Catering für Kundenevent und Empfang.

01Welches Format passt zu deinem Kundenevent?

Bei einem Empfang stehen die meisten Gäste, sie halten ein Glas in der Hand und wollen sich unterhalten. Das Essen muss deshalb mit einer Hand zu bewältigen sein. Für kürzere Termine reichen ein Sektempfang und ein paar kalte Häppchen. Soll der Empfang eine Mahlzeit ersetzen, passt ein Flying Buffet, bei dem Servicekräfte die Speisen in Wellen durch den Raum tragen.

Gibt es keine Stehtische und keine Laufwege, funktioniert auch Fingerfood auf Platten, die an festen Punkten stehen. Für Kundenevents, bei denen Gäste eine Show erleben sollen, sind Foodstationen mit Live Cooking eine Alternative: Der Koch arbeitet sichtbar, das Essen wird zum Gesprächsthema.

• Kurzer Empfang bis eine Stunde: Sekt, Wasser, drei bis vier kalte Häppchen
• Empfang mit Programm bis drei Stunden: kalte und warme Häppchen in Wellen
• Empfang als Abendessen: Flying Buffet oder Stationen mit Nachspeise
• Empfang vor einem Menü: leichter Auftakt, damit der Hauptgang später noch zieht

02Empfang-Catering in 5 Schritten

Vom ersten Gedanken bis zur Bestätigung gehst du am besten so vor:

1. 1Anlass, Gästezahl und Dauer festhalten, dazu den Zeitpunkt, an dem die Gäste eintreffen.
2. 2Format wählen: Sektempfang, Fingerfood oder Flying Buffet.
3. 3Location prüfen: Platz für Stehtische, Strom, Kühlmöglichkeit und Zugang für die Lieferung.
4. 4Anfrage stellen und die Angebote nach denselben Posten vergleichen.
5. 5Speisenfolge, Servicezeiten und Ablauf mit dem Caterer abstimmen und die endgültige Gästezahl melden.

03Was kostet ein Empfang pro Person?

Caterer rechnen Empfänge meist pro Gast, wobei Dauer und Zahl der Häppchen den Preis bestimmen. Die folgenden Spannen sind Richtwerte; Personal, Mobiliar und Anfahrt kommen je nach Angebot dazu. Eine erste Einordnung für größere Veranstaltungen bietet die Übersicht Catering Kosten.

Ein reiner Sektempfang ist die günstigste Variante. Soll der Empfang das Abendessen ersetzen, liegt die Rechnung eher beim Flying Buffet. Insgesamt landen die meisten Kundenevents bei 20–50 € pro Person, abhängig von Dauer, Fingerfood-Menge und Getränken.

04Zeitplan: So läuft ein Empfang ab

Ein Empfang hat einen Spannungsbogen, auch wenn er locker wirkt. Dieser Ablauf ist ein Beispiel für zwei bis drei Stunden und lässt sich an dein Programm anpassen:

05Service, Personal und Ausstattung

Die Qualität eines Empfangs hängt stark vom Personal ab. Servicekräfte reichen Getränke, räumen leere Gläser ab und halten die Platten gefüllt. Barkeeper übernehmen den Ausschank an einer festen Station. Wie viele Kräfte du brauchst, hängt von Raumgröße, Gästezahl und Format ab; was Personal kostet, zeigt die Seite Servicepersonal. Einen Ausschank mit Profis kannst du über Barkeeper mitbuchen.

Zur Ausstattung gehören Stehtische mit Hussen, Gläser in ausreichender Zahl, Servietten, Abfallbehälter und gegebenenfalls eine Garderobe. Frage, ob der Caterer das Equipment mitbringt oder du es separat mietest. Bei Kundenevents mit Namensschildern oder Registrierung am Eingang sollte der Service nicht den Weg versperren.

• Stehtische: etwa einer pro fünf bis sechs Gäste
• Gläser: lieber zu viele als zu wenige, Gäste wechseln das Glas häufig
• Garderobe und Registrierung getrennt vom Getränkeausschank
• Reinigung und Rückbau nach Ende der Veranstaltung klären

06Getränke: Sekt, Wein, alkoholfrei

Zu einem Empfang gehört ein Getränkekonzept, das nicht nur aus Sekt besteht. Rechne neben Sekt oder Prosecco mit Wasser, Saft und mindestens einer ansprechenden alkoholfreien Option. Eine Mocktail-Bar bietet Gästen, die nicht trinken, mehr als Orangensaft, und eine Getränkeservice mit Ausschank eignet sich für längere Abende.

• Begrüßungsgetränk: Sekt, Aperitif und eine alkoholfreie Variante
• Wasser still und mit Kohlensäure, an mehreren Punkten im Raum
• Wein oder Bier für längere Veranstaltungen ab zwei Stunden
• Kaffee und Tee zum Ausklang

07Ernährung und Allergene bei Empfängen

Bei Kundenevents sind Gäste mit unterschiedlichen Ernährungsformen die Regel. Ordne Häppchen deutlich zu, mit Schildern oder Karten an den Platten. Caterer müssen Allergene auch bei loser Ware angeben; wie das funktioniert, erklären das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale. Plane vegetarische und vegane Häppchen als festen Anteil ein, nicht als Zugabe.

08Welche Häppchen funktionieren im Stehen?

Nicht jedes Gericht taugt für den Empfang. Gäste halten Glas und Serviette in der Hand, deshalb sollten Häppchen mit einem Bissen gegessen werden, nicht tropfen und auch kalt noch schmecken. Gute Caterer mischen Texturen und Temperaturen, damit der Gaumen nicht ermüdet. Kalte Canapés eröffnen, warme Miniaturen folgen, und am Ende stehen süße Happen oder Käse.

Frage nach einer Probe, wenn der Empfang für wichtige Kunden gedacht ist. Bei mehr als 100 Gästen ist das nicht immer möglich, dann helfen Referenzen und Fotos früherer Veranstaltungen. Dem Ratgeber Fingerfood oder Buffet? Die richtige Servierart kannst du entnehmen, wie sich beide Servierarten unterscheiden.

• Kalt: Canapés, Gemüse-Dips im Glas, Lachs auf Blini, Käsespieße
• Warm: Mini-Frikadellen, Blätterteigtaschen, Quiche-Happen, Gemüsetempura
• Süß: Schokoladenpralinen, Obstspieße, Mini-Törtchen
• Vegetarisch und vegan als feste Auswahl, nicht als Ausnahme

09Empfang zu verschiedenen Anlässen

Der Anlass bestimmt den Ton. Ein Neujahrsempfang für Geschäftspartner darf förmlicher sein als der Empfang einer Hausmesse, bei der Fachgespräche am Stand im Vordergrund stehen. Bei einer Vernissage oder Produktpräsentation lenkt das Essen nicht vom Objekt ab, es soll Gespräche erleichtern. Bei einem Betriebsjubiläum kann der Empfang den Auftakt für eine längere Feier bilden; Hilfe dazu bieten Firmenfeier-Catering und Tagungs-Catering.

Für Empfänge am Vormittag eignet sich eine Kombination aus Kaffee, Gebäck und Obst, später am Tag kommen herzhafte Häppchen dazu. Wer Kunden mehrere Stunden bindet, sollte einen Wechsel von leicht zu sättigend einplanen.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du Angebote, die sich vergleichen lassen:

• Datum, Uhrzeit und Dauer des Empfangs
• Gästezahl, möglichst mit Spanne für Zu- und Absagen
• Ort, Küchenmöglichkeiten und Zugang für die Lieferung
• Format: Sektempfang, Fingerfood, Flying Buffet oder Stationen
• Getränkewünsche inklusive alkoholfreier Optionen
• Service, Garderobe und Programmpunkte
• Vegetarische, vegane und allergikerfreundliche Anteile
• Budgetrahmen pro Person

11Typische Fehler beim Empfang

Diese Punkte führen am häufigsten zu Problemen:

• Zu wenige Servicekräfte, sodass Gäste lange auf Getränke warten
• Fingerfood, das nicht mit einer Hand zu essen ist
• Kein Wasser und keine alkoholfreie Auswahl
• Reden mitten in der Servicewelle
• Zu wenig Stehtische, sodass sich Gäste an die Wand drücken
• Gästezahl nicht rechtzeitig bestätigt

12Dringend: Caterer für den Empfang abgesprungen?

Wenn der gebuchte Caterer kurz vor dem Kundenevent ausfällt, ist das ärgerlich, aber lösbar. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Anlässe und Leistungen für Unternehmen

Ein Empfang ist oft Teil eines größeren Programms. Für den Eröffnungstag eines Standorts gibt es Hinweise unter Catering zur Eröffnung, für Messeauftritte unter Messe-Catering, und bei einem runden Betriebsgeburtstag hilft das Firmenjubiläum. Alle Formate für Firmenkunden bündelt Business Catering. Fürs richtige Vergleichen von Angeboten gibt der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen Tipps.

Bis zu drei Angebote für deinen Empfang bekommst du über die Anfrage, kostenlos und unverbindlich.