei typische Fälle grob überschlagen:

• Kongresstag mit 80 Personen von neun bis fünfzehn Uhr: 80 × 6 × 0,39 l ergibt gut 187 Liter, davon knapp 106 Liter Wasser und rund 58 Liter Kaffee und Tee.
• Kundenabend, 120 Leute, 19 bis 24 Uhr: 120 × 5 × 0,59 l sind 354 Liter, darunter 120 Liter Bier, also etwa zwölf Kisten, und 60 Liter Wein und Sekt, das entspricht 80 Flaschen à 0,75 l.
• Werksfest im Juli, 200 Gäste, vier Stunden: 200 × 4 × 0,73 l macht 584 Liter, und allein das Wasser schlägt mit 160 Litern zu Buche.

Mit der Menge wächst die Frage, wo das alles kalt wird. Eine Zapfanlage, Kühlschränke, eine Eismaschine oder ein Gläserspülmobil brauchen Strom, die Spülung zusätzlich Frisch- und Abwasser. Wie viele Anschlüsse nötig sind, kann nur der Anbieter anhand seiner Geräte sagen, deshalb gehören die Anschlusswerte schriftlich ins Angebot. Bei Cocktails und Sommerfesten setzt der Rechner zusätzlich ein bis zwei Kilo Eis je Gast an, und das will gelagert werden. Kläre für deinen Aufstellort vor allem diese Punkte:

• Steckdosen und Absicherung in Reichweite der Theke
• Frischwasser und Ablauf für Spüle oder Gläsermobil
• Platz für Tresen, Kühlschränke und gestapeltes Leergut
• Sonnensegel, Pavillon oder Vordach, falls draußen ausgeschenkt wird
• Anfahrtsweg und Halteplatz zum Entladen von Fässern und Eis
• Rücknahme von Leergut und angebrochener Ware

05Jugendschutz, Ausschankrecht und alkoholfreie Optionen

Sobald Alkohol im Spiel ist, gelten Regeln, die viele Gastgeber unterschätzen. Das Jugendschutzgesetz verbietet in Gaststätten, Verkaufsstellen und sonst in der Öffentlichkeit, Bier, Wein und Sekt an unter 16-Jährige abzugeben; alle anderen alkoholischen Getränke, also auch Cocktails mit Spirituosen und Gin Tonic, sind bis 18 tabu. Nur bei Bier, Wein und Sekt macht das Gesetz eine Ausnahme für Jugendliche, die von einer personensorgeberechtigten Person begleitet werden. Bei einem bunt gemischten Publikum hilft es, wenn das Bar-Team weiß, worauf es achten soll:

• Altersgrenzen klären: Wer kontrolliert, und woran erkennt das Personal Minderjährige, etwa an farbigen Bändchen?
• Zuständigkeit festlegen: Der Bar-Anbieter oder du selbst, wer spricht bei Problemen mit Gästen ein Machtwort?
• Ausschankende bestimmen: Uhrzeit, ab der keine Spirituosen mehr ausgegeben werden, und der Übergang zu Kaffee und Wasser.

Eine Erlaubnisfrage stellt sich vor allem dann, wenn Fremde Zugang haben und Getränke gegen Geld über den Tresen gehen. Für Anlässe wie Stadtteilfeste oder öffentliche Vereinsfeste kennt das Gaststättengesetz eine vorübergehende Gestattung, die die Behörde mit Auflagen verbinden kann. Alkoholfreie Getränke dürfen nach dem Bundesgesetz ohne Gaststättenerlaubnis ausgegeben werden, und wo Alkohol verkauft wird, muss mindestens ein alkoholfreies Getränk nicht teurer sein als das günstigste alkoholische. Da manche Länder das Gaststättenrecht inzwischen selbst regeln, lohnt im Zweifel ein kurzer Anruf bei der örtlichen Ordnungsbehörde.

06Kosten einordnen und Getränke in 5 Schritten anfragen

Was Getränke-Catering kostet, lässt sich ohne deinen Ablauf kaum seriös beziffern, denn Dauer, Personal und Sortiment bewegen den Preis stärker als die Flasche selbst. Viele Bars rechnen mit Pauschalen je Gast oder mit einem Mindestumsatz, Getränkeservices oft nach Verbrauch. Für eine erste Schätzung gibt es eigene Rechner: den Getränke-Kostenrechner für Ausschank und Pakete, den Rechner für die Cocktailbar und einen für Kaffee und Barista. Klarer sind die Spannen beim Essen, das neben der Bar gereicht wird: Fingerfood liegt bei 15–35 € pro Kopf, beim Messeempfang mit 120 Gästen also bei 1.800 bis 4.200 €. So baust du die Getränke-Anfrage auf:

1. 1Phasen festhalten: Ankunft, Programm, Essen, späterer Abend, jeweils mit Uhrzeit.
2. 2Format je Phase wählen: Gäste nehmen selbst, Personal schenkt aus, oder eine Bar mixt nach eigener Karte.
3. 3Gäste beschreiben: Anzahl, Anteil Kinder und Jugendliche, voraussichtliche Autofahrer.
4. 4Ort skizzieren: Innen oder außen, Strom, Wasser, Stellfläche, Zufahrt und Kühlmöglichkeiten.
5. 5Abrechnung vergleichen: Pauschale, Verbrauch oder Mindestumsatz, dazu Gläser, Eis, Leergut und Anfahrt.

Wenn zwei Angebote vorliegen, verstecken sich die Unterschiede selten im Literpreis. Viel häufiger geht es um Fragen wie: Beginnt die Personalstunde mit dem Aufbau oder mit dem ersten Getränk? Ist Bruch bei den Gläsern abgedeckt? Wer bezahlt das Eis, das nachgeliefert werden muss? Schreib diese Punkte gleich in deine Anfrage, dann rechnen alle Anbieter mit denselben Annahmen. Weitere Prüffragen für den direkten Vergleich sammelt der Beitrag Catering-Angebote vergleichen.

07Checkliste und Allergene am Getränketresen

Getränke wirken unkompliziert, bis am Veranstaltungstag das Eis fehlt oder die Gläser nicht reichen. Die meisten Pannen entstehen an Schnittstellen, also dort, wo nicht klar ist, ob du oder der Anbieter zuständig ist. Gehe die Liste einmal mit dem Dienstleister durch und lass dir jeden Punkt im Angebot bestätigen:

• Ablauf mit Uhrzeiten und den Phasen mit dem größten Andrang
• Gäste insgesamt, davon Minderjährige getrennt nach Altersstufe, dazu Fahrer
• Gewählte Formate von Ausschank bis Spezialbar samt alkoholfreier Karte
• Anschlüsse, Kühlung, Eis und Stellfläche am Aufstellort
• Gläser oder Mehrwegbecher, Bruch, Spülen und Leergut
• Personal, Ausschankende und Zuständigkeit für den Jugendschutz
• Abrechnungsmodell, Rücknahme und Nachlieferung

Auch an der Bar stecken Allergene in den Gläsern, nur denkt kaum jemand daran. Bier enthält Gerste und damit ein glutenhaltiges Getreide, Wein enthält oft Sulfite, die ab mehr als 10 Milligramm je Liter angegeben werden müssen, und cremige Drinks kommen oft mit Milch oder Sahne. Laut Bundesernährungsministerium müssen solche Angaben auch bei offen ausgeschenkten Getränken verfügbar sein, schriftlich, elektronisch oder auf Nachfrage mündlich. Welche Pflichtangaben Gäste auf Etiketten und Karten erwarten dürfen, erklärt die Verbraucherzentrale. Wie die Getränke zu Buffet, Menü oder Häppchen passen, zeigt der Überblick der Catering-Arten.