Catering für die Kaffeepause.

01Was gehört zur Kaffeepause beim Catering?

Eine Kaffeepause besteht aus mehr als einer Thermoskanne. Zum Standard gehören Kaffee, Tee und Wasser, dazu Milch, Zucker und eine pflanzliche Alternative. Als Beigabe kommen Gebäck, Kekse, Obst oder kleine belegte Snacks infrage. Auf Wunsch erweitert der Caterer um Sirups, Säfte, Smoothies oder eine Barista-Station. Welche Variante passt, hängt von der Länge der Veranstaltung und vom Anlass ab: Für ein kurzes Meeting genügt eine einfache Station, bei einer ganztägigen Tagung plant man mehrere Pausen mit wechselndem Angebot.

Wer stilvoller bewirten will, setzt auf eine mobile Kaffeebar, die vor Ort frisch zubereitet. Am Morgen kann die Pause auch mit einem Frühstück kombiniert werden, siehe Mitarbeiterfrühstück Catering.

• Heißgetränke: Kaffee, Tee, Wasser, Milch, Zucker, Pflanzendrinks
• Gebäck: Kekse, Croissants, Mini-Muffins, Kuchen
• Obst und Snacks: Obstschale, Riegel, Nüsse, belegte Brötchen
• Service: Aufbau, Nachfüllen, Abräumen und Abholung

02Kaffeepause organisieren in 5 Schritten

So planst du die Pausenverpflegung ohne Mehraufwand:

1. 1Teilnehmerzahl, Dauer der Veranstaltung und Anzahl der Pausen notieren.
2. 2Uhrzeiten festlegen und die Pausen mit dem Programm abstimmen.
3. 3Umfang wählen: Kaffee und Tee, Gebäck, Obst, Snacks oder Barista.
4. 4Anfrage senden und Umfang, Personal und Abholung der Angebote abgleichen.
5. 5Aufbauort, Strom, Wasser und Abholung des Geschirrs mit dem Caterer klären.

03Was kostet die Kaffeepause pro Person?

Die Preise bewegen sich je nach Umfang in einer klaren Spanne. Einen Überblick über Kaffee-Catering insgesamt liefert die Seite Kaffee Catering Kosten, eine Berechnung für deine Gruppe der Catering-Kostenrechner.

04Wie viel Kaffee pro Person brauchst du?

Als Faustregel gelten etwa zwei Tassen Kaffee pro Person und Pause, bei langen Meetings mehr. Plane zusätzlich Tee und Wasser ein, denn nicht jeder trinkt Kaffee. Gebäck und Snacks fallen je nach Tageszeit unterschiedlich aus: Am Vormittag ist Gebäck gefragter, nachmittags sind Obst und herzhafte Snacks beliebt.

Allgemeine Hinweise zu Mengen findest du im Ratgeber Wie viel Essen pro Person?, eine Berechnung für deine Gruppe bietet der Mengenrechner. Wer auf der sicheren Seite sein will, fragt den Caterer nach Nachlieferung.

• Kaffee: etwa zwei Tassen pro Person und Pause
• Tee und Wasser separat einplanen
• Gebäck: lieber kleine Stücke, die sich teilen lassen
• Obst: mehrere Schalen auf der Station verteilen

05Aufbau, Stationen und Ablauf der Pause

Der Aufbau entscheidet darüber, ob die Pause in zehn oder in zwanzig Minuten vorbei ist. Bei großen Gruppen empfehlen sich zwei getrennte Stationen, damit keine Warteschlange entsteht. Stelle die Station außerhalb des Tagungsraums auf, damit der Ablauf nicht gestört wird und die Gäste sich bewegen.

Der Caterer baut vor der ersten Pause auf, füllt zwischen den Pausen nach und räumt am Ende ab. Kläre, wer das Geschirr abholt. Vor Ort sollte es einen Stromanschluss und, wenn möglich, Wasser geben. Servicepersonal ist bei größeren Gruppen sinnvoll; mehr dazu bei Servicepersonal.

Ein typischer Pausenrhythmus bei einem ganztägigen Termin sieht so aus:

06Getränke, Pflanzendrinks und Ernährung

Neben Kaffee und Tee erwarten viele Teilnehmer Wasser, Säfte und pflanzliche Milchalternativen. Die meisten Caterer bieten Hafer- und Sojadrinks an. Für Gäste mit Allergien sollten Gebäck und Snacks gekennzeichnet sein. Die Pflichten dazu erklären das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale. Vegetarische oder vegane Optionen sind schnell geplant, Ideen bietet veganes Catering.

Wer mehr als Kaffee ausschenken will, ergänzt Wasser, Softgetränke oder Säfte mit einem Getränkeservice; Kosten dazu findest du bei Getränke Catering Kosten.

07Kaffeepause als Teil des Programms: Netzwerken und Energie

Eine Kaffeepause ist mehr als Verpflegung. Sie gibt Teilnehmern Raum für Gespräche, Netzwerken und kurze Bewegung. Stehtische, genügend Platz an der Station und leicht erreichbare Getränke fördern den Austausch. Wer mit Snacks gegen den Nachmittagseinbruch arbeitet, setzt auf Obst, Nüsse und Wasser statt auf schwere Gebäckstücke.

Plane die Pausenlänge realistisch: Zehn Minuten reichen nicht, wenn alle gleichzeitig zur Station gehen. Fünfzehn bis zwanzig Minuten sind für größere Gruppen angenehmer. Sprich mit dem Caterer, ob die Station zusätzlich nach der Pause kurz bestehen bleibt.

• Stehtische für Gespräche in der Pause
• Leichte Snacks für den Nachmittag
• Genug Platz an der Station
• Wasser immer verfügbar

08Kaffeepause im Homeoffice-Zeitalter: Hybride Meetings

Bei hybriden Meetings sitzen manche Teilnehmer vor Ort, andere sind online. Für die Gäste vor Ort sollte die Pause trotzdem stattfinden, während die Online-Teilnehmer ihre eigene Pause einlegen. Sprich ab, ob der Caterer pünktlich liefert und die Station bereitsteht, bevor die Pause beginnt.

Wenn Teilnehmer erst kurzfristig zusagen, helfen flexible Mengen. Viele Caterer akzeptieren Änderungen bis wenige Tage vorher; frage nach, wie das Angebot dafür aufgebaut ist.

09Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben kann der Caterer exakt kalkulieren:

• Datum, Ort und Raum der Veranstaltung
• Teilnehmerzahl und Dauer
• Uhrzeiten und Anzahl der Pausen
• Umfang: Kaffee, Gebäck, Obst, Snacks, Barista
• Strom, Wasser und Aufbauplatz
• Pflanzendrinks und Allergiehinweise
• Abholung von Geschirr und Behältern

10Typische Fehler bei der Kaffeepause

Das passiert in der Praxis am häufigsten:

• Zu wenig Kaffee für die zweite Pause eingeplant
• Eine einzige Station für große Gruppen
• Keine Pflanzendrinks und kein Tee im Angebot
• Die Station im Tagungsraum statt davor aufgebaut
• Die Abholung des Geschirrs nicht geklärt

11Dringend: Caterer für die Kaffeepause abgesprungen?

Fällt der Caterer kurz vor dem Termin aus, steht die Pause auf der Kippe. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

12Weitere Business-Leistungen rund um Meeting und Büro

Zur Kaffeepause gehört oft mehr: ein Mittagessen im Büro, siehe Catering fürs Büro, oder ein Imbiss auf einer Messe, siehe Messe Catering. Teams, die gemeinsam feiern, finden Ideen bei Catering fürs Teamevent. Für süße Beigaben lohnt sich ein Blick auf Dessert und Kuchen Catering. Die Übersicht über alle Leistungen bietet Business Catering.

Du stellst eine Anfrage und erhältst bis zu drei Angebote aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich.