Catering fürs Teamevent.

01Welches Format passt zum Teamevent?

Die Wahl hängt davon ab, was das Team an dem Tag vorhat. Bei einem Workshop mit engem Programm zählt, dass das Essen schnell, sauber und unaufwendig serviert wird; hier passt die Verpflegung wie beim Meeting-Catering. Ein Sommertag im Freien verträgt sich dagegen gut mit einem Grill-Buffet oder einem Foodtruck, an dem sich alle ihr Essen selbst aussuchen.

Wenn das Event selbst das Erlebnis ist, etwa ein Kochkurs oder ein gemeinsames Menü, übernehmen Foodstationen und Live-Cooking den Programmpunkt gleich mit. Wichtig bleibt: Das Format sollte zur Teamkultur passen. Ein lockerer Grillabend wirkt für ein kleines Entwicklerteam anders als ein dreigängiges Menü für eine Abteilung mit hundert Leuten.

• Workshop und Planungstag: Lunchbuffet oder Lunchboxen mit Kaffee- und Obstpausen
• Sommer-Teamtag: Grill-Buffet, Salate und Eis oder Obst
• Foodtruck vor dem Büro: viele Gerichte, kurze Wartezeiten
• Kochevent: Foodstationen oder Live-Cooking mit gemeinsamem Essen

02Teamevent in 5 Schritten organisieren

Mit einem klaren Ablauf lässt sich das Event auch neben dem Tagesgeschäft vorbereiten:

1. 1Ziel und Termin festlegen: Teambuilding, Jahresabschluss oder Workshop, mit Ausweichtermin und Teilnehmerzahl.
2. 2Budget pro Person und Rahmen klären, auch Getränke, Kaffee und Obst über den Tag mitgerechnet.
3. 3Ort und Platz prüfen: Büro, Hof, Park oder Tagungsraum mit Strom, Wasser und Zufahrt für Lieferwagen oder Foodtruck.
4. 4Anfrage stellen und Angebote nach denselben Posten vergleichen, dabei Mindestumsatz und Servicezeiten notieren.
5. 5Ernährungsformen im Team abfragen, Menü abstimmen und die finale Teilnehmerzahl kurz vor dem Termin melden.

03Was kostet Catering fürs Teamevent pro Person?

Je nach Format liegen die Kosten sehr unterschiedlich. Insgesamt solltest du mit 15–45 € pro Person rechnen, je nach Dauer und Getränkeumfang. Ein Foodtruck lässt sich oft mit Mindestumsatz und festem Zeitfenster buchen; Details dazu stehen unter Foodtruck Catering Kosten. Eine allgemeine Übersicht zu Preisen findest du bei Catering Kosten.

04Foodtruck, Grill oder Lunch: Vor- und Nachteile

Ein Foodtruck bringt Abwechslung und ein bisschen Festivalgefühl, ist aber auf Zufahrt und Aufstellfläche angewiesen und bedient mit Wartezeit. Bei einer Gruppe von mehr als 50 Personen kann es daher sinnvoll sein, zwei Ausgabestellen zu planen.

Ein Grill passt gut zu Teams, die gern draußen sind. Er braucht allerdings Wetterschutz, und nicht jeder Hof erlaubt offenes Feuer. Ein Workshop-Lunch ist am leichtesten zu planen: Es kommt fertig, liegt in Boxen oder auf Platten und stört den Zeitplan kaum. Wenn du Kaffee, Snacks und Mittagessen kombinieren willst, lohnt der Blick auf die Seite zur Kaffeepause und Coffee Break.

Wer lieber selbst auswählen lässt, findet im Buffet Catering und bei den Foodstationen mit Live-Cooking Möglichkeiten, die sich an die Gruppengröße anpassen.

05Remote-Teams, mehrere Standorte und Hybrid-Events

Nicht jedes Team sitzt am selben Ort. Für verteilte Teams liefern Caterer Boxen an mehrere Adressen oder organisieren ein gleiches Menü für alle Standorte. So essen alle zur gleichen Zeit dasselbe, auch wenn die Videokonferenz die einzige Verbindung ist.

Frag in der Anfrage nach festen Lieferfenstern, einheitlicher Verpackung und der Frage, wie Ernährungswünsche pro Standort erfasst werden. Eine Liste mit Namen und Wünschen pro Box macht die Verteilung leichter. Für den Büroalltag zwischendurch gibt es Ideen unter Catering fürs Büro und Mitarbeiterfrühstück Catering.

06Teamevent und Steuer: Was gilt für das Budget?

Wenn das Teamevent als Betriebsveranstaltung gilt, ist im Einkommensteuerrecht ein Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung vorgesehen. Alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer zählen dazu, auch das Catering. Der Freibetrag greift für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr, und die Teilnahme muss grundsätzlich allen Beschäftigten oder einem Betriebsteil offenstehen. Die gesetzliche Grundlage steht in § 19 EStG.

Ob dein Event als Betriebsveranstaltung zählt oder als Arbeitstreffen, klärst du mit der Steuerberatung oder der Lohnbuchhaltung. Sag dem Caterer vorab das Budget pro Person, damit das Angebot passt.

07Ernährungsformen, Allergene und Getränke

In jedem Team sitzen Leute mit unterschiedlichen Essgewohnheiten. Frag sie in der Einladung mit einer Rückmeldefrist ab, und plane neben dem Hauptgericht ein vegetarisches Catering und ein veganes Catering ein. Allergene müssen auch bei loser Ware angegeben werden, wie das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat und die Verbraucherzentrale erklären.

Bei den Getränken helfen Pauschalen, die Wasser, Softdrinks und Kaffee abdecken. Alkohol ist bei Teamevents Geschmackssache; frag lieber vorher im Team nach. Mehr zu Preisen steht auf der Seite Getränke Catering Kosten.

08Beispielablauf für einen Teamtag mit Workshop

Bei ganztägigen Teamevents zählt die Taktung. Dieser Plan zeigt, wo das Catering in einen Teamtag passt.

09Nachhaltig und unkompliziert: Geschirr, Reste und Abfall

Bei Teamevents mit Foodtruck oder Grill fällt schnell viel Einwegmüll an. Frag nach Mehrweggeschirr, Pfandsystemen und der Frage, was mit Resten passiert. Viele Caterer verpacken übriges Essen auf Wunsch zum Mitnehmen, andere geben es an soziale Einrichtungen ab; das solltest du vorab klären, nicht erst am Eventtag.

Auch die Menge lässt sich steuern: Eine genaue Teilnehmerzahl und ein realistischer Puffer verhindern Überschuss. Hilfreiche Zahlen liefert der Mengen-Ratgeber fürs Buffet.

10Checkliste: Das gehört in deine Anfrage

Mit diesen Angaben bekommst du schnell vergleichbare Angebote:

• Datum, Beginn und Ende des Events
• Teilnehmerzahl und Standort oder Standorte
• Format: Foodtruck, Grill, Lunch oder Menü
• Budget pro Person und Getränkeumfang
• Platz, Strom, Wasser und Zufahrt
• Ernährungsformen und Allergien im Team
• Ansprechpartner am Eventtag und Lieferfenster

11Typische Fehler beim Teamevent

• Zu spät anfragen, sodass beliebte Foodtrucks im Sommer schon ausgebucht sind.
• Das Wetter vergessen: Ohne Zelt oder Ausweichraum wird ein Grillabend schnell zum Problem.
• Die Wartezeit unterschätzen, wenn viele Menschen gleichzeitig am Foodtruck stehen.
• Ernährungswünsche nicht abfragen und am Ende eine Gruppe ohne Auswahl lassen.
• Getränke und Kaffee nicht mitplanen, obwohl sie den ganzen Tag laufen.
• Keinen Ansprechpartner benennen, der am Eventtag Entscheidungen treffen kann.

12Dringend: Caterer fürs Teamevent abgesprungen?

Sagt der Caterer kurz vor dem Teamevent ab, ist schnelles Handeln gefragt. Kurzfristige und dringende Anfragen sind für unsere Partnerunternehmen kein Problem: Sie springen bei Ausfällen ein und melden sich direkt bei dir.

Nenne in der Anfrage das Datum, die Gästezahl und – falls vorhanden – das Angebot des ausgefallenen Caterers. Dann können die Partnerunternehmen gleich gegen dieselbe Leistung kalkulieren.

13Weitere Anlässe im Betrieb

Das Teamevent ist oft nur eine von mehreren Veranstaltungen im Jahr. Für größere Feiern mit der ganzen Belegschaft findest du Ideen bei Betriebsfeier Catering und Sommerfest Catering, für Tagungen und Seminare unter Tagungs Catering. Einen Überblick über alle Angebote gibt das Business Catering. Auch eine Firmenfeier oder ein Auftritt auf der Messe lassen sich mit denselben Partnern planen.

Mit einer Anfrage erhältst du bis zu drei Angebote von Caterern aus deiner Region, kostenlos und unverbindlich.