Catering für Tagungen und Seminare.

01Tagungscatering: Pausen, Mittag und Getränke im Zeitplan

Bei einer Tagung ist das Essen Teil des Programms. Standard ist eine Kaffeepause am Vormittag, ein Mittagessen und eine Pause am Nachmittag, dazu Getränke über den ganzen Tag. Entscheidend ist, dass die Pausen reibungslos laufen: Speisen und Getränke müssen bereitstehen, bevor die Teilnehmer aus dem Saal kommen, und der Raum muss nach der Pause wieder frei sein.

Leichte Speisen halten Teilnehmer fit. Zu schwere Mittagessen führen zum Nachmittagstief, während Salate, Suppen und kleine Hauptgerichte besser funktionieren. Für das Mittagessen eignet sich ein Buffet, das sich schnell abarbeiten lässt, oder ein einfaches Gericht an Stationen. Die Pausenformate stehen auf der Seite Kaffeepause und Coffee Break.

• Ankommen: Kaffee, Wasser, ein kleiner Snack
• Vormittagspause: Kaffee, Tee, Gebäck oder Obst
• Mittagessen: Buffet oder Menü, möglichst in 45 bis 60 Minuten
• Nachmittagspause: Kaffee, Süßes und etwas Herzhaftes
• Abendprogramm: Empfang oder gemeinsames Essen

02Tagungscatering in 5 Schritten

Mit diesem Ablauf legst du die Verpflegung sauber fest:

1. 1Teilnehmerzahl, Tage und Tagesprogramm festhalten.
2. 2Pausenzeiten und Mittagszeit festlegen und mit dem Veranstaltungsort abstimmen.
3. 3Budget pro Person definieren, am besten als Tagespauschale.
4. 4Anfrage stellen und Angebote mit Pauschalpreis vergleichen.
5. 5Ernährungswünsche abfragen, Menü abstimmen und die endgültige Zahl melden.

03Was kostet Tagungscatering pro Person?

Meist liegt die Tagespauschale bei 25–50 € pro Person mit Kaffeepausen, Mittagessen und Getränken. Die Preise hängen von Dauer und Teilnehmerzahl ab. Ab etwa 50 Teilnehmern sinkt der Preis pro Person spürbar, bei kleineren Runden verlangen manche Anbieter einen Mindestumsatz. Einen Überblick über Preisbestandteile gibt die Seite Catering Kosten.

04Tagespauschale oder Einzelabrechnung?

Eine Tagespauschale bündelt Kaffeepausen, Mittagessen und Getränke zu einem festen Preis pro Person. Das ist übersichtlich und vermeidet Überraschungen. Frage, wie viele Pausen enthalten sind, ob Getränke unbegrenzt oder begrenzt sind und ob der Preis auch gilt, wenn weniger Teilnehmer erscheinen.

Die Einzelabrechnung lohnt sich, wenn nur ein Teil der Verpflegung gebucht wird, etwa nur Mittagessen oder nur Kaffeepausen. Bitte um ein Angebot mit allen Pausen und Mahlzeiten als ein Pauschalpreis pro Person, und lass dir zusätzlich die Einzelpreise nennen.

05Mehrtägige Tagungen und Abendprogramm

Dauert eine Tagung mehrere Tage, solltest du die Verpflegung als Ganzes planen. Wiederholungen beim Mittagessen fallen schnell auf, deshalb sollte der Caterer für jeden Tag ein anderes Angebot vorsehen. Frage nach einem Wochenplan mit Alternativen für vegetarische und vegane Gäste und nach einem Konzept für das Abendessen.

Das Abendprogramm kann ein gemeinsames Essen im Saal sein oder ein lockerer Empfang mit Getränken und kleinen Speisen. Bei Tagungen mit externen Referenten zahlt sich eine gute Betreuung aus: Ein Ansprechpartner des Caterers, der auch am zweiten und dritten Tag erreichbar ist, entlastet das Organisationsteam erheblich.

06Raum, Küche und Technik prüfen

Bevor der Caterer plant, braucht er Informationen zum Veranstaltungsort: Gibt es eine Küche oder Regenerierfläche, Strom und Wasser, einen Lastenaufzug und einen Bereich für Buffet oder Getränke? In Tagungshotels und Seminarhäusern gelten oft Regeln zum externen Catering. Frage vorab, ob ein Hauscaterer vorgeschrieben ist oder Gebühren anfallen.

Plane die Wege: Wie viele Teilnehmer gehen gleichzeitig in die Pause, und wo bilden sich Warteschlangen? Mehrere Ausgabestellen und eine mobile Kaffeebar entzerren den Ansturm. Für größere Gruppen kann zusätzliches Servicepersonal die Pausen deutlich beschleunigen, mehr dazu unter Servicepersonal.

07Mengenrabatt, Mindestumsatz und Stornoregeln

Ab etwa 50 Teilnehmern sinkt der Preis pro Person spürbar, weil Aufbau und Personal besser ausgelastet werden. Bei kleineren Runden verlangen manche Anbieter einen Mindestumsatz, der den Preis pro Kopf anhebt. Frage deshalb in der Anfrage, ab welcher Teilnehmerzahl Rabatte gelten und wie sich der Preis verändert, wenn kurz vorher weniger Personen kommen.

Auch Stornoregeln gehören ins Angebot: Bis wann kannst du die Teilnehmerzahl reduzieren, und ab wann wird der volle Preis fällig? Lass dir diese Fristen schriftlich bestätigen, vor allem bei Tagungen mit Anmeldung, bei denen die Zahlen bis zuletzt schwanken.

08Ernährung, Allergene und Gäste mit besonderen Wünschen

Bei Tagungen kommen oft Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und Kulturen zusammen. Frage mit der Anmeldung nach Allergien, vegetarischer, veganer oder Halal-Ernährung und leite die Zahlen an den Caterer weiter. Allergene müssen auch bei loser Ware angegeben werden; was gilt, erklären das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale.

Gute Caterer bieten pro Mahlzeit vegetarische und vegane Alternativen an. Bei mehrtägigen Tagungen sollten Gerichte nicht wiederholt werden. Mehr Optionen findest du bei vegetarischem Catering und Halal Catering.

09Messe, Konferenz und Seminar: Unterschiede in der Verpflegung

Ein Seminar mit 20 Teilnehmern braucht anderes Catering als ein Kongress mit mehreren Hundert Gästen. Bei kleinen Gruppen ist ein Buffet im Seminarraum üblich, bei großen Konferenzen werden Stationen verteilt. Bei Messen wiederum steht die Verpflegung am Stand im Mittelpunkt; dafür gibt es das Messe-Catering.

Kleinere Treffen im Haus lassen sich über das Meeting-Catering abdecken. Wer Mengen abschätzen möchte, findet im Ratgeber Wie viel Essen pro Person? Mengen fürs Buffet Faustregeln.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du belastbare Angebote:

• Teilnehmerzahl, Datum und Dauer
• Kaffeepausen, Mittag und gegebenenfalls Abend
• Raum, Küche und Strom prüfen
• Ernährungsformen und Allergien
• Abrechnung als Tagespauschale
• Aufbau, Service und Abräumen
• Getränke: Wasser, Kaffee, Softgetränke
• Zeitplan der Pausen

11Typische Fehler bei der Tagungsverpflegung

Diese Punkte führen bei Tagungen oft zu Ärger:

• Pausen zu kurz planen, sodass Warteschlangen entstehen
• Kein Konzept für Getränke am Nachmittag
• Schwere Mittagsgerichte, die müde machen
• Das Küchenangebot der Location nicht vorab prüfen
• Teilnehmerzahlen zu spät oder ungenau melden
• Nur den Preis vergleichen, nicht den Umfang der Pauschale

12Dringend: Caterer für die Tagung abgesprungen?

Fällt der Caterer kurz vor der Tagung aus, steht der gesamte Zeitplan auf dem Spiel. Auch kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Business-Anlässe und Leistungen

Neben der Tagung gibt es weitere Anlässe im Betrieb: Besprechungen im Haus, Feiern und Kundenevents. Einen Überblick liefert Business Catering. Gehört ein Abendprogramm zur Tagung, helfen Live Cooking und Foodstationen oder ein Flying Buffet.

Mit der Anfrage unten holst du bis zu drei Angebote für deine Tagung ein, kostenlos und unverbindlich.