Partyraum gemietet? Dann das Catering dazu.

01Partyraum mit Catering: Was Vereinsheim, Saal und Mietraum bieten

Partyräume sind die Allzweckwaffe für Familienfeste: bezahlbar, beheizt, mit Tischen und Stühlen und meist so gelegen, dass später niemand über Lärm klagt. Eine Großküche haben die wenigsten, und genau hier kommt das Catering ins Spiel. Der Caterer liefert Speisen, auf Wunsch Geschirr und Personal, und stimmt sich mit der Ausstattung des Raums ab, damit nichts doppelt oder gar nicht da ist. Typische Räume, für die Partyraum-Catering angefragt wird:

• Vereinsheim: oft eine einfache Küche mit Herd und Kühlschrank, Tische und Bänke vorhanden.
• Gemeinde- oder Pfarrsaal: Geschirr für viele Gäste ist häufig da, die Küche unterschiedlich gut ausgestattet.
• Gewerblicher Partyraum: meist mit Teeküche, Spülmaschine und Musikanlage, Mietzeit genau begrenzt.
• Partykeller oder Hobbyraum: privat, klein, wenig Platz für ein Buffet, kaum Stellfläche.
• Bürgerhaus oder Dorfgemeinschaftshaus: großer Saal, Theke, manchmal eine Ausgabeküche.

Was im Raum vorhanden ist, unterscheidet sich von Vermieter zu Vermieter erheblich. Darum ist es sinnvoll, eine kurze Ausstattungsliste mit Kühlschrank, Herd, Steckdosen und Geschirr anzulegen und sie der Anfrage beizulegen. So kann der Caterer genau planen, welche Wärmebehälter, Platten und Gläser er mitbringt. Einen Überblick über andere Orte wie Scheune, Schiff oder Strand findest du unter Catering für jeden Ort, und wer lieber in den eigenen vier Wänden feiert, liest beim Catering für zu Hause weiter.

Ein Vorteil gemieteter Räume ist die Planbarkeit: Wetter spielt keine Rolle, Toiletten und Garderobe sind vorhanden, und die Nachbarn sind kein Thema. Damit das Essen dazu passt, solltest du schon bei der Besichtigung überlegen, wie viele Tische für das Buffet frei bleiben und wo Getränke stehen. Bei 40 Gästen genügen meist zwei lange Tische für Speisen und ein dritter für Getränke und Kuchen. Plane außerdem einen Platz für Leergut und schmutziges Geschirr ein, damit sich am Ende nicht alles auf der Theke stapelt.

02Dringend: Caterer für den Partyraum abgesprungen?

Das Sommerfest des Kleingartenvereins sollte eigentlich draußen stattfinden, wegen der Wettervorhersage ist es kurzerhand ins Vereinsheim umgezogen, und ausgerechnet jetzt sagt der Grillservice ab. Für unsere Partnerunternehmen ist ein solcher Einsatz kein Problem, auch wenn es nur noch wenige Tage sind; ein Buffet in Wärmebehältern lässt sich in fast jedem Raum mit Steckdosen aufbauen. Damit eine Ersatzküche gleich weiß, worum es geht, schreib uns diese drei Dinge:

• Wann und wo: Tag, Uhrzeit des Essens und die Anschrift des Partyraums, Saals oder Vereinsheims
• Wie viele: wie viele Gäste ungefähr kommen
• Was geplant war: welche Würstchen, Salate und Teller der Grillservice liefern wollte, gern als Foto der Bestellung

03Teeküche, Geschirr, Strom: Wie viel Küche steckt im Mietraum?

In den meisten Partyräumen wird nicht frisch gekocht, sondern angeliefert, aufgewärmt und angerichtet. Der Caterer bereitet in seiner eigenen Küche vor, transportiert die Speisen in Thermoboxen und hält sie im Raum in Chafing Dishes oder Wärmeschränken warm. Warmes sollte nach dem Rat des Bundesinstituts für Risikobewertung bis zum letzten Teller nicht unter 60 °C fallen, und das klappt im Vereinsheim nur mit Strom, Brennpaste oder Induktionsplatten. So teilt sich die Arbeit typischerweise auf:

Beim Porzellan entstehen die meisten Missverständnisse zwischen Gastgeber, Vermieter und Küche. Ist im Saal Porzellan für 80 Personen vorhanden, aber keine Spülmaschine, wird das Abräumen zur Arbeit für die Gastgeberfamilie. Bringt der Caterer Leihgeschirr mit, nimmt er es meist schmutzig wieder mit, was viel Zeit spart. Frag beim Mietvertrag nach, ob der Vermieter Endreinigung verlangt und bis wann der Raum besenrein sein muss. Für Gläser und Getränke kann ein Getränkeservice die Theke übernehmen.

1. 1Steckdosen zählen: Wärmebehälter und Kaffeemaschine sollten nicht an einem Stromkreis hängen.
2. 2Buffetplatz festlegen: zwei bis drei Tische am Rand, gut erreichbar, nicht direkt am Eingang.
3. 3Kühlung klären: Reicht der Kühlschrank für Salate, Desserts und Getränke, oder bringt der Caterer Kühlboxen mit?

Ein Partyraum im Keller oder im ersten Stock ohne Aufzug bedeutet für den Lieferanten schweres Tragen. Nenne deshalb Etage, Aufzug und Hintereingang, die Zahl der Stufen und den Abstand vom Parkplatz zur Tür. Klingt nach Kleinigkeit, entscheidet aber, ob ein Fahrer allein liefern kann oder zu zweit kommen muss. Auch die Raumtemperatur spielt mit: In einem vollen Saal im Juli wird es schnell warm, dann gehören Salate mit Mayonnaise, Desserts mit Sahne und Käseplatten nicht stundenlang auf den Tisch. Gute Caterer bringen dafür gekühlte Platten oder füllen das Buffet in kleineren Portionen nach, statt alles auf einmal hinzustellen.

04Was kostet Catering im Partyraum? Richtwerte und Beispiele

Im Partyraum entscheidet die Servierform über den Preis, nicht der Raum. Schüsseln zum Selbstnehmen kosten weniger als Teller, die Kellner an die Tische tragen, und Häppchen bewegen sich je nach Auswahl irgendwo in der Mitte. Zum Essen kommen je nach Raum einzelne Posten, zum Beispiel für Geschirr, Lieferung, Personal und Abholung. Für Vereinsheim, Bürgerhaus und Partykeller kannst du mit diesen Spannen rechnen:

• Ein warmes Buffet zum 60. Geburtstag mit 55 Gästen im Bürgerhaus kostet 1.375 bis 2.475 €.
• Nach der Taufe im Pfarrsaal reichen für 25 Gäste Salate und kalte Platten zu 375 bis 700 €.
• Fingerfood für eine 18er-Party mit 40 Gästen im Partykeller kommt auf 600 bis 1.400 €.
• Grillgerichte für 70 Vereinsmitglieder, auf der Terrasse des Vereinsheims gegrillt, ergeben 1.750 bis 3.500 €.

Leihgeschirr, Tischwäsche und Personal rechnen viele Betriebe pro Person oder pro Stunde ab. Für Familienfeste helfen die Werte zu den Kosten einer Geburtstagsfeier, für mittelgroße Runden die Beispielrechnung für 50 Personen. Wie viel Buffet pro Kopf du einplanen solltest, damit nichts fehlt und wenig übrig bleibt, zeigt die Seite Buffet pro Person.

05Anlässe und Vorlauf: Wann Partyräume am gefragtesten sind

Partyräume sind vor allem an Wochenenden ausgebucht, und mit ihnen die Caterer, die solche Feiern beliefern. Besonders voll wird es im Frühjahr mit Konfirmationen, Kommunionen und Jugendweihen, im Sommer mit Geburtstagen und im Dezember mit Weihnachtsfeiern und Silvester. Frag den Caterer am besten an, sobald der Raum gebucht ist. Diese Vorlaufzeiten sind sinnvoll:

• Runder Geburtstag oder Jubiläum ab 60 Gästen: zwei bis drei Monate vorher, zeitgleich mit der Raumbuchung.
• Jugendweihe, Konfirmation oder Kommunion: drei bis vier Monate, weil sich die Termine auf wenige Wochenenden ballen.
• Silvesterparty im Saal: spätestens im Oktober, viele Betriebe sind dann schon früh ausgebucht.
• Kleinere Feier im Partykeller: für 20 bis 30 Gäste im eigenen Keller lässt sich vier Wochen vorher meist noch alles organisieren.

Jeder Anlass hat eigene Schwerpunkte. Bei einer 18. Geburtstagsfeier mit jungen Gästen sind Häppchen und Snacks bis spät in die Nacht gefragt, beim 50. Geburtstag eher ein warmes Buffet mit Kaffee und Kuchen. Für die Jugendweihe im Frühjahr gibt es eine eigene Seite mit Hinweisen zu Mengen und Ablauf, und wer den Jahreswechsel im Saal feiert, findet beim Silvester-Catering Ideen von Fingerfood bis Mitternachtssuppe.

06Partyraum mit Catering anfragen: In fünf Schritten zum Angebot

Hast du den Raum gebucht, geht es an das Essen. Den Rest erledigt ein Formular, in dem du Raum, Gäste und Wünsche ein einziges Mal festhältst. Die Angaben gehen an passende Caterer in deiner Nähe, die Räume wie deinen regelmäßig beliefern. Partner melden sich in unter 30 Minuten, und wer an deinem Samstag noch Wärmebehälter frei hat, schreibt dir direkt:

1. 1Raum beschreiben: Art, Adresse, Etage, Aufzug und was an Küche und Geschirr vorhanden ist.
2. 2Mietzeit nennen: vom Schlüsselempfang bis zur Übergabe, damit Anlieferung und Abholung hineinpassen.
3. 3Gäste zählen: Erwachsene, Kinder und besondere Ernährungswünsche getrennt.
4. 4Speisen wählen: Schüsseln zum Selbstnehmen, Häppchen, Grill oder Teller am Platz, plus Kuchen und Kaffee.
5. 5Leistungen festlegen: Lieferung, Geschirr, Personal, Abholung und wer spült.

Ob ein kaltes oder ein warmes Buffet besser zu deinem Raum passt, hängt von der Küche ab. Ohne Herd ist ein kaltes Buffet mit Salaten, Braten und Käse eine sichere Wahl, mit Strom für Wärmebehälter geht auch Warmes. Wer viel Bewegung im Raum möchte, setzt auf Fingerfood, das auch im Stehen funktioniert und kaum Teller braucht.

07Checkliste und Allergene: Vom Schlüssel bis zum Allergenschild

Im Mietraum hast du nicht alles zur Hand, was du zu Hause in der Schublade findest. Frag beim Vermieter nach, ob Tortenheber, Kaffeekannen und Müllbeutel vorhanden sind. Vor dem Absenden lohnt ein Abgleich mit dem Mietvertrag und diesen acht Punkten:

• Adresse, Etage und Zugang zum Raum
• Mietzeit mit Auf- und Abbau
• Küche, Kühlschrank und Steckdosen
• Gästezahl, Kinder und Reserve
• Buffet, Häppchen, Grill oder Menü
• Geschirr, Gläser und Tischwäsche
• Vegetarische, vegane und allergiegerechte Speisen
• Abholung, Spülen und Endreinigung

Ob 3 oder 4 Kilo Kartoffelsalat für 30 Leute reichen, klärt der Catering-Ratgeber. Für Feiern in Großstädten gibt es eigene Seiten mit Stadtteilen und Umland, zum Beispiel Catering in Dortmund und Catering in Berlin. Für Vereine lohnt außerdem die Seite zur Vereinsfeier, und alle Orte von A bis Z stehen unter Städte.