Barkeeper buchen.

01Barkeeper buchen: Was der Profi hinter dem Tresen übernimmt

Ein gebuchter Barkeeper ist an deinem Abend Gastgeber, Logistiker und Aufpasser in einer Person. Er stellt die Karte mit dir zusammen, kauft Zutaten, schneidet Limetten vor, füllt Eis nach und behält im Blick, wer an der Theke steht. Für dich bedeutet das: Du musst nicht selbst einschenken und kannst mit deinen Gästen anstoßen, statt Kisten zu schleppen. Angeboten werden meist drei Varianten, die sich im Umfang deutlich unterscheiden:

• Nur Personal: Der Profi arbeitet an deiner Theke mit Getränken, die du selbst besorgst oder die die Location stellt.
• Personal mit Barausstattung: Shaker, Messbecher, Kühlboxen und Werkzeug kommen mit, der Einkauf bleibt bei dir.
• Komplette mobile Bar: Tresen, Zutaten, Eis und Gläser im Paket, abgestimmt auf eine vereinbarte Karte.
• Ergänzende Stationen: Bier, Wein oder Kaffee laufen an eigenen Ausgaben, damit der Cocktailtresen frei bleibt.

Ob Hochzeit oder Hoffest spielt dafür eine kleinere Rolle als Wände, Leitungen und Abfluss. Hat die Location bereits eine eingerichtete Theke mit Spüle, reicht oft das Personal. Steht nur eine leere Halle oder ein Garten zur Verfügung, ist ein Paket wie die mobile Cocktailbar einfacher, weil Technik und Karte aus einer Hand kommen. Geht es dir vor allem darum, dass Wasser, Softdrinks, Bier und Wein zuverlässig an den Tischen ankommen, ist ein klassischer Getränkeservice mit Servicekräften oft passender als ein Mixprofi. Die Grenzen sind fließend, deshalb lohnt es sich, in der Anfrage offen zu beschreiben, was schon vorhanden ist.

02Dringend: Ersatz für den Barkeeper gesucht?

Die Spedition wird vierzig, die Werkhalle ist geräumt, 150 Gäste haben zugesagt, die Festrede ist geschrieben, und am Mittwoch vor dem Jubiläum kommt die Absage: Der gebuchte Barkeeper liegt mit Grippe im Bett, sein Kollege ist am selben Abend auf einer Hochzeit. Jetzt zählt jede Stunde. Für unsere Partnerunternehmen sind eilige Einsätze wie dieser kein Problem, sofern an dem Termin noch jemand frei ist, und die Rückmeldung kommt meist in unter 30 Minuten. Ob eine Vertretung den Abend übernehmen kann, lässt sich mit drei Angaben sehr schnell klären:

• Wann und wo: Datum des Jubiläums, ab wann die Theke besetzt sein soll und die Adresse der Halle.
• Wie viele: Kommen rund 150 Leute? Nenne die Zahl und wie viele davon noch nicht volljährig sind.
• Was geplant war: die abgesprochene Karte oder das alte Angebot, auch wenn es nur als Foto auf dem Handy existiert.

03Mengen an der Bar: Getränke, Eis und Gläser nachgerechnet

Die meisten Engpässe an einer Bar entstehen nicht beim Rezept, sondern beim Nachschub. Unser Getränke-Mengenrechner arbeitet mit 0,5 Litern pro Person und Stunde für alle Getränke zusammen, also Wasser, Saft, Bier, Wein und Cocktails. Beim Eis kalkuliert das Tool für Cocktailabende und Sommerfeste mit 1 bis 2 kg je Kopf. Drei Beispiele zeigen, was dabei herauskommt:

Die Literzahl ist eine Summe über den ganzen Abend, kein Bestellzettel für Cocktails. Ein guter Teil davon ist Wasser, das unabhängig vom Tresen auf den Tischen oder an einer Selbstbedienungsstation stehen sollte. Bei Eis lohnt der Blick auf die Obergrenze, sobald es warm wird oder viele Drinks auf Crushed Ice gebaut sind, denn ein Teil schmilzt in den Kühlboxen, bevor er im Glas ankommt. Schwieriger zu rechnen sind Gläser: Sie hängen davon ab, ob zwischendurch gespült wird und ob Gäste ihr Glas behalten. Frag deshalb, wie viele Gläser pro Gast der Anbieter mitbringt. Welche Posten bei einer Bar sonst noch zusammenkommen, kannst du im Cocktailbar-Rechner durchspielen.

04Equipment, Strom und Wasser: Was der Barstandort braucht

Ein Tresen ist schnell aufgestellt, eine funktionierende Bar nicht. Kühlschränke, Eiswürfelbereiter, Beleuchtung und manchmal eine Gläserspülmaschine ziehen Strom, und zwar über Stunden. Hängt alles an derselben Steckdose wie die Musikanlage, fliegt im falschen Moment die Sicherung. Gerade in Scheunen, Zelten und auf Höfen sind Anschlüsse oft knapp. Mit Vermieter oder Hausmeister gehst du deshalb frühzeitig durch:

• Eigener Stromkreis für Kühlung und Eismaschine, nicht geteilt mit DJ oder Küche
• Wasserhahn in Reichweite oder Kanister mit Frischwasser für Spüle und Handwäsche
• Ebene, tragfähige Fläche für Tresen und Kühlgeräte, bei Rasen mit Unterlage
• Kurzer Weg vom Lieferfahrzeug zur Bar, möglichst ohne Treppen
• Dach oder Pavillon gegen Sonne und Regen, wenn der Tresen draußen steht
• Abstellecke für leere Kisten, Flaschen und Müllsäcke außer Sichtweite

Wer in einer Halle ohne Küche feiert, hat oft gar keinen Wasseranschluss in der Nähe. Dann bringt der Barbetrieb Kanister und Auffangbehälter mit oder baut die Bar so, dass mit Wechselgläsern statt mit Spülen gearbeitet wird. Bei Festen in der Scheune kommen Staub und Kälte dazu, im Sommer auf der Gartenparty eher Wespen und direkte Sonne auf den Kühlboxen. Ein erfahrener Profi spricht das von sich aus an.

05Altersgrenzen, Gestattung und Ausschankregeln

Feiern Azubis, Abiturientinnen oder Nichten und Neffen mit, steht der Barkeeper vor einer Altersfrage. Nach § 9 Jugendschutzgesetz gelten in Gaststätten und in der Öffentlichkeit feste Altersgrenzen, und ein Barkeeper, der gewerblich ausschenkt, muss sie kennen. Hinter der Theke ergibt das vier Gruppen:

• Unter 16: kein Alkohol, auch kein Radler, keine Weinschorle und kein Glas Sekt zum Anstoßen.
• 16 und 17: Bier, Wein und Sekt sowie Mischungen daraus sind erlaubt, Spirituosen nicht.
• Volljährige bekommen jeden Drink der Karte, vom Negroni bis zum Cuba Libre.
• In Begleitung der Eltern: Die 16er-Grenze für Bier, Wein und Sekt fällt weg, bei Spirituosen bleibt es bei 18.

Ob du darüber hinaus eine Erlaubnis brauchst, hängt davon ab, wer Zutritt hat. Das Gaststättengesetz greift, wenn ein Ausschank jedermann oder bestimmten Personenkreisen zugänglich ist, eine geschlossene Familienfeier mit Einladung fällt in der Regel nicht darunter. Anders sieht es beim offenen Hoffest, beim Vereinsfest mit Laufkundschaft oder bei einer Party mit Ticketverkauf aus. Hier kann eine vorübergehende Gestattung nach § 12 Gaststättengesetz nötig sein, je nach Bundesland gelten eigene Landesgesetze. Ansprechpartner sitzen in der Regel im Rathaus, beim Ordnungsamt oder in der Gewerbeabteilung. Wird dort gegen Bezahlung ausgeschenkt, gilt außerdem § 6 GastG: Mindestens eine Limo, Schorle oder ein Wasser muss im Literpreis günstiger oder gleich teuer sein wie der billigste Alkohol.

06Alkoholfreie Drinks und die passende Karte zum Anlass

Autofahrer, Schwangere, Jugendliche, Gäste, die aus Überzeugung verzichten: Auf fast jeder Feier trinkt ein Teil der Runde keinen Alkohol. Eine durchdachte alkoholfreie Karte ist deshalb kein Zugeständnis, sondern Gastfreundschaft. Mocktails aus frischen Säften, Kräutern, Tonic und Sirup lassen sich zudem gut vorbereiten und gehen schnell über den Tresen. Je nach Anlass verschiebt sich, was an der Bar gefragt ist:

• Hochzeit: Aperitif zum Empfang, später Longdrinks bis in die Nacht und ein alkoholfreier Signature Drink des Paares.
• Firmenfeier: kurze Karte mit drei bis vier Drinks, damit sich an der Theke keine Schlange bildet.
• Sommerfest: leichte, spritzige Getränke, viel Eis, große Mengen Wasser und Schorlen.
• Silvester: Sekt zum Jahreswechsel, davor eine Bar, die auch um 23 Uhr noch Nachschub hat.

Wer ganz ohne Alkohol feiern möchte, etwa beim Schulfest oder einer Feier am Vormittag, bucht die reine Mocktail-Bar. Wer den Abend mit einem Glas zur Begrüßung eröffnet, kombiniert die Bar mit einem Sektempfang. Liebhaber einzelner Getränke finden mit der Gin-Bar oder der Weinbar eine schlankere Spezialität, und bei vielen Biertrinkern entlastet ein Bierwagen den Cocktailtresen spürbar. Hinweise zu Essen, Ablauf und Gästezahlen für die großen Anlässe findest du beim Hochzeitscatering und auf der Seite zur Betriebsfeier.

07Barkeeper anfragen: So kommt deine Bar ins Angebot

1. 1Zeitfenster festlegen: Von wann bis wann soll ausgeschenkt werden, und wann beginnt der Aufbau?
2. 2Gäste aufschlüsseln: Notiere Volljährige, 16- und 17-Jährige sowie Kinder als drei eigene Zahlen.
3. 3Umfang wählen: nur Personal, Personal mit Ausstattung oder komplette Bar mit Karte.
4. 4Ort beschreiben: Halle, Garten oder Saal, dazu Steckdosen, Wasserhahn, Anfahrt und ob es schon eine Theke gibt.
5. 5Angebote vergleichen: Karte, Stunden, Zahl der Barkeeper, Eis, Gläser und Verlängerung nebeneinanderlegen.

Je genauer diese Punkte in der Anfrage stehen, desto eher vergleichst du am Ende gleiche Leistungen statt unterschiedlicher Annahmen. Rückmeldungen der Partner treffen meist in unter 30 Minuten ein, oft noch bevor du die Gästeliste fertig sortiert hast. Wie du Angebote Punkt für Punkt prüfst, von der Verlängerungsstunde bis zum Glasbruch, erklärt der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen. Ein letzter Blick auf diese Punkte, dann kann die Anfrage raus:

• Uhrzeit des ersten Ausschanks und der letzten Runde
• Gästezahl nach Altersgruppen
• Wunschdrinks und mindestens zwei alkoholfreie Kreationen
• Freie Steckdosen und ein Wasseranschluss nahe der Bar
• Wer Gläser, Eis und Kühlung stellt
• Aufgaben neben dem Tresen: Spülen, Abräumen, Nachschub
• Wer Nüsse, Laktose oder Gluten nicht verträgt