Catering für die Vereinsfeier.

01Catering für die Vereinsfeier: Wenn das Ehrenamt einmal Pause hat

In den meisten Vereinen stehen bei Festen dieselben Leute hinter dem Grill, an der Kasse und am Spülbecken. Ein Catering für die Vereinsfeier verteilt diese Last neu: Die Küche liefert Essen, auf Wunsch auch Personal und Geschirr, und die Aktiven können sich um Gäste, Ehrungen und Programm kümmern. Das lohnt sich für Vereine jeder Größe, vom kleinen Kegelclub bis zum Sportverein mit mehreren Hundert Mitgliedern. Typische Anlässe sind:

• Sommerfest und Vereinsjubiläum: oft mit Familien, Kindern und Gästen aus dem Ort, häufig im Freien.
• Jahreshauptversammlung: ein kleiner Imbiss vor oder nach der Sitzung, damit niemand hungrig abstimmt.
• Meister- oder Saisonabschlussfeier: ausgelassen, mit Grill, Buffet und Getränkeausschank.
• Weihnachtsfeier und Ehrungsabend: gesetzter, gern mit warmem Buffet oder Menü.

Bezahlt wird meist aus der Vereinskasse, manchmal mit einem Eigenanteil der Mitglieder oder Spenden. Ein klares Budget hilft dem Caterer bei der Planung: Stehen 15 € pro Kopf zur Verfügung, sieht das Angebot anders aus als bei 40 €. Bei großen Sommerfesten passt die Seite Sommerfest-Catering gut als Ideengeber, und wer das Jubiläum mit Festakt und Gästen aus der Gemeinde feiert, schaut beim Jubiläums-Catering vorbei.

02Dringend: Caterer für die Vereinsfeier abgesprungen?

Der Sportverein feiert sein Sommerfest an einem Samstag im Mai, an dem in der Gegend auch etliche Jugendweihen stattfinden. Der gebuchte Partyservice hat sich übernommen und sagt zehn Tage vorher ab, die Plakate hängen längst. Ein Vereinsfest mit kurzer Frist zu übernehmen, ist für unsere Partnerunternehmen kein Problem, auch wenn Hüpfburg und Bierzeltgarnituren schon bestellt sind. Ein Caterer, der an dem Samstag noch Luft hat, ruft dann selbst beim Verein an, sobald du uns diese drei Dinge mitteilst:

• Wann und wo: Datum, Beginn und Ende des Festes, Adresse von Vereinsheim, Sportplatz oder Halle
• Wie viele: erwartete Zahl von Mitgliedern und Gästen, gern mit Spanne
• Was geplant war: die Bestellung des alten Betriebs, zum Beispiel 300 Bratwürste, Nackensteaks, drei Salate und Brötchen

Schreib zusätzlich, was auf dem Gelände an Technik vorhanden ist: Gibt es eine Vereinsküche mit Kühlraum, Starkstrom für Fritteusen und Platz für einen Grillwagen? Je genauer die Ersatzküche das weiß, desto schneller kann sie planen, und der Festausschuss muss am Tag selbst nicht improvisieren.

03Grill, Buffet oder Eintopf: Was zu welcher Vereinsfeier passt

Die passende Servierform richtet sich nach Ort, Wetter und Stimmung. Draußen auf dem Sportplatz ist der Grill kaum zu schlagen, im Saal wirkt ein warmes Buffet festlicher, und bei der Versammlung reicht ein belegtes Brötchen. Bei vielen Gästen sind mehrere Ausgabestellen sinnvoll, damit sich keine langen Schlangen bilden. Vom Kegelclub bis zum Schützenverein greifen Festausschüsse besonders oft zu diesen vier Varianten:

• Grillstation: Bratwurst, Steaks, Gemüsespieße und Salate, frisch vom Rost; wie Grillmeister und Station gebucht werden, erklärt das BBQ- und Grill-Catering.
• Spanferkel: ein Klassiker für Jubiläen und Dorffeste, Details auf der Seite zum Spanferkel-Catering.
• Warmes Buffet: Braten, Gulasch, Kartoffeln und Gemüse für die Weihnachtsfeier oder den Ehrungsabend.
• Eintopf und Suppe: unkompliziert für Herbstwanderungen, Arbeitseinsätze oder die Versammlung im Winter.

Zum Essen gehört bei Vereinsfesten fast immer ein Getränkeausschank. Ein Bierwagen mit Zapfanlage spart den Aufbau einer eigenen Theke, ein Getränkeservice bringt Personal, Gläser und Kühlung gleich mit. Motto-Feste wie ein Oktoberfest im Vereinsheim oder ein gemeinsames Public Viewing für das große Spiel lassen sich ebenfalls mit Caterer organisieren. Vergiss das Kuchenbuffet am Nachmittag nicht, gerade bei Familienfesten mit Kindern.

04Was kostet Catering für die Vereinsfeier? Richtwerte und Beispiele

Für den Kassenwart zählt am Ende der Preis pro Kopf. Er hängt von der Servierform ab und davon, wie viel Personal der Caterer stellen muss. Holen sich die Mitglieder ihre Wurst selbst am Rost, bleibt der Betrag deutlich unter dem eines Abends, an dem Kellner drei Gänge servieren. Nur für die Speisen, also ohne Fass und Bedienung, kannst du mit diesen Bandbreiten je Teilnehmer rechnen:

• Stehen beim Sommerfest des Fußballvereins 120 Personen am Grill an, gehen für Würstchen, Spieße und Salatschüsseln 3.000 bis 6.000 € aus der Kasse.
• Zur Jahreshauptversammlung mit 45 Mitgliedern genügt ein kaltes Buffet für 675 bis 1.260 €.
• Beim 50-jährigen Jubiläum mit 80 Gästen und warmem Buffet im Saal rechnet der Verein mit 2.000 bis 3.600 €.
• Ein Ehrungsabend mit Menü für 30 langjährige Mitglieder und Gäste liegt bei 1.500 bis 2.700 €.

Das Fassbier, die Leute an der Theke, ein Festzelt, Teller und die Fahrt zum Sportplatz rechnen Caterer meist als eigene Posten ab. Wie viel Bier, Wasser und Limo du für dein Fest brauchst, zeigt die Seite Getränkemengen, und was Servicekräfte kosten, steht bei den Kosten fürs Servicepersonal. Eine Beispielrechnung für eine große Runde findest du unter Catering für 100 Personen, die Werte zum Grillen unter BBQ-Kosten.

05Ausschank, Gestattung und Vereinskasse: Was Vereine beachten sollten

Sobald ein Fest öffentlich ist und der Verein selbst Alkohol verkauft, kommt das Gaststättenrecht ins Spiel. Nach § 12 Gaststättengesetz kann der Betrieb einer Gaststätte aus besonderem Anlass vorübergehend gestattet werden; mehrere Bundesländer haben dafür inzwischen eigene Gaststättengesetze. Zuständig ist in der Regel die Gemeinde, und laut Merkblättern vieler Gemeinden sollte der Antrag rund zwei Wochen vor dem Fest dort liegen. Daraus ergeben sich für Vorstand und Küche ein paar Fragen, die früh geklärt sein sollten:

• Wer schenkt aus? Übernimmt der Caterer den Verkauf, braucht er die nötige Erlaubnis; verkauft der Verein, beantragt er die Gestattung.
• Interne Feier: Bei einem geschlossenen Mitgliederabend ohne Verkauf an die Öffentlichkeit stellt sich die Frage meist anders, im Zweifel bei der Gemeinde nachfragen.
• Hygiene: Helfer, die selbst Speisen ausgeben, sollten die Regeln für den Umgang mit Lebensmitteln kennen; viele Vereine überlassen die Ausgabe deshalb dem Caterer.
• Jugendschutz: Wer Alkohol ausschenkt, muss das Alter der Gäste im Blick behalten, vor allem bei Familienfesten.

Auch steuerlich lohnt ein Blick. Verkauft ein gemeinnütziger Verein beim Fest Essen und Getränke, gilt das in der Regel als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Nach § 64 Abs. 3 der Abgabenordnung bleiben solche Einnahmen von Körperschaft- und Gewerbesteuer frei, solange sie insgesamt 50.000 € im Jahr nicht übersteigen. Ob und wie das für euren Verein greift, klärt der Kassenwart am besten mit dem Steuerbüro oder dem Finanzamt.

06Catering für die Vereinsfeier anfragen: In fünf Schritten

Statt im Vorstand fünf Caterer aufzuteilen und Angebote einzusammeln, beschreibst du das Vereinsfest einmal im Formular. Küchen aus deinem Landkreis bekommen die Eckdaten von uns, und wer den Termin stemmen kann, nimmt selbst Kontakt zum Verein auf. Mit etwas Glück hält der Vorstand die erste Antwort in unter 30 Minuten in den Händen. Für den Vorlauf gilt: Sommerfeste und Jubiläen drei bis sechs Monate vorher, die Weihnachtsfeier spätestens im Herbst, die Versammlung mit Imbiss zwei bis drei Wochen vorher.

1. 1Beschluss fassen: Datum, Budget pro Kopf und Ansprechpartner im Vorstand festlegen.
2. 2Teilnehmer schätzen: Mitglieder, Familien und Gäste, bei offenen Festen eine realistische Spanne.
3. 3Form wählen: Grill, Buffet, Spanferkel, Eintopf oder Menü, dazu Getränke und Kuchen.
4. 4Gelände beschreiben: Vereinsheim, Halle oder Sportplatz, mit Küche, Strom, Wasser und Zufahrt.
5. 5Auswählen: Angebote vergleichen, im Vorstand abstimmen und die finale Teilnehmerzahl rechtzeitig melden.

Ob dein Verein in Dortmund, in Nürnberg oder in einem Dorf ohne eigene Seite zu Hause ist: maßgeblich ist die Adresse des Festes, denn danach wählen wir die Betriebe aus. Wie ein Grillangebot mit Ortsbezug aussieht, zeigt etwa das Grill-Catering in Hannover. Alle Orte findest du unter Städte von A bis Z, weitere Feiern unter Catering-Anlässe, und wer neben dem Verein auch im Job ein Fest organisiert, findet Ideen bei der Betriebsfeier.

07Checkliste und Allergene für das Vereinsfest

Damit beim Fest nichts fehlt, sollte der Festausschuss diese Punkte vorab klären. Mit diesen Angaben kann jede Küche sauber kalkulieren, und die Angebote verschiedener Caterer werden direkt vergleichbar:

• Datum, Uhrzeit, Ausweichtermin bei Regen
• Teilnehmer: Mitglieder, Familien, Gäste
• Gelände: Küche, Strom, Wasser, Zufahrt
• Grill, Buffet, Spanferkel oder Menü
• Getränke: Ausschank durch Verein oder Caterer
• Zelt, Tische, Bänke, Geschirr
• Allergien, vegetarische und vegane Gäste

Wie viel Grillgut pro Gast reicht und wo die größten Kostenfaktoren liegen, erklärt der Beitrag BBQ-Catering: Kosten. Mengen für jede Teilnehmerzahl berechnet der Mengenrechner, und weitere Antworten sammelt unser Ratgeber. Feiert ihr auf dem Bauernhof eines Mitglieds, passen viele Ideen vom Hoffest. So wird aus dem Vereinsfest eine Feier, die allen in Erinnerung bleibt.