Catering für den Abiball.

01Catering für den Abiball: große Gruppe, ein Abend, viele Erwartungen

Der Abiball ist für viele Familien die größte Feier seit der Einschulung, und für das Orga-Team oft das erste Projekt mit Verträgen, Budget und Lieferanten. Beim Catering für den Abiball treffen sehr unterschiedliche Wünsche aufeinander: Die Abiturientinnen und Abiturienten möchten etwas, das zum Tanzabend passt, Eltern und Großeltern erwarten ein ordentliches Abendessen, und alle wollen pünktlich zur Zeugnisübergabe oder zum Programm wieder am Platz sitzen. Ein warmes Buffet mit mehreren Ausgabestellen ist deshalb der Kompromiss, auf den sich die meisten Jahrgänge einigen. Typische Bausteine eines Abendessens für den Jahrgang sind:

• Empfang: Sekt, Orangensaft und Canapés auf Stehtischen, solange sich vor dem Fotohintergrund noch die Familien in Abendgarderobe aufreihen.
• Abendessen: warmes Buffet mit Fleisch, Fisch und einem vegetarischen Hauptgericht, aufgeteilt auf mehrere Linien.
• Dessert: als eigene Station, damit das Hauptbuffet schneller wieder abgeräumt werden kann.
• Spätsnack: Currywurst, Pizza oder Wraps, wenn die Eltern gegangen sind und die Tanzfläche voll ist.

Ein Buffet-Catering mit mehreren Linien ist bei großen Jahrgängen das Rückgrat des Abends, weil es Hunderte Gäste in überschaubarer Zeit versorgt. Wer den Saal eher als Party denn als Bankett versteht, kann auf ein Flying Buffet setzen: Servicekräfte tragen kleine Teller durch den Raum, und niemand muss anstehen. Eine Live-Station mit Pasta oder Burgern ist eine schöne Ergänzung, braucht aber Strom, Platz und eigenes Personal. Die Wahl des Formats ist keine Geschmacksfrage allein, denn sie hängt am Programm, an der Halle und am Budget pro Karte.

02Dringend: Caterer für den Abiball abgesprungen?

Die Stadthalle ist seit einem Jahr reserviert, 320 Karten sind verkauft, die Abi-Zeitung ist gedruckt, und drei Wochen vor dem Ball teilt der Caterer mit, dass er den Termin doch nicht schafft. Für das Abikomitee ist das ein Schock, zumal das Geld aus dem Kartenverkauf längst eingeplant ist. Bei unseren Partnerunternehmen landet so ein Hilferuf an der richtigen Stelle: kurzfristig für einen ausgefallenen Caterer einzuspringen, ist für sie kein Problem, auch bei großen Gästezahlen. Kann ein Betrieb an eurem Abend noch übernehmen, meldet er sich direkt bei der Ansprechperson im Orga-Team und klärt mit euch, welches Buffet in der Restzeit realistisch ist. Wir brauchen dafür nur:

• Wann und wo: Balldatum, Essenszeit und welche Halle oder Location gebucht ist.
• Wie viele: die Zahl der verkauften Karten, gern mit einer Schätzung für Nachzügler.
• Was geplant war: Speiseplan oder Vertrag des bisherigen Betriebs, also etwa Hähnchen, Lachs, Gemüselasagne und Dessertstation.

03Kartenpreis und Budget: so viel kostet das Abiball-Catering

Beim Abiball wird das Essen fast immer über die Ballkarte finanziert, deshalb rechnet das Komitee anders als eine Familie: Es zählt der Betrag, der von jeder verkauften Karte für das Essen übrig bleibt, und daneben müssen Hallenmiete, Technik, DJ und Deko in die Karte passen. Als Orientierung fürs Essen dienen die folgenden Spannen je Gast, Ausschank, Servicekräfte und Leihgeschirr kalkulieren die Betriebe obendrauf:

• Ein warmes Buffet für 250 Gäste in der Stadthalle ergibt für die Speisen 6.250 bis 11.250 €.
• Ein kleinerer Jahrgang mit 180 Gästen und kaltem Buffet kommt auf 2.700 bis 5.040 €.
• Ein serviertes Drei-Gänge-Menü für 120 Gäste in einem Hotelsaal kostet 6.000 bis 10.800 €.
• Ersetzt der Jahrgang das Abendessen durch reichlich Fingerfood für 200 Gäste, sind es 3.000 bis 7.000 €.

Bei großen Gruppen können sich Fixkosten wie Anfahrt und Aufbau besser verteilen, sodass der Preis pro Kopf häufig etwas günstiger ausfällt als bei einer kleinen Feier. Wie sich ein Budget für dreistellige Gästezahlen zusammensetzt, zeigt die Seite Catering für 100 Personen. Wie viele Servicekräfte für mehrere Buffetlinien nötig sind und was sie kosten, erklärt Servicepersonal im Catering. Für den Getränketisch lohnt der Blick auf die Getränkemengen, damit nicht um elf das Wasser ausgeht.

04Saison und Vorlauf: Warum Abiball-Termine früh vergeben sind

Die meisten Abibälle liegen zwischen den letzten Prüfungen und dem Beginn der Sommerferien, also in wenigen Wochen des Frühsommers. Weil die Kultusministerkonferenz die Sommerferien der Länder über mehrere Jahre gestaffelt festlegt, beginnt diese Hochsaison nicht überall gleichzeitig, aber in jeder Region drängen sich die Bälle auf wenige Freitage und Samstage. Große Hallen und große Caterer sind dann knapp, und in derselben Zeit feiern auch Hochzeiten und Sommerfeste. Ein realistischer Zeitplan fürs Komitee:

• Ein Jahr vorher: Halle reservieren und erste Caterer anfragen, vor allem bei mehr als 200 Gästen.
• Sechs bis neun Monate vorher: Angebote vergleichen, Probeessen vereinbaren, Vertrag unterschreiben.
• Acht Wochen vorher: Menü final abstimmen und Ernährungswünsche aus dem Kartenverkauf übergeben.
• Zwei Wochen vorher: endgültige Gästezahl melden, Aufbauzeiten und Ansprechpersonen bestätigen.

Viele Jahrgänge feiern zusätzlich einen Abistreich, eine Mottowoche oder nach dem Ball ein Sommerfest im kleineren Kreis. Für solche Anlässe passt Sommerfest-Catering, das ohne großen Aufbau auskommt. Und wer im selben Jahr volljährig wird und noch eine eigene Party plant, findet Ideen auf der Seite zum Catering zum 18. Geburtstag. Abikomitees in Großstädten können sich zusätzlich auf lokalen Seiten wie Catering in Köln über Anbieter und Locations orientieren.

05Halle, Strom und Getränke: die Logistik des Abends

Turnhallen, Stadthallen und Eventlocations sind selten für ein Bankett mit Hunderten Gästen gebaut. Klärt deshalb früh mit dem Hausmeister oder Vermieter, ob es eine nutzbare Küche gibt, wie viel Strom für Wärmebehälter und Kühlung zur Verfügung steht und wo der Caterer anliefern und parken darf. Eine Ortsbegehung mit dem Caterer ein paar Wochen vorher erspart euch am Ballabend jede Überraschung. Bringt dazu am besten den Bestuhlungsplan mit, denn erst wenn feststeht, wo Tische, Bühne und Tanzfläche stehen, lässt sich sagen, wie viele Ausgabestellen in den Raum passen und wie die Servicekräfte laufen. Beim Rundgang durch die Halle gehört auf den Notizzettel:

• Anlieferung: Zufahrt, Ladezone und ab wann der Caterer in die Halle kann.
• Strom und Wasser: Anzahl und Lage der Anschlüsse, Absicherung für Wärmetechnik.
• Wege: Abstand zwischen Buffet, Bühne, Tanzfläche und Notausgängen.
• Abbau: bis wann die Halle besenrein sein muss und wer Müll und Leergut entsorgt.

Bei den Getränken gilt: Nicht alle Gäste sind volljährig, manche Mitschüler aus jüngeren Stufen oder Geschwister sind noch keine 16. Das Jugendschutzgesetz zieht in § 9 zwei Linien: Wer jünger als 16 ist, bekommt in der Öffentlichkeit weder Bier noch Wein oder Sekt, und harte Sachen samt Longdrinks bleiben bis zum 18. Geburtstag tabu. Viele Abikomitees setzen deshalb auf Bändchen oder Stempel für Volljährige und eine starke alkoholfreie Auswahl. Eine Mocktail-Bar macht alkoholfreie Drinks zum Highlight, und ein Getränkeservice übernimmt Ausschank, Kühlung und Nachschub. Fragt außerdem nach, ob Schule und Halle eigene Regeln zum Ausschank haben.

06Catering für den Abiball anfragen: fünf Schritte fürs Orga-Team

Ein Abikomitee hat viele Köpfe, und genau das macht Anfragen oft unübersichtlich. Legt deshalb eine Person fest, die mit den Caterern spricht, und sammelt die Eckdaten vorher gemeinsam. Hilfreich ist ein gemeinsames Dokument, in dem Kartenzahl, Hallendaten und Programm stehen und das alle im Komitee lesen können. Dann erhalten die Betriebe eine klare Anfrage, statt drei verschiedene Mails mit unterschiedlichen Zahlen zu bekommen. So geht ihr vor:

1. 1Rahmen festlegen: Datum, Halle, ungefähre Kartenzahl und den Betrag pro Karte, der fürs Essen eingeplant ist.
2. 2Programm skizzieren: Wann ist Empfang, wann Zeugnisübergabe oder Reden, wann soll gegessen werden?
3. 3Format wählen: Buffet mit Linien, Flying Buffet oder Menü, dazu Dessert und Spätsnack.
4. 4Anfrage stellen: alle Eckdaten auf einmal, inklusive Hallenbedingungen und Ernährungswünschen.
5. 5Vergleichen und entscheiden: Angebote nebeneinanderlegen, Probeessen, dann den Vertrag unterschreiben lassen.

Wir schicken eure Eckdaten an passende Caterer aus eurer Region; Betriebe, die an eurem Ballabend Kapazität haben, nehmen danach selbst Kontakt zur benannten Person im Komitee auf. Damit ihr Angebote mit unterschiedlichen Positionen trotzdem fair beurteilt, hilft der Ratgeber Catering-Angebote vergleichen. Weil ein Ball von sieben Uhr abends bis weit nach Mitternacht dauern kann, essen viele Gäste zweimal; wie ihr die Mengen dafür ansetzt, zeigt der Beitrag Mengen fürs Buffet pro Person.

07Allergien, Sonderwünsche und Checkliste fürs Abikomitee

Wer ein Essen für einen ganzen Jahrgang plus Familien bestellt, kocht für ein Spiegelbild der Gesellschaft: Zöliakie, Laktoseintoleranz, Nussallergie, vegane Ernährung und religiöse Speiseregeln kommen fast sicher vor. Fragt die Ernährungswünsche direkt beim Kartenverkauf ab, dann muss niemand am Abend am Buffet nachfragen. In die Mail an den Caterer gehören mindestens diese sieben Angaben:

• Ballabend, Einlass, Programmpunkte und Ende
• Verkaufte Karten, getrennt nach Abiturienten, Gästen und Lehrkräften
• Name der Halle, Küchenraum, Anschlüsse und Ladezone
• Anteil der Ballkarte, der fürs Essen und Trinken reserviert ist
• Buffetlinien, Dessertstation und Spätsnack
• Zahl der fleischlosen, veganen und halal Essen plus Allergieliste
• Personal, Geschirr, Abbau und Müllentsorgung

Steht das Essen unverpackt in Chafing Dishes, ändert das nichts an der Pflicht: Der Betrieb muss sagen können, in welchem Gericht welches der vierzehn Hauptallergene steckt. Worauf es dabei ankommt, erklärt das Bundesernährungsministerium, und die Verbraucherzentrale zeigt, welche Kennzeichnung bei Lebensmitteln Pflicht ist. Schilder an jedem Gericht sparen bei großen Gruppen viel Zeit, idealerweise mit Symbolen für vegetarisch und vegan. Für Gäste, die kein Schweinefleisch essen, gibt es eigene Angebote beim Halal-Catering.