Catering für die Messe.

01Messebewirtung: Welche Formen gibt es?

Messecatering ist kein einheitliches Produkt. Je nach Standgröße, Messeformat und Kundentermin gibt es sehr unterschiedliche Anforderungen. Den Standard bilden Kaffee, Wasser und kleine Snacks für Besucher und Standpersonal. Wer Kunden zu Terminen einlädt, ergänzt Fingerfood, kleine Mittagsgerichte oder einen Business-Lunch. Am Abend einer Messe finden zudem oft Kundenempfänge statt, für die sich Fingerfood eignet; mehr dazu bei Kundenevent und Empfang Catering.

Bei Kongressen mit begleitender Ausstellung gelten ähnliche Regeln wie bei Tagungen. Wer beides plant, sollte die Pausenverpflegung abstimmen, siehe Tagungs Catering und Kaffeepause und Coffee Break Catering.

• Kaffee- und Snackservice am Stand: Kaffee, Wasser, Gebäck, Obst
• Fingerfood-Empfang: für Kundentermine und Abendveranstaltungen
• Business-Lunch: kleine Mittagsgerichte für Termine am Stand
• Tagespauschale: Rundum-Versorgung für alle Messetage

02Messe-Catering in 5 Schritten

So gehst du vor, damit am ersten Messetag alles läuft:

1. 1Messe, Standnummer und Aufbauzeiten festhalten und den Veranstalter nach Vorgaben für externe Caterer fragen.
2. 2Zahl der Standmitarbeiter und die erwartete Besucherzahl abschätzen.
3. 3Format wählen: Kaffee und Snacks, Empfang, Lunch oder Tagespauschale.
4. 4Anfrage stellen und darauf achten, dass Aufbau, Service und Abbau in allen Angeboten gleich berücksichtigt sind.
5. 5Lieferzeiten, Strom, Wasser, Lagerplatz und Abbau mit dem Caterer abstimmen.

03Was kostet Messe-Catering pro Person?

Die Preise hängen vom Umfang der Bewirtung und von den Messetagen ab. Eine erste Einschätzung für deine Planung liefert der Catering-Kostenrechner. Häufig lohnt sich eine Pauschale für alle Messetage, weil Lieferzeiten und Personal besser planbar sind.

04Regeln der Messe: Zulassung, Strom und Anlieferung

Messen haben eigene Vorgaben für Anlieferung, Strom, Hygiene und Abfall. Manche Veranstalter lassen nur zugelassene Vertragscaterer zu, andere erlauben externe Caterer unter Auflagen. Das gilt besonders für Kochgeräte und offenes Feuer. Kläre deshalb zuerst beim Veranstalter, was erlaubt ist, bevor du ein Angebot annimmst.

Frage außerdem nach Anlieferzeiten und Parkausweisen. Auf großen Messegeländen gibt es feste Zeitfenster für Lieferfahrzeuge; verpasste Fenster kosten Zeit und Geld. Bitte den Caterer um eine Liste der benötigten Anschlüsse, damit du Strom und Wasser rechtzeitig buchen kannst.

• Zulassung des Caterers und eventuelle Pflichtcaterer
• Anlieferzeiten, Parkberechtigung und Zugang zur Halle
• Strom und Wasseranschluss am Stand
• Lagerplatz für Kühlware und Leergut
• Abfall- und Spülregeln der Messe

05Kaffee, Wasser und Barista am Stand

Kaffee ist der wichtigste Anknüpfungspunkt auf einer Messe. Eine mobile Kaffeebar sieht gut aus und liefert Barista-Qualität, braucht aber Platz und einen Stromanschluss. Für mittlere Stände genügt oft ein Kaffeeautomat, der vom Caterer befüllt und gewartet wird. Was Kaffee-Catering kostet, steht auf der Seite Kaffee Catering Kosten.

Für größere Stände mit viel Besucherverkehr lohnt sich ein Getränkeservice, der Getränke nachfüllt, Gläser abräumt und den Stand ordentlich hält.

06Menge und Rhythmus: Wie viel brauchst du?

Bei Messen ist die Besucherzahl schwer vorherzusagen. Frage deshalb nach flexiblen Paketen mit Nachlieferung und rechne getrennt für Standpersonal, Kunden mit Termin und Laufkundschaft. Orientierung für Mengen bietet der Ratgeber Wie viel Essen pro Person?. Für den Abend sind kleine Portionen sinnvoll, weil die Gäste im Stehen essen.

Zur Entscheidung zwischen Häppchen und Buffet hilft der Ratgeber Fingerfood oder Buffet?.

07Ernährung und Kennzeichnung

Auch auf einer Messe sollte jeder etwas finden. Plane vegetarische Optionen ein und biete Pflanzendrinks zum Kaffee an; mehr dazu bei vegetarisches Catering. Bei internationalen Gästen sind halale Speisen oft gefragt. Caterer sind verpflichtet, Allergene auch bei loser Ware anzugeben, wie das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale erläutern.

08Kundenempfang am Stand: So wirkt Bewirtung professionell

Am Messestand zählt der erste Eindruck. Eine saubere Theke, gleichmäßig verteiltes Geschirr und Mitarbeiter, die den Gästen etwas anbieten, wirken einladend. Der Caterer sollte unauffällig arbeiten, nachfüllen und abräumen, ohne dass Gespräche gestört werden. Sprich ab, ob das Servicepersonal einheitlich gekleidet auftritt und wie der Stand nach Messeschluss aufgeräumt wird.

Für Termine mit wichtigen Kunden lohnt sich ein separater Besprechungsbereich, in dem Getränke und kleine Gerichte serviert werden. Frage den Caterer, ob er Trennwände, Stehtische oder Sitzgruppen mitbringt.

• Einheitliche Gläser und Tassen, möglichst mit Mehrweg
• Stehtische oder Sitzgruppen für Gespräche
• Zurückhaltendes Servicepersonal
• Aufräumen vor Messeschluss und nach Besucherandrang

09Mehrtägige Messen: Pauschale, Nachlieferung und Reserve

Bei mehrtägigen Messen ändern sich Besucherzahlen und Bedarf von Tag zu Tag. Eine Tagespauschale mit Nachlieferung gibt Sicherheit, ohne dass du jeden Tag neu bestellen musst. Frage nach, ob die Mengen kurzfristig angepasst werden können und wie der Caterer bei Engpässen reagiert.

Eine kleine Reserve an Wasser, Kaffee und haltbaren Snacks im Lager schützt vor Engpässen. Kläre, wie Leergut und Müll abgeholt werden, damit der Stand nicht überquillt.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du schnell vergleichbare Angebote:

• Messe, Standgröße, Standnummer und Messezeiten
• Genehmigungen und Hallenvorgaben
• Strom, Wasser und Lagerplatz am Stand
• Format: Kaffee, Empfang, Lunch oder Tagespauschale
• Zahl der Mitarbeiter und erwartete Besucherzahl
• Anlieferzeiten und Ansprechperson vor Ort
• Ernährungswünsche und Kennzeichnung

11Typische Fehler beim Messe-Catering

Diese Fehler führen zu unnötigem Stress:

• Die Regeln des Veranstalters erst am Aufbautag lesen
• Anlieferfenster verpassen
• Nur auf Kaffee setzen und Kundentermine ohne Essen planen
• Zu wenig Lagerplatz einplanen
• Mehrere Messetage einzeln statt als Pauschale anfragen

12Dringend: Caterer für die Messe abgesprungen?

Wenn der Caterer kurz vor der Messe ausfällt, ist die Zeit knapp. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Business-Anlässe und Leistungen

Messen sind oft Teil größerer Termine. Für Besprechungen vor Ort passt das Meeting Catering, für Teams im Büro das Catering fürs Teamevent. Zur Eröffnung eines Standorts oder Showrooms gibt es Ideen unter Catering zur Eröffnung. Einen Gesamtüberblick bietet Business Catering, und wie sich Angebote vergleichen lassen, erklärt der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen.

Ein Formular genügt, dann kommen bis zu drei Angebote von Caterern aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich.